BỘ TƯ PHÁP
VIỆN KHOA HỌC PHÁP LÝ
ĐỀ ÁN KHOA HỌC
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC,
HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ
HẢI PHÒNG
CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: Ts. Nguyễn Văn Thái
PHÓ CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: CN. Ngô Minh Tuấn
THƯ KÝ ĐỀ ÁN: Ths. Trần Quang Minh
HÀ NỘI - 2013
|
|
MỤC LỤC
BÁO CÁO ĐỀ ÁN
I. Phần mở đầu 5
1. Sự cần thiết của Đề án 5
2. Mục tiêu nghiên cứu 9
3. Nội dung nghiên cứu 10
4. Phương pháp nghiên cứu 11
II. Giới thiệu chung về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 12
1. Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là gì? 12
2. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 14
III. Thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng 18
1. Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 18
2. Đánh giá thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 24
IV. Yêu cầu và mục tiêu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng thời gian tới 33
1. Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 33
2. Tham khảo, học tập kinh nghiệm từ tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của một số tỉnh, thành phố và của Cộng hòa Pháp 42
3. Mục tiêu phát triển của mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 51
V. Đề xuất và kiến nghị 52
1. Đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng 52
2. Đề xuất về thể chế 66
3. Một số kiến nghị cụ thể 68
CÁC CHUYÊN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1. Chuyên đề 1: Một số vấn đề lý luận về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 70
2. Chuyên đề 2: Đánh giá kết quả điều tra, khảo sát nhu cầu và ý kiến của một số đối tượng có liên quan về hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng 78
3. Chuyên đề 3: Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 87
4. Chuyên đề 4: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hà Nội, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 100
5. Chuyên đề 5: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 109
6. Chuyên đề 6: Một số so sánh, kinh nghiệm về quản lý, khai thác, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản học tập từ một số tỉnh, thành phố trong nước (Hà Nội, tp. Hồ Chí Minh) 121
7. Chuyên đề 7: Kinh nghiệm tham khảo từ hoạt động thông tin công chứng của Cộng hoà Pháp 131
8. Chuyên đề 8: Đề xuất mô hình thông tin Công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng 139
9. Chuyên đề 9: Một số vấn đề kiến nghị về mặt thể chế 161
10. Chuyên đề 10: Một số đề xuất ban đầu với Bộ Tư pháp về hoàn thiện cơ sở pháp lý của hoạt động thông tin công chứng hợp động, giao dịch bất động sản và thành lập cơ sở dữ liệu mở cho hoạt động thông tin bất động sản 181
PHỤ LỤC
1. Các mẫu phiếu khảo sát 192
2. Các kết quả phiếu điều tra, khảo sát 206
3. Báo cáo tổng hợp, phân tích số liệu điều tra, khảo sát 227
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của Đề án:
1.1. Sự cần thiết về mặt lý luận:
Trên thế giới, hoạt động công chứng đã có lịch sử hình thành và phát triển từ lâu, gắn bó chặt chẽ với đời sống dân sự. Các vấn đề liên quan đến nghề công chứng, hoạt động của công chứng viên như: tư cách công chứng viên, quyền hạn, trách nhiệm của công chứng viên; những việc bắt buộc phải công chứng hay hoạt động thông tin công chứng đã có tính ổn định theo từng hệ thống.
Tuy nhiên, hoạt động công chứng nói chung cũng như những vấn đề liên quan như hoạt động thông tin công chứng lại rất mới ở nước ta và chưa có quy định pháp luật điều chỉnh.
Đến nay, hoạt động thông tin công chứng đã trở thành nhu cầu không thể thiếu khi thực hiện việc công chứng của công chứng viên ở một số tỉnh, thành (như Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh…) nhưng chúng ta lại chưa thấy có đề tài hay đề án khoa học hoàn chỉnh nào nghiên cứu sâu, được phổ biến rộng rãi về hoạt động thông tin công chứng và việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Trong bối cảnh thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước ta hiện nay thì rõ ràng đây là một vấn đề rất quan trọng đối với hoạt động công chứng và hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng. Do đó, cần thiết phải xây dựng một đề án khoa học nghiên cứu có hệ thống và cụ thể về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
1.2. Sự cần thiết về mặt thực tiễn:
Hiện nay, Nhà nước và xã hội đang trao cho công chứng viên nhiệm vụ, vai trò rất quan trọng đó là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về cả hình thức và nội dung của văn bản công chứng; nếu vi phạm quy định pháp luật thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định pháp luật. Có thể thấy quyền hạn của công chứng viên rất lớn, nhưng trách nhiệm cũng hết sức nặng nề. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật mới chỉ có các biện pháp quản lý, chế tài xử lý (dân sự, hành chính, hình sự) đối với công chứng viên khi có vi phạm; trong khi đó các thiết chế hỗ trợ, phòng ngừa cần thiết cho công chứng viên còn rất thiếu. Một trong các biện pháp hỗ trợ cần thiết đó chính là hệ thống thông tin công chứng.
Như nhiều loại thông tin khác, thông tin về tài sản và quyền sở hữu đối với tài sản ở Việt Nam nhìn chung ở trong tình trạng thiếu minh bạch. Thêm vào đó do hoàn cảnh lịch sử và các quy định pháp luật về bất động sản thiếu ổn định (Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở…) cũng như thực tế hình thành các loại giấy tờ sở hữu, giao dịch và quản lý tài sản qua các thời kỳ ở Việt Nam rất phức tạp nên việc quản lý, theo dõi biến động và thông tin về bất động sản ở nước ta không đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Đến nay, chúng ta vẫn chưa có được cơ chế tạo điều kiện cho công chứng viên tiếp cận dễ dàng với các nguồn thông tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu, sử dụng; ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản; bất động sản đó đã được bán cho ai hay đang cho ai thuê; sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, chủ sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp hay phong toả, hạn chế việc giao dịch không?...).
Thực tế, ở Hải Phòng cũng như các địa phương trên toàn quốc, trong thời gian qua xảy ra nhiều trường hợp phức tạp trong hoạt động công chứng mà các bên liên quan và công chứng viên phải gánh chịu hậu quả, mà một trong những nguyên nhân chính là do thông tin công chứng không được quản lý tập trung, thống nhất và chưa cung cấp kịp thời cho công chứng viên, công chứng viên không có điều kiện tiếp cận với các thông tin về bất động sản dẫn đến việc xảy ra tình trạng công chứng chồng chéo, có hành vi gian dối dối trong hợp đồng, giao dịch, thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong toả của Ngân hàng, của Cơ quan quản lý nhà nước, của cơ quan Thi hành án dân sự…), trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà không làm thủ tục đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng trong Giấy chứng nhận quyền sở hữu…
Mặt khác, rất ít trường hợp Công chứng viên kiểm tra thực tế tài sản giao dịch để xác định đối tượng có tồn tại hay không, diện tích, đặc điểm … có phù hợp với giấy tờ chứng minh hay không, mà chỉ dựa vào giấy tờ liên quan đến tài sản. Từ đó, đã có nhiều trường hợp mặc dù hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng không đăng ký chuyển quyền được do văn bản công chứng không phù hợp với hiện trạng, hoặc tài sản trong thực tế đã bị thay đổi, không còn tồn tại… gây ảnh hưởng xấu đến uy tín nghề công chứng.
