Trên thế giới, hoạt động công chứng đã có lịch sử hình thành và phát triển từ lâu, gắn bó chặt chẽ với đời sống dân sự. Các vấn đề liên quan đến nghề công chứng, hoạt động của công chứng viên như: tư cách công chứng viên, quyền hạn, trách nhiệm của công chứng viên; những việc bắt buộc phải công chứng hay hoạt động thông tin công chứng đã có tính ổn định theo từng hệ thống.

Tuy nhiên, hoạt động công chứng nói chung cũng như những vấn đề liên quan như hoạt động thông tin công chứng lại rất mới ở nước ta và chưa có quy định pháp luật điều chỉnh.

Đến nay, hoạt động thông tin công chứng đã trở thành nhu cầu không thể thiếu khi thực hiện việc công chứng của công chứng viên ở một số tỉnh, thành (như Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh…) nhưng chúng ta lại chưa thấy có đề tài hay đề án khoa học hoàn chỉnh nào nghiên cứu sâu, được phổ biến rộng rãi về hoạt động thông tin công chứng và việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.

Trong bối cảnh thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước ta hiện nay thì rõ ràng đây là một vấn đề rất quan trọng đối với hoạt động công chứng và hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng. Do đó, cần thiết phải xây dựng một đề án khoa học nghiên cứu có hệ thống và cụ thể về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.

1.2. Sự cần thiết về mặt thực tiễn:

Hiện nay, Nhà nước và xã hội đang trao cho công chứng viên nhiệm vụ, vai trò rất quan trọng đó là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về cả hình thức và nội dung của văn bản công chứng; nếu vi phạm quy định pháp luật thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định pháp luật. Có thể thấy quyền hạn của công chứng viên rất lớn, nhưng trách nhiệm cũng hết sức nặng nề. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật mới chỉ có các biện pháp quản lý, chế tài xử lý (dân sự, hành chính, hình sự) đối với công chứng viên khi có vi phạm; trong khi đó các thiết chế hỗ trợ, phòng ngừa cần thiết cho công chứng viên còn rất thiếu. Một trong các biện pháp hỗ trợ cần thiết đó chính là hệ thống thông tin công chứng.

Như nhiều loại thông tin khác, thông tin về tài sản và quyền sở hữu đối với tài sản ở Việt Nam nhìn chung ở trong tình trạng thiếu minh bạch. Thêm vào đó do hoàn cảnh lịch sử và các quy định pháp luật về bất động sản thiếu ổn định (Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở…) cũng như thực tế hình thành các loại giấy tờ sở hữu, giao dịch và quản lý tài sản qua các thời kỳ ở Việt Nam rất phức tạp nên việc quản lý, theo dõi biến động và thông tin về bất động sản ở nước ta không đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Đến nay, chúng ta vẫn chưa có được cơ chế tạo điều kiện cho công chứng viên tiếp cận dễ dàng với các nguồn thông tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu, sử dụng; ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản; bất động sản đó đã được bán cho ai hay đang cho ai thuê; sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, chủ sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp hay phong toả, hạn chế việc giao dịch không?...).

Thực tế, ở Hải Phòng cũng như các địa phương trên toàn quốc, trong thời gian qua xảy ra nhiều trường hợp phức tạp trong hoạt động công chứng mà các bên liên quan và công chứng viên phải gánh chịu hậu quả, mà một trong những nguyên nhân chính là do thông tin công chứng không được quản lý tập trung, thống nhất và chưa cung cấp kịp thời cho công chứng viên, công chứng viên không có điều kiện tiếp cận với các thông tin về bất động sản dẫn đến việc xảy ra tình trạng công chứng chồng chéo, có hành vi gian dối dối trong hợp đồng, giao dịch, thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong toả của Ngân hàng, của Cơ quan quản lý nhà nước, của cơ quan Thi hành án dân sự…), trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà không làm thủ tục đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng trong Giấy chứng nhận quyền sở hữu…

Mặt khác, rất ít trường hợp Công chứng viên kiểm tra thực tế tài sản giao dịch để xác định đối tượng có tồn tại hay không, diện tích, đặc điểm … có phù hợp với giấy tờ chứng minh hay không, mà chỉ dựa vào giấy tờ liên quan đến tài sản. Từ đó, đã có nhiều trường hợp mặc dù hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng không đăng ký chuyển quyền được do văn bản công chứng không phù hợp với hiện trạng, hoặc tài sản trong thực tế đã bị thay đổi, không còn tồn tại… gây ảnh hưởng xấu đến uy tín nghề công chứng.

Với sự phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập kinh tế quốc tế, các giao dịch liên quan đến bất động sản ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng, phức tạp về nội dung càng khiến cho việc kiểm soát rủi ro đối với hoạt động công chứng đặc biệt khó.

Những bất cập này dẫn đến tình trạng hợp đồng, giao dịch không đảm bảo an toàn pháp lý, nhiều tranh chấp, khiếu kiện phức tạp, gây ra tâm lý e ngại, sợ trách nhiệm của công chứng viên… làm ảnh hưởng đến trật tự an toàn xã hội, sự nghiêm minh của luật pháp, nguyên tắc trung thực, thiện chí trong các giao dịch dân sự cũng như sự phát triển của nghề công chứng ở nước ta.