Với sự phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập kinh tế quốc tế, các giao dịch liên quan đến bất động sản ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng, phức tạp về nội dung càng khiến cho việc kiểm soát rủi ro đối với hoạt động công chứng đặc biệt khó.
Những bất cập này dẫn đến tình trạng hợp đồng, giao dịch không đảm bảo an toàn pháp lý, nhiều tranh chấp, khiếu kiện phức tạp, gây ra tâm lý e ngại, sợ trách nhiệm của công chứng viên… làm ảnh hưởng đến trật tự an toàn xã hội, sự nghiêm minh của luật pháp, nguyên tắc trung thực, thiện chí trong các giao dịch dân sự cũng như sự phát triển của nghề công chứng ở nước ta.
Việc xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề này trở thành yêu cầu bức thiết hơn khi pháp luật quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ động tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng – cơ quan tài nguyên và môi trường – các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Hiện nay, một số tỉnh, thành phố đã áp dụng việc tra cứu thông tin về bất động sản khi có yêu cầu công chứng, chứng thực bằng cách ứng dụng phần mềm tin học công chứng (Master) do Hội đồng công chứng Tối cao Pháp hỗ trợ thông qua Dự án hiện đại hoá công chứng Việt Nam. Tuy nhiên, phần mềm tin học này cũng chưa được nghiên cứu, xem xét, điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại Việt Nam, hay tại từng địa phương. Thực tế đã cho thấy phần mềm tin học này do Pháp xây dựng trên cơ sở điều kiện thực tế và đặc điểm tổ chức và hoạt động công chứng của Pháp, chủ yếu phục vụ cho việc soạn thảo, lưu trữ văn bản công chứng, khó sử dụng, cập nhật; mặt khác chưa có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng về tra cứu, cung cấp, quản lý, lưu trữ thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Đây là một bất cập cần được khắc phục bằng việc nghiên cứu khả năng ứng dụng có chọn lọc của các phương thức, mô hình, công cụ cho phù hợp điều kiện thực tế của Việt Nam hay cụ thể hơn ở từng địa phương.
Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi thành phố chỉ có một Phòng công chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các Công chứng viên đã được hình thành và từng bước triển khai tại Phòng Công chứng số 1, việc này đã góp phần vào việc phát triển, thành lập các Phòng công chứng tiếp theo sau này. Tuy nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn còn mang tính tạm thời, nhằm giải quyết những yêu cầu bức xúc nhất trong hoạt động công chứng. Tuy nhiên, với thực tế hoạt động công chứng ở địa phương khó tránh khỏi và cũng đã xuất hiện những mầm mống, dấu hiệu ban đầu có thể dẫn đến những vi phạm, tranh chấp, rủi ro. Vì vậy rất cần có một mô hình hoạt động thông tin công chứng, liên kết, tập trung, quản lý và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, được quy định rõ ràng bằng văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
* Từ những phân tích về lý luận và thực tiễn trên, thì việc nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu, thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở địa phương cũng như trên phạm vi toàn quốc là rất cần thiết. Do đó, việc lựa chọn và nghiên cứu Đề án: “Nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng” là bức thiết và có ý nghĩa quan trọng, gắn liền với phát triển tổ chức, hoạt động công chứng theo định hướng xã hội hoá. Kết quả của đề án hy vọng sẽ góp phần là một trong những luận cứ để Bộ Tư pháp xem xét, nghiên cứu, triển khai công tác thông tin công chứng trong phạm vi toàn quốc, tạo tiền đề để nghiên cứu việc liên kết giữa cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên quan khác, như: đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, đăng ký giao dịch bảo đảm, thi hành án dân sự. v.v..
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu của Đề án nhằm tìm kiếm mô hình hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng hiệu quả, cung cấp đầy đủ, chính xác, hỗ trợ kịp thời cho công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có yêu cầu, nhằm giúp giảm bớt các rủi ro cho công chứng viên; đồng thời đảm bảo việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin và hoạt động thông tin công chứng, phục vụ quản lý nhà nước về công chứng và phát triển tổ chức, hoạt động và nghề công chứng theo định hướng xã hội hoá.
Đồng thời, kết quả nghiên cứu của Đề án sẽ là một trong những luận cứ để Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện và trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Đây là một hoạt động nhằm thực hiện có hiệu quả quy định của pháp luật, của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Với những triển vọng đó, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng mong muốn xây dựng thành công một luận cứ có tính khoa học và thực tiễn đề xuất Bộ Tư pháp ban hành Quyết định thực hiện thí điểm hoạt động thông tin công chứng, liên kết và xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng tại thành phố Hải Phòng trong giai đoạn 2013-2015 nhằm xác định tính hiệu quả của hoạt động thông tin công chứng, liên kết thông tin công chứng về giao dịch bất động sản đối với hoạt động công chứng; sau đó đề xuất Bộ Tư pháp chỉ đạo tiếp, xác định khả năng áp dụng cho các tỉnh, thành phố; tiến tới áp dụng thống nhất trên toàn quốc một cơ sở dữ liệu thông tin công chứng Việt Nam, phục vụ mục tiêu lâu dài hướng tới là công chứng viên Việt Nam hoạt động trên phạm vi toàn quốc.
3. Nội dung nghiên cứu:
Đề án nghiên cứu các nội dung chính sau đây:
- Một số vấn đề khái quát về hoạt động thông tin công chứng đối với hợp đồng, giao dịch bất động sản.
- Đánh giá nhu cầu thông tin bất động sản và thực trạng cung cấp thông tin bất động sản trong hoạt động công chứng và thông tin công chứng liên quan đến bất động sản;
- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng và một số địa phương.
- Đề xuất mô hình hoạt động thông tin Công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng.
- Một số đề xuất về thể chế và kỹ thuật phục vụ hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và hoàn thành các nội dung nghiên cứu kể trên, bên cạnh việc tham khảo các tài liệu liên quan, chúng tôi nhấn mạnh và chủ yếu dựa trên phương pháp điều tra khảo sát và dùng các chuyên đề nghiên cứu (10 chuyên đề) để triển khai đề án.
Hoạt động điều tra, khảo sát được thực hiện trên quy mô 300 đối tượng điều tra và sử dụng 04 mẫu phiếu khảo sát khác nhau; đối với các đối tượng là (1) các công chứng viên và các chuyên viên pháp lý của các tổ chức hành nghề công chứng, (2) các cán bộ tham gia quá trình xử lý và tra cứu thông tin công chứng, (3) một số cơ quan, tổ chức có liên quan (gồm một số Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Phòng Tài nguyên và môi trường, Tòa án nhân dân, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng và Cục Thuế thành phố), (4) một số người dân, doanh nghiệp có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Bên cạnh đó, chúng tôi đã thực hiện được 02 đợt khảo sát thực tế, học tập kinh nghiệm tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, chúng tôi còn dựa trên những kinh nghiệm có được từ chương trình hợp tác với Hội đồng công chứng liên vùng Colmar và Metz, Cộng hòa Pháp về công chứng từ tháng 6 năm 2009 đến nay (trao đổi 05 Đoàn công tác, tổ chức 02 Hội thảo quốc tế).
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN
1. Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là gì?
1.1. Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Cũng như nhiều nước trên thế giới, tổ chức và hoạt động công chứng ở Việt Nam được xây dựng theo mô hình công chứng hệ La tinh; theo mô hình này, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về hình thức và nội dung của văn bản công chứng (không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch phải có thật…).
Một trong những yêu cầu cơ bản của tổ chức, hoạt động công chứng theo mô hình công chứng hệ latinh (tiêu biểu là Cộng hòa Pháp) là việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản để cung cấp cho công chứng viên các thông tin về tình trạng pháp lý, các quan hệ pháp lý đang diễn ra đối với các bất động sản; góp phần đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp khi công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản theo quy định pháp luật, phòng ngừa rủi ro cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, những người có quyền, lợi ích liên quan.
Có thể nói nhờ hệ thống quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tốt (theo chế độ “địa bạ”) mà nghề công chứng mới có điều kiện phát triển rực rỡ ở Cộng hòa Pháp (nước Pháp có 60 triệu dân nhưng có tới 4.500 văn phòng công chứng và 8.000 công chứng viên[1]).
Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có một định nghĩa chính thức về “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” và thuật ngữ này cũng chưa được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật.
Tuy nhiên, qua thực tiễn hoạt động thì “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” thường được hiểu theo 02 nghĩa: rộng và hẹp. Theo nghĩa hẹp, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” được hiểu là thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến (hoặc có đối tượng giao dịch) là bất động sản đã được công chứng. Những thông tin loại này được các công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng lưu trong hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng. Theo nghĩa rộng, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” được hiểu là toàn bộ những thông tin liên quan hay có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp khi công chứng, chứng nhận một hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.
Các thông tin theo cả hai cách hiểu nêu trên đều gắn liền với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản của công chứng viên; với hồ sơ công chứng và tính hợp pháp của hợp đồng công chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy: hầu hết các đối tượng được khảo sát đều cho rằng “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” bao gồm các loại thông tin:
+ Thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đã được công chứng của bất động sản (90,3% ý kiến trả lời),
+ Thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phong tỏa tài sản (80,3%),
+ Đơn thư yêu cầu, đề nghị tạm ngừng giao dịch của người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản (62%).
Về cơ bản, cách hiểu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản này cũng thống nhất với quan điểm của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).
Như vậy, thông tin công chứng có thể tạm thời phân thành ba loại, gồm: (1) thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đã được công chứng của bất động sản; (2) thông tin ngăn chặn (do các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản bao gồm: tòa án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra, ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất và một số cơ quan khác; căn cứ vào đó các tổ chức hành nghề công chứng không được thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định; đơn đề nghị, đơn trình báo của người dân về việc tranh chấp, xung đột lợi ích liên quan đến bất động sản có cơ sở pháp lý là các văn bản, quyết định của cơ quan có thẩm quyền), (3) thông tin khác có liên quan (thông báo của cơ quan, tổ chức, đơn từ cung cấp của cá nhân có ý nghĩa cảnh báo cho Công chứng viên để kiểm tra, xem xét trước khi giải quyết yêu cầu công chứng).
Trong đó, các loại thông tin này có giá trị khác nhau: đối với loại thông tin số 1 và số 2 có ý nghĩa không ngăn chặn hoặc ngăn chặn việc công chứng giao dịch, hợp đồng; trong khi loại thông tin số 3 có ý nghĩa cảnh báo đối với Công chứng viên (cần phải xác minh, điều tra thêm giá trị xác thực và hợp pháp của thông tin).
1.2. Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
“Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” chính là hoạt động quản lý, lưu trữ, cập nhật, cung cấp, khai thác thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
2. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Theo quy định của pháp luật về công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng (bao gồm cả hợp đồng, giao dịch bất động sản) thuộc trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, việc lưu trữ riêng lẻ và không có sự kết nối thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau dễ dàng dẫn đến tình trạng công chứng chồng chéo (ví dụ, một thửa đất nhưng được công chứng nhiều lần) hoặc công chứng viên bị đối tượng xấu lợi dụng, lừa đảo (người yêu cầu công chứng không phải là chủ sở hữu thật của bất động sản). Qua thực tiễn hoạt động và quản lý công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng từ năm 1990 đến nay cho thấy thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cần được quản lý, khai thác tập trung, thống nhất tại một đầu mối.
Hoạt động công chứng với tư cách là một loại dịch vụ đặc biệt gắn với quyền lực nhà nước, cần phải được nhà nước kiểm soát chặt chẽ bằng việc ban hành các cơ chế, chính sách, bằng công tác xây dựng kế hoạch, quy hoạch, giám sát, kiểm tra và cả các biện pháp có tính hỗ trợ hoạt động… Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là một kênh hỗ trợ cung cấp thông tin cho công chứng viên. Tại Hải Phòng, việc cung cấp thông tin này đã trở thành một kênh thông tin chính thống, hỗ trợ đắc lực cho các công chứng viên, làm cho họ yên tâm hơn trong hành nghề công chứng; đồng thời, góp phần quản lý và phát triển nghề công chứng trên địa bàn thành phố và giúp cho các giao dịch bất động sản (thực hiện qua công chứng) được an toàn hơn, đảm bảo cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản không bị chồng chéo giữa các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Thực tế, không ít trường hợp lợi dụng sơ hở, yêu cầu công chứng một bất động sản tại nhiều tổ chức hành nghề công chứng, làm giấy tờ giả… đã bị phát hiện và ngăn chặn kịp thời thông qua kênh cung cấp hồ sơ thông tin công chứng.
Có thể khẳng định, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng đã góp phần quan trọng vào việc triển khai có hiệu quả các quy định pháp luật về công chứng, hỗ trợ phát triển nghề công chứng theo định hướng xã hội hóa: hoạt động thông tin công chứng đã góp phần giúp cho thành phố Hải Phòng triển khai thực hiện tốt Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Năm 2003, trên cơ sở kết quả hoạt động của Bộ phận hồ sơ công chứng, được sự đồng ý của Bộ Tư pháp, căn cứ yêu cầu thực tế ở địa phương, Sở Tư pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 2455/2003/QĐ-UB xoá bỏ thẩm quyền địa hạt trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng; đưa Hải Phòng trở thành một trong những địa phương đầu tiên trong cả nước xoá bỏ thẩm quyền công chứng theo địa hạt từ năm 2003 (nay đã được ghi nhận và quy định trong Luật Công chứng năm 2006).