Việc xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề này trở thành yêu cầu bức thiết hơn khi pháp luật quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ động tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng – cơ quan tài nguyên và môi trường – các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.

Hiện nay, một số tỉnh, thành phố đã áp dụng việc tra cứu thông tin về bất động sản khi có yêu cầu công chứng, chứng thực bằng cách ứng dụng phần mềm tin học công chứng (Master) do Hội đồng công chứng Tối cao Pháp hỗ trợ thông qua Dự án hiện đại hoá công chứng Việt Nam. Tuy nhiên, phần mềm tin học này cũng chưa được nghiên cứu, xem xét, điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại Việt Nam, hay tại từng địa phương. Thực tế đã cho thấy phần mềm tin học này do Pháp xây dựng trên cơ sở điều kiện thực tế và đặc điểm tổ chức và hoạt động công chứng của Pháp, chủ yếu phục vụ cho việc soạn thảo, lưu trữ văn bản công chứng, khó sử dụng, cập nhật; mặt khác chưa có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng về tra cứu, cung cấp, quản lý, lưu trữ thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Đây là một bất cập cần được khắc phục bằng việc nghiên cứu khả năng ứng dụng có chọn lọc của các phương thức, mô hình, công cụ cho phù hợp điều kiện thực tế của Việt Nam hay cụ thể hơn ở từng địa phương.

Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi thành phố chỉ có một Phòng công chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các Công chứng viên đã được hình thành và từng bước triển khai tại Phòng Công chứng số 1, việc này đã góp phần vào việc phát triển, thành lập các Phòng công chứng tiếp theo sau này. Tuy nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn còn mang tính tạm thời, nhằm giải quyết những yêu cầu bức xúc nhất trong hoạt động công chứng. Tuy nhiên, với thực tế hoạt động công chứng ở địa phương khó tránh khỏi và cũng đã xuất hiện những mầm mống, dấu hiệu ban đầu có thể dẫn đến những vi phạm, tranh chấp, rủi ro. Vì vậy rất cần có một mô hình hoạt động thông tin công chứng, liên kết, tập trung, quản lý và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, được quy định rõ ràng bằng văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

* Từ những phân tích về lý luận và thực tiễn trên, thì việc nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu, thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở địa phương cũng như trên phạm vi toàn quốc là rất cần thiết. Do đó, việc lựa chọn và nghiên cứu Đề án: “Nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng” là bức thiết và có ý nghĩa quan trọng, gắn liền với phát triển tổ chức, hoạt động công chứng theo định hướng xã hội hoá. Kết quả của đề án hy vọng sẽ góp phần là một trong những luận cứ để Bộ Tư pháp xem xét, nghiên cứu, triển khai công tác thông tin công chứng trong phạm vi toàn quốc, tạo tiền đề để nghiên cứu việc liên kết giữa cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên quan khác, như: đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, đăng ký giao dịch bảo đảm, thi hành án dân sự. v.v..

Mục tiêu nghiên cứu của Đề án nhằm tìm kiếm mô hình hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng hiệu quả, cung cấp đầy đủ, chính xác, hỗ trợ kịp thời cho công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có yêu cầu, nhằm giúp giảm bớt các rủi ro cho công chứng viên; đồng thời đảm bảo việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin và hoạt động thông tin công chứng, phục vụ quản lý nhà nước về công chứng và phát triển tổ chức, hoạt động và nghề công chứng theo định hướng xã hội hoá.

Đồng thời, kết quả nghiên cứu của Đề án sẽ là một trong những luận cứ để Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện và trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

Đây là một hoạt động nhằm thực hiện có hiệu quả quy định của pháp luật, của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.

Với những triển vọng đó, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng mong muốn xây dựng thành công một luận cứ có tính khoa học và thực tiễn đề xuất Bộ Tư pháp ban hành Quyết định thực hiện thí điểm hoạt động thông tin công chứng, liên kết và xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng tại thành phố Hải Phòng trong giai đoạn 2013-2015 nhằm xác định tính hiệu quả của hoạt động thông tin công chứng, liên kết thông tin công chứng về giao dịch bất động sản đối với hoạt động công chứng; sau đó đề xuất Bộ Tư pháp chỉ đạo tiếp, xác định khả năng áp dụng cho các tỉnh, thành phố; tiến tới áp dụng thống nhất trên toàn quốc một cơ sở dữ liệu thông tin công chứng Việt Nam, phục vụ mục tiêu lâu dài hướng tới là công chứng viên Việt Nam hoạt động trên phạm vi toàn quốc.

Đề án nghiên cứu các nội dung chính sau đây:

- Một số vấn đề khái quát về hoạt động thông tin công chứng đối với hợp đồng, giao dịch bất động sản.

- Đánh giá nhu cầu thông tin bất động sản và thực trạng cung cấp thông tin bất động sản trong hoạt động công chứng và thông tin công chứng liên quan đến bất động sản;

- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng và một số địa phương.

- Đề xuất mô hình hoạt động thông tin Công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng.

- Một số đề xuất về thể chế và kỹ thuật phục vụ hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.