Hoạt động thông tin công chứng đã góp phần hạn chế có hiệu quả các hiện tượng tiêu cực, lợi dụng công chứng, vi phạm pháp luật, như: việc công chứng chồng chéo, lừa dối trong hợp đồng, giao dịch; thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong toả của Ngân hàng, Cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan Thi hành án dân sự…); trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng trong giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng; sử dụng giấy tờ giả trong giao dịch; giúp cho công chứng viên tránh tâm lý nghi ngại và sợ trách nhiệm, có niềm tin và cơ sở để quyết định thực hiện việc công chứng... đồng thời cũng hạn chế có hiệu quả tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết các đối tượng được khảo sát đều đánh giá thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành nghề công chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản là cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng.
96% đối tượng khảo sát đánh giá sự cần thiết và vai trò của thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành nghề công chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản ở mức cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng; trong đó 43% đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng. 94,2% số người được hỏi đánh giá thông tin công chứng có ý nghĩa quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản; trong đó, có tới 61,5% số người đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng. Trong số các cơ quan, tổ chức liên quan và người dân, doanh nghiệp được hỏi thì 80,6% trả lời đã biết về hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Những đánh giá, ghi nhận về sự cần thiết của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng là một trong những cơ sở chứng minh cho vai trò, ý nghĩa to lớn của hoạt động này trong hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cũng như thể hiện ảnh hưởng của hoạt động thông tin công chứng trên đối với xã hội.
Những ý nghĩa và vai trò quan trọng trên đây của hoạt động thông tin công chứng còn được khẳng định qua kinh nghiệm thực tiễn tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).
III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
1. Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:
1.1. Quá trình hình thành và phát triển:
Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi cả thành phố mới có một Phòng công chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các công chứng viên đã được hình thành và từng bước tổ chức thực hiện tại Phòng công chứng số 1, đây là một trong những yếu tố thuận lợi cho việc phát triển, thành lập các Phòng công chứng tiếp theo sau này.
Thấy được tầm quan trọng của hoạt động thông tin công chứng, năm 1998, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã chỉ đạo thực hiện thử nghiệm chế độ quản lý, khai thác thông tin hồ sơ công chứng tập trung, thống nhất giữa 04 Phòng công chứng của thành phố Hải Phòng và đã đạt được kết quả tốt.
Năm 2001, Sở Tư pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 1537/2001/QĐ-UV về việc phân định thẩm quyền công chứng, chứng thực, trong đó quy định về hoạt động nghiệp vụ và công tác hồ sơ công chứng, chứng thực: “Các cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực thực hiện chế độ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách công chứng, chứng thực theo qui định hiện hành. Bộ phận lưu trữ tập trung hồ sơ công chứng, chứng thực của thành phố có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin về các hồ sơ công chứng, chứng thực đang lưu trữ khi có đề nghị của các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực ở các địa phương”. Quyết định trên giao cho Giám đốc Sở Tư pháp thành phố chỉ đạo và hướng dẫn chế độ cụ thể về mối quan hệ thông tin nghiệp vụ và công tác hồ sơ công chứng, chứng thực giữa các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố.
Đến năm 2002, với tính chất là một biện pháp phòng ngừa, phục vụ hoạt động công chứng ở thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã ra Quyết định số 31/2002/QĐ-TP ban hành Quy định tạm thời về quản lý, khai thác hồ sơ công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng; thành lập Bộ phận hồ sơ công chứng đặt tại Phòng công chứng số 1 với 01 biên chế kiêm nhiệm. Theo đó, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được tổ chức như sau: trước khi công chứng các hợp đồng, giao dịch bất động sản, công chứng viên tra cứu thông tin tại Bộ phận hồ sơ công chứng và chỉ khi có trả lời là bất động sản đó không có thông tin cản trở hoặc ngăn chặn việc giao dịch thì công chứng viên mới thực hiện công chứng.
Trong 07 năm từ năm 2002 đến năm 2009, Bộ phận hồ sơ công chứng đã đáp ứng hàng chục nghìn yêu cầu tra cứu thông tin về bất động sản phục vụ hoạt động công chứng của các công chứng viên tại 05 Phòng công chứng.
Ở thành phố Hải Phòng, cùng với sự phát triển không ngừng của kinh tế - xã hội, yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản ngày càng tăng, cùng với đó là sự phát triển của mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng (năm 1990 Hải Phòng có 01 Phòng công chứng, năm 2005 có 05 Phòng công chứng, đến năm 2012 có 18 tổ chức hành nghề công chứng – trong đó gồm 05 Phòng công chứng và 13 Văn phòng công chứng), nhiều vấn đề phức tạp có liên quan đến hoạt động công chứng xuất hiện. Trong đó khó khăn nhất là các thông tin về bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch không đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Từ đó khi công chứng các hợp đồng, giao dịch khó phát hiện, xử lý kịp thời các biểu hiện như:
- Có dấu hiệu lừa dối trong hợp đồng, giao dịch;
- Thực hiện hợp đồng, giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong tỏa của ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự…) ;
- Trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng trong giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng…
Đặc biệt, sau khi triển khai thực hiện Luật Công chứng năm 2006 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/2007), yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại thành phố Hải Phòng ngày càng tăng; trong khi đó Bộ phận hồ sơ công chứng chưa được đổi mới; cơ chế tổ chức, hoạt động, biên chế cán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa tương xứng với yêu cầu, nên đã dẫn đến hiện tượng ùn tắc, không kịp đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin của các công chứng viên. Mô hình tổ chức và hoạt động của Bộ phận hồ sơ công chứng đặt tại Phòng công chứng số 1 không còn phù hợp, cần được nghiên cứu, xây dựng một mô hình mới.
Trước đòi hỏi của thực tiễn, ngày 10/8/2009, Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã ra Quyết định số 121/QĐ-STP ban hành Quy chế mới về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng thay thế Quy chế về quản lý, khai thác hồ sơ công chứng đã được ban hành trước đây. Đồng thời với việc ban hành Quy chế mới về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã trình Ủy ban nhân dân thành phố ra Quyết định thu hồi thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch của các Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn thành phố, giao cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Quy chế năm 2009 quy định chế độ lưu trữ, cập nhật, quản lý, tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức và hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng có nội dung cơ bản như sau:
- Trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tra cứu thông tin tại Bộ phận thông tin công chứng và chỉ được chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi đã nhận được kết quả tra cứu của Bộ phận thông tin công chứng là “không có thông tin cản trở”.
- Việc tra cứu thực hiện bằng phiếu có thể trực tiếp hoặc qua fax, thời hạn trả lời tra cứu là 02 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu tra cứu; Phiếu tra cứu, kết quả tra cứu, hồ sơ thông tin, sổ sách, các tài liệu liên quan đều được mẫu hóa và sử dụng thống nhất.
- Thông tin công chứng được cập nhật từ các nguồn sau: từ chính Phiếu tra cứu của công chứng viên và từ bản chụp hợp đồng đã công chứng, văn bản của tổ chức hành nghề công chứng, của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan; từ các nguồn thông tin khác về bất động sản theo quy định pháp luật. Hồ sơ công chứng vẫn do các tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ theo Luật công chứng.
- Bộ phận thông tin công chứng là bộ phận nghiệp vụ tạm đặt tại Phòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp, có chức năng lưu trữ, cập nhật, trả lời yêu cầu tra cứu thông tin; quản lý tập trung, thống nhất các thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố. Bộ phận thông tin công chứng có các nhiệm vụ cụ thể:
+ Tổ chức thực hiện việc lưu trữ, cập nhật, trả lời yêu cầu tra cứu thông tin của các Tổ chức hành nghề công chứng, các Công chứng viên, quản lý các thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố;
+ Đề nghị các tổ chức, cá nhân liên quan phối hợp cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động thông tin công chứng;
+ Theo dõi, phát hiện và báo cáo, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, chấn chỉnh, xử lý kịp thời những vi phạm quy định về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng; góp phần tăng cường quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng ở thành phố; đề xuất việc ngăn chặn và huỷ bỏ ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tư pháp giao.
Hiện tại, Bộ phận được bố trí 04 cán bộ (trong đó có: 02 Cử nhân luật, 01 Kỹ sư tin học, 01 Trung cấp kế toán (đang học Đại học Luật)), chưa có Trưởng bộ phận.
Về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng: Bộ phận được đặt ngay tại trụ sở của Sở Tư pháp, với diện tích được bố trí là 45m2. Cơ sở vật chất của bộ phận mới chỉ được trang bị ở mức gồm bàn ghế làm việc, 02 máy tính, 01 máy photo, 01 máy fax, giá đựng tài liệu, điện thoại. Bộ phận Thông tin công chứng hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí; các tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo chi phí hoạt động theo số lượng việc cụ thể tra cứu hàng tháng của các công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng thống nhất mức chi phí tra cứu tính theo việc.
Về cơ chế quản lý: Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo trực tiếp tổ chức và hoạt động của Bộ phận Thông tin công chứng. Văn phòng Sở tham mưu với Giám đốc Sở trong việc tuyển dụng, bố trí cán bộ, hỗ trợ địa điểm làm việc, các trang thiết bị và các điều kiện làm việc khác cho Bộ phận Thông tin công chứng. Thanh tra Sở thực hiện việc kiểm tra, thanh tra tổ chức và hoạt động của Bộ phận Thông tin công chứng theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp. Đối với Lãnh đạo Sở, Bộ phận Thông tin công chứng thực hiện theo chế độ chấp hành, báo cáo (qua Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp). Trong quan hệ với tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn thành phố, Bộ phận Thông tin công chứng vừa mang tính phục vụ, vừa mang tính phối hợp, trao đổi thông tin thường xuyên, liên tục.
1.2. Khái quát về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:
Hiện nay, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng được thực hiện theo cơ chế ban hành theo Quyết định số 121/QĐ-STP năm 2009 của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng nêu trên:
Trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tra cứu thông tin tại Bộ phận Thông tin công chứng. Kết quả tra cứu chỉ có giá trị để thực hiện yêu cầu công chứng đã ghi trong Phiếu yêu cầu tra cứu. Công chứng viên quyết định thực hiện công chứng hoặc không thực hiện công chứng theo quy định pháp luật và chỉ được xem xét chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi đã nhận được kết quả tra cứu thông tin của Bộ phận Thông tin công chứng là “không có thông tin cản trở”. Các tổ chức hành nghề công chứng bình đẳng về quyền và nghĩa vụ trong việc tra cứu, sử dụng và cung cấp thông tin công chứng.
Việc tra cứu, cung cấp thông tin được thiết kế nhằm đảm bảo chính xác, nhanh chóng, thuận tiện. Trường hợp nhận được các thông tin, tài liệu có dấu hiệu không bình thường hoặc phát hiện vi phạm, Bộ phận Thông tin công chứng báo cáo, đề xuất với Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp để chỉ đạo kiểm tra, xác minh, xử lý những thông tin đó.
Việc lưu trữ thông tin công chứng được thực hiện bằng việc thiết lập riêng hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản cụ thể (bao gồm Phiếu thống kê theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản và các văn bản, tài liệu có liên quan). Hồ sơ thông tin công chứng được sắp xếp theo đường, phố, số thứ tự địa chỉ đối với những bất động sản có địa chỉ cụ thể, rõ ràng theo đường phố, tuyến đường. Sắp xếp theo quận, huyện, xã, phường, thị trấn; thứ tự ABC chữ cái đầu tiên tên chủ sở hữu, sử dụng đối với những bất động sản không có địa chỉ cụ thể, rõ ràng theo đường, phố.
Thông tin công chứng được quản lý chặt chẽ theo chế độ thông tin nghiệp vụ nội bộ. Chỉ những người có trách nhiệm mới được tra cứu, sử dụng, bổ sung, chỉnh sửa, cung cấp, cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin công chứng, hồ sơ thông tin công chứng. Thông tin công chứng chỉ được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được cung cấp và theo trình tự, thủ tục được quy định tại Quy chế.
Trên cơ sở hồ sơ thông tin công chứng và các quy định pháp luật có liên quan; Bộ phận Thông tin công chứng thông báo về việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên không được thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với bất động sản khi đã có thông báo ngăn chặn; nếu có khiếu nại hoặc đề xuất thì báo cáo với Giám đốc Sở Tư pháp để giải quyết. Khi hết căn cứ ngăn chặn, Bộ phận Thông tin công chứng phải ra ngay thông báo huỷ bỏ việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.
Từ khi triển khai hoạt động theo Quy chế mới (tháng 9/2009 đến nay), Bộ phận Thông tin công chứng đã trả lời gần 200.000 yêu cầu tra cứu thông tin, đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, phục vụ tốt hoạt động công chứng của 18 tổ chức hành nghề công chứng (05 Phòng Công chứng và 13 Văn phòng Công chứng) trên địa bàn thành phố với 40 công chứng viên; tiếp nhận hơn 100 văn bản thông báo, yêu cầu phong tỏa, ngăn chặn hợp đồng, giao dịch của các cơ quan, tổ chức hữu quan (Tòa án, Cơ quan Thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Tổ chức tín dụng …); tiếp nhận hàng trăm đơn, thư phản ánh, cung cấp thông tin về bất động sản của các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố.
Hoạt động thông tin công chứng đã được Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố, các cơ quan tổ chức hữu quan, công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng và người dân, doanh nghiệp đánh giá cao (Sở Tư pháp nhận được ngày càng nhiều đơn đề nghị, yêu cầu, trình bày liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố).
2. Đánh giá thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Có thể nói hoạt động thông tin công chứng ở Hải Phòng từ những năm 1990 đến nay là quá trình vừa làm vừa rút kinh nghiệm, mặc dù chưa có cơ chế pháp luật về tổ chức, hoạt động cũng như sự đầu tư kinh phí nhưng đã đạt được những kết quả quan trọng (như đã nêu), khẳng định được vai trò, vị trí của mình và góp phần to lớn trong việc phòng ngừa các vi phạm, phòng tránh rủi ro cho công chứng viên, các bên tham gia giao dịch hợp đồng, những người có quyền, lợi ích liên quan và các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; lành mạnh hóa các quan hệ dân sự kinh tế… góp phần tăng cường quản lý nhà nước về công chứng, phát triển nghề công chứng ở thành phố Hải Phòng theo định hướng xã hội hóa, phục vụ công cuộc phát triển kinh tế xã hội, cải cách hành chính, cải cách tư pháp của thành phố.
Từ những kết quả đạt được, chúng tôi rút ra một số kinh nghiệm là xuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là việc bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch; trên cơ sở đòi hỏi của thực tiễn, có sự nghiên cứu, vận dụng lý luận, quy định pháp luật liên quan, tranh thủ sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố, sự ủng hộ của các tổ chức, cá nhân, chủ động tìm tòi, đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn và mạnh dạn thực hiện thí điểm và đến nay có thể nói là bước đầu đã thành công.
Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng bước đầu khẳng định được sự cần thiết, vai trò, ý nghĩa đối với sự phát triển bền vững của nghề công chứng nói riêng và kinh tế - xã hội thành phố nói chung, được Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân thành phố, các cơ quan, tổ chức hữu quan đánh giá cao, được các Tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, doanh nghiệp, tổ chức và nhân dân đồng tình ủng hộ; tại Hội nghị toàn quốc tổng kết 5 năm thực hiện Luật Công chứng, Bộ Tư pháp đã tặng Bằng khen cho Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng về thành tích xuất sắc trong công tác quản lý công chứng, thông tin công chứng.
Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của Hải Phòng là một mô hình đáp ứng yêu cầu thực tiễn, là một trong những cơ sở được Bộ Tư pháp ghi nhận, xem xét đưa vào quy định tại Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011, và đã được quy định tại Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ.
Tuy nhiên, ở Hải Phòng, hiện nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng vẫn chỉ mang tính tạm thời, nhằm giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất trong hoạt động công chứng ở địa phương; bên cạnh những thuận lợi, với yêu cầu của tình hình mới thì tổ chức, hoạt động thông tin công chứng vẫn còn những hạn chế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc cần được khắc phục, cần có một cơ chế pháp luật chính thức, rõ ràng, đầy đủ và một mô hình tổ chức, hoạt động phù hợp với sự phát triển của thực tế xã hội.
2.1. Về thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản hiện đang được quản lý, cung cấp:
Nguồn thông tin, cập nhật thông tin công chứng còn nhiều khó khăn, hạn chế, thông tin trong hoạt động công chứng ở Hải Phòng mới chỉ là thông tin nội bộ giữa các tổ chức hành nghề công chứng, chưa tập hợp được những thông tin từ hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất động sản theo Luật Đất đai, Luật Nhà ở tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện. Ngoài ra cũng chưa tập hợp được thông tin về bất động sản từ hệ thống cơ quan đăng ký bất động sản, cơ quan đăng lý giao dịch bảo đảm, cơ quan thi hành án dân sự.
Kết quả khảo sát cho thấy, thông tin được cung cấp từ Bộ phận thông tin công chứng đến nay mới chỉ cung cấp cho các tổ chức hành nghề công chứng, phạm vi thông tin cung cấp bao gồm các thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã công chứng, thông tin ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền và đơn thư yêu cầu, đề nghị liên quan đến giao dịch bất động sản của người có quyền, nghĩa vụ liên quan gửi đến Sở Tư pháp. Tuy nhiên phần lớn các đối tượng được khảo sát đều mong muốn mở rộng phạm vi thông tin cần cung cấp và quản lý tập trung. Loại thông tin được đề nghị bổ sung chủ yếu là: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị thất lạc và đã được cấp lại hoặc chưa được cấp lại, các thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng về việc đang giải quyết tranh chấp của cơ quan có thẩm quyền, các thông tin về thu hồi đất của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thông tin bất động sản thuộc diện quy hoạch của thành phố; thông tin về tranh chấp, khiếu kiện liên quan đến bất động sản.
Bên cạnh nguồn thông tin được cung cấp từ Bộ phận thông tin công chứng của Sở Tư pháp, việc tiếp cận các thông tin khác liên quan đến bất động sản phục vụ hoạt động công chứng của các công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng còn tùy thuộc vào thông tin từ các cơ quan như Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở xây dựng, các tổ chức tín dụng, cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản.
29,6% đối tượng được khảo sát nhận được thông tin ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản; 17,6% nhận được thông tin từ đơn thư yêu cầu tạm dừng giao dịch của người có quyền, nghĩa vụ liên quan; 8% nhận được thông tin từ các tổ chức tín dụng và 4,8% nhận được thông tin từ Sở Xây dựng.
Như vậy, khả năng tiếp cận thông tin liên quan đến công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản của các tổ chức hành nghề công chứng là rất khác nhau; ngoài thông tin từ Bộ phận thông tin công chứng cung cấp đến tất cả các đơn vị thì các nguồn thông tin khác lại rất hạn chế và không đồng đều giữa các đơn vị. Kết quả điều tra này còn thể hiện việc các tổ chức hành nghề công chứng khác nhau đang dựa trên nền tảng, cơ sở thông tin khác nhau liên quan đến bất động sản để giải quyết yêu cầu công chứng. Đây cũng là thực trạng chung được ghi nhận tại nhiều tỉnh, thành trong cả nước, trong đó có Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh trước khi hai địa phương này áp dụng Phần mềm quản lý thông tin công chứng (tại Hà Nội) và thành lập Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố Hồ Chí Minh.
2.2. Về tổ chức, phương pháp quản lý và cung cấp thông tin:
Việc xây dựng cơ sở vật chất cho Bộ phận thông tin công chứng chủ yếu dựa vào sự hỗ trợ của Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng và các tổ chức hành nghề công chứng tự nguyện đóng góp. Trụ sở làm việc tại Sở Tư pháp. Cơ sở vật chất, trang thiết bị khác như bàn, ghế, tủ, trang thiết bị công nghệ thông tin… còn rất thiếu, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của bộ phận thông tin cũng như việc cung cấp thông tin cho các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Việc quản lý, khai thác, tra cứu, trả lời các thông tin liên quan đến bất động sản vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công, cơ học, mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của các tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức tín dụng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Vấn đề này, tầm vĩ mô cần phải có thể chế chính sách của Nhà nước điều chỉnh cũng như sự quan tâm của các cấp chính quyền địa phương.
Trải qua hơn 20 năm, Bộ phận hồ sơ công chứng (nay là Bộ phận thông tin công chứng) đã tạo lập được một nguồn thông tin về bất động sản rất có giá trị, không chỉ cung cấp cho hoạt động công chứng mà còn cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Đây là nguồn thông tin quý giá, cần được lưu trữ cẩn thận, duy trì củng cố và phát triển theo hướng hiện đại hóa. Thực tế hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ chỉ được thực hiện bằng văn bản, giấy tờ nên rất dễ bị thất lạc, mối mọt, ẩm ướt, hư hỏng và ảnh hưởng xấu đến chất lượng cung cấp thông tin. Vấn đề cấp bách hiện nay là cần phải đầu tư trang thiết bị máy móc và hiện đại hóa công tác lưu trữ hồ sơ.
Việc quản lý, cập nhật, tra cứu và cung cấp chủ yếu bằng thủ công trên cơ sở hồ sơ, giấy tờ, văn bản, chưa được tin học hóa, do đó việc cung cấp, trao đổi thông tin còn mất nhiều thời gian, nhân lực, chưa thuận tiện, tốn kém và chưa mở rộng được đối tượng phục vụ đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Quy mô cập nhật thông tin còn ở trong phạm vi thành phố, chưa mở rộng và nối mạng với thông tin công chứng của các tỉnh, thành phố bạn và toàn quốc.
Nguồn thông tin ”đầu vào” phục vụ cho xây dựng cơ sở dữ liệu tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng có quy trình quản lý, lưu trữ, phối hợp xử lý khác nhau; tuy nhiên được thực hiện chủ yếu qua phương pháp lưu trữ, cập nhật, tra cứu thủ công (bằng hồ sơ, văn bản giấy); chỉ một số ít trường hợp cho biết thông tin công chứng được cập nhật, quản lý trên máy tính hoặc phần mềm tin học tại đơn vị. Cụ thể: 71,2% đối tượng được khảo sát cho biết thông tin được lưu trữ thủ công, dạng hồ sơ giấy và sổ theo dõi; 8,2% ý kiến trả lời thông tin được lưu trữ thủ công và trên máy tính; 10% ý kiến trả lời thông tin được quản lý bằng phần mềm tin học kết hợp với việc lưu trữ thủ công. Và chỉ trong trường hợp đặc biệt, đối với bất động sản nằm ở xã, huyện có tranh chấp, tổ chức hành nghề công chứng mới xác minh cụ thể qua Uỷ ban nhân dân phường, xã hoặc cơ quan công an sở tại. Cá biệt, có thông tin cho rằng quy trình lưu trữ, xử lý thông tin công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng không được công khai tại đơn vị.
Đó là chưa kể đến nguồn thông tin ngăn chặn từ các cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản, do không bắt buộc phải gửi đến Sở Tư pháp nên không đầy đủ, kịp thời và nguồn thông tin liên quan từ đơn thư đề nghị của công dân cần phải xác minh, chưa đủ cơ sở để ngăn chặn giao dịch mà chỉ có giá trị tham khảo.
Như vậy, nguồn thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu chung, vai trò, trách nhiệm và giá trị pháp lý của các nguồn thông tin cũng như các chủ thể cung cấp thông tin cũng chưa có cơ chế rõ ràng.
Đánh giá về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản hiện nay tại Hải Phòng, phần lớn các đối tượng được khảo sát (67,2%) đánh giá hoạt động thông tin công chứng hiện nay đáp ứng được yêu cầu công việc; tuy nhiên, 32,8% đánh giá chưa đáp ứng yêu cầu công việc; cụ thể về các vấn đề:
- Thời gian tra cứu còn chậm;
- Chưa đáp ứng được thông tin đối với tất cả bất động sản trên địa bàn thành phố, thông tin về quy hoạch, thu hồi đất…;
- Số lượng và chất lượng nhân lực phục vụ cho việc tra cứu, cung cấp thông tin còn hạn chế;
- Cần làm rõ hơn quy trình cung cấp thông tin công chứng và quản lý hoạt động công chứng;
- Máy móc thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu công việc;
- Chưa có sự kết nối với các cơ quan, đơn vị liên quan;
- Cần tin học hóa cơ sở dữ liệu.
2.3. Nhận thức về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Một số công chứng viên chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của hoạt động thông tin công chứng, cho rằng theo Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành thì công chứng viên ký và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch mà không cần phải tra cứu hay dựa vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
2.4. Một số vấn đề về thể chế, chính sách pháp luật:
2.4.1. Vấn đề cung cấp thông tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu, ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản, sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp hay phong tỏa, hạn chế việc giao dịch, mua bán không…) là rất quan trọng và cần thiết. Trong khi đó hoàn cảnh lịch sử và do các quy định pháp luật về bất động sản qua các thời kỳ không ổn định mà việc quản lý, theo dõi chuyển dịch và thông tin về bất động sản ở nước ta là không có tính hệ thống, không được cập nhật đầy đủ và có chế độ quản lý khác nhau.
Trong hệ thống pháp luật nói chung và Luật công chứng nói riêng chưa quy định mối quan hệ giữa tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các cơ quan có thẩm quyền như cơ quan thuế, cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản và các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm; hoặc quy định chỉ ở mức độ chung chung, “tạo điều kiện”, không có cơ chế cung cấp thông tin bắt buộc; khiến cho việc tiếp cận thông tin về bất động sản rất khó khăn, trở ngại. Tình trạng trên không chỉ gây khó khăn cho người dân, doanh nghiệp, công chứng viên mà còn gây khó khăn cho hoạt động quản lý. Ví dụ, sau khi Công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch thì cá nhân, tổ chức có thể thực hiện hoặc không thực hiện việc đăng ký quyền sở hữu, sử dụng mà các cơ quan có thẩm quyền không quản lý được, sau đó lại đến tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu chứng nhận hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; có thể dẫn đến nhiều hiện tượng phức tạp, thậm chí vi phạm pháp luật như trốn thuế, vi phạm pháp luật đất đai, xây dựng…; điều này cũng làm khó khăn cho việc xây dựng, quản lý và chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng.
2.4.2. Tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn chỉ mang tính tạm thời, thiếu cơ sở pháp lý để giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất và không thể phát triển nếu không có một cơ chế pháp luật chính thức, rõ ràng, đầy đủ dành cho tổ chức và hoạt động này.
Do chưa có quy định pháp luật về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng nên còn gặp nhiều khó khăn trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, vị trí, chức năng, mối quan hệ của Bộ phận thông tin công chứng; trong bố trí cán bộ, nguồn kinh phí để trả lương lao động (hiện nay, Hải Phòng đang phải bố trí cán bộ lấy từ nguồn kinh phí hợp đồng lao động của Phòng công chứng), trang bị trụ sở, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, ngay cả khi vi phạm cũng chưa có cơ biện pháp, chế tài xử lý.
Bộ phận thông tin công chứng chưa có cơ chế tổ chức rõ ràng (do Phòng Bổ trợ tư pháp quản lý) không phải là một đơn vị thuộc Sở hay một Phòng nghiệp vụ; chưa được quy định trong bất kỳ văn bản pháp luật nào. Giá trị pháp lý của thông tin tra cứu suy cho cùng chỉ mang tính chất tham khảo, phục vụ công chứng viên. Việc không tra cứu hoặc cung cấp thông tin chưa đầy đủ, không chính xác cũng chưa có biện pháp xử lý.
2.4.3. Từ trước năm 2011 chưa có quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản cũng như thẩm quyền của Sở Tư pháp trong việc quản lý, hướng dẫn thông tin công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; mới đây, vấn đề này, đã được Chính phủ quy định tại Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013, được Bộ Tư pháp quy định Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011, nhưng cũng chưa có hướng dẫn cụ thể và cũng chưa có mô hình thống nhất về tổ chức, hoạt động, phương thức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong toàn quốc.
Hiện nay, tại ba địa phương đi đầu trong hoạt động thông tin công chứng là Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng áp dụng những mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản khác nhau; cho thấy đây là một vấn đề cần được chế định thống nhất trên phạm vi toàn quốc để thống nhất cách làm, đảm bảo hiệu quả, đồng bộ và tiết kiệm chi phí; đặc biệt là khi xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng dùng chung trong toàn quốc.
IV. YÊU CẦU VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG THỜI GIAN TỚI
1. Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:
Trong thời gian qua, công tác quản lý Nhà nước về công chứng đòi hỏi ngày càng cần phải được tăng cường; tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố tiếp tục phát triển theo định hướng xã hội hóa, dần trở thành nhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội, góp phần thực hiện công cuộc cải cách hành chính, cải cách tư pháp, ổn định an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế của thành phố trong thời kỳ mới.
Để có những kết quả này, một trong những điểm mới ở Hải Phòng là đã thí điểm xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, ung cấp thông tin cho các công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng vẫn còn mang tính tạm thời, giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất trong hoạt động công chứng ở địa phương; trước yêu cầu của tình hình mới thì tổ chức, hoạt động thông tin công chứng ở thành phố vẫn còn những hạn chế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc cần được khắc phục.
1.1. Yêu cầu về mặt pháp lý:
Khoản 1 Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng quy định: “Các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng phải được xây dựng thành cơ sở dữ liệu tin học hóa tập trung thống nhất tại Sở Tư pháp để phục vụ cho việc cung cấp thông tin trong hoạt động công chứng.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu này giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương mình và cung cấp thông tin trong trường hợp có yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.”
Điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng quy định Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi chưa có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng;
+ Ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Đề án Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng đến năm 2020 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng (đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012) tại mục 4 phần IV, mục 2 phần V giao Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng trên địa bàn thành phố; thành lập tổ chức và bố trí biên chế cán bộ làm công tác thông tin công chứng. Tiến tới tin học hoá và xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng bất động sản liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quận, huyện và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ các thông tin về bất động sản, phục vụ việc xây dựng dữ liệu thông tin công chứng toàn quốc theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp.
Như vậy, những văn bản, chính sách, pháp luật mới này đã đặt ra yêu cầu và giao thẩm quyền cho Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng và quản lý Cơ sở dữ liệu về thông tin công chứng mà cụ thể là hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương là cơ sở pháp lý ban đầu để xác lập và xây dựng cơ chế quản lý mới đối với thông tin công chứng. Đây đồng thời cũng là đòi hỏi mới đối với công tác quản lý công chứng tại Việt Nam nói chung và là cơ sở để xác lập chính thức cơ chế quản lý thông tin công chứng tại Hải Phòng nói riêng.
1.2. Yêu cầu thực tiễn:
1.2.1. Yêu cầu đẩy mạnh xã hội hóa, hỗ trợ phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt:
Thực tế ở thành phố Hải Phòng những năm qua đã khẳng định vai trò, vị trí của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc thực hiện thành công xã hội hóa hoạt động công chứng, hỗ trợ phát triển các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, khi mà yêu cầu xã hội hóa ngày càng cao và yêu cầu phát triển công chứng theo quy hoạch được phê duyệt đặt ra những yêu cầu mới mà mô hình tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hiện tại khó có thể đáp ứng tốt được, cụ thể như:
- Theo Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2014/QĐ-TTg ngày 29/12/2012, thì đến năm 2020 trên địa bàn thành phố Hải Phòng sẽ có 55 Tổ chức hành nghề công chứng, trong đó giai đoạn 2011 - 2015 có 32 tổ chức, giai đoạn 2015 - 202 có 23 tổ chức; thực tế năm 2005, ở Hải Phòng có 05 Phòng Công chứng, thì đến nay đã có 18 tổ chức hành nghề công chứng, gồm 05 Phòng Công chứng và 13 Văn phòng Công chứng, chủ yếu tập trung ở các quận nội thành. Do đó, để khuyến khích phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy hoạch thì yêu cầu đặt ra là cần hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có hỗ trợ về thông tin công chứng để các tổ chức hành nghề công chứng bình đẳng trong việc công chứng, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, mọi tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố đều có thẩm quyền công chứng như nhau, không phụ thuộc vào địa hạt hay địa bàn quận, huyện, không phân biệt là Phòng Công chứng nhà nước hay Văn phòng Công chứng tư, một Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng được chứng nhận hợp đồng, giao dịch bất động sản nằm ở bất kỳ quận, huyện nào thuộc thành phố.
Trong quá trình hoạt động, yêu cầu sử dụng thông tin công chứng của tổ chức hành nghề công chứng là thường xuyên, liên tục; nhưng trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi phải rút ngắn thời gian, tiết kiệm các nguồn lực, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, giảm chi phí, trong khi quy định về phí công chứng do Nhà nước ấn định, thù lao do tổ chức hành nghề công chứng tự xác định, còn chi phí khác theo thỏa thuận. Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần được hỗ trợ về thông tin công chứng, giảm thời gian, nhân lực, chi phí để tự thu thập thông tin tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan. Khi phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở những địa bàn huyện, cách xa trung tâm thành phố, việc tra cứu thông tin theo phương pháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức cho các tổ chức hành nghề công chứng cũng là một vấn đề đặt ra đối với hoạt động thông tin công chứng.
- Khi số lượng tổ chức hành nghề công chứng càng tăng thì nhu cầu cung cấp thông tin càng tăng cao mà hoạt động hiện tại của Bộ phận thông tin công chứng khó có thể đáp ứng.
- Sự phát triển của tổ chức công chứng (chủ yếu là các Văn phòng công chứng “tư”) cũng đòi hỏi có cơ chế hoạt động, thu chi rõ ràng, chính thức của Bộ phận thông tin công chứng; hoạt động thông tin công chứng ngày càng phát sinh nhiều mối quan hệ với “bên ngoài” (cơ quan tiến hành tố tụng, cá nhân, doanh nghiệp có bất động sản liên quan đến hoạt động công chứng...) cần có thiết chế pháp lý rõ ràng để xác định trách nhiệm có liên quan....
1.2.2. Qua khảo sát ý kiến các đối tượng có liên quan tới hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng cho thấy việc hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động thông tin công chứng để đảm bảo phát triển, đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới cần được coi là nhiệm vụ bắt buộc:
- Phần lớn các đối tượng được hỏi kiến nghị mở rộng phạm vi thông tin cần cung cấp và quản lý tập trung. Trong đó, loại thông tin được đề nghị bổ sung chủ yếu là: thông tin bất động sản có thuộc diện quy hoạch, thu hồi đất không, vị trí bất động sản, chủ sử dụng, sở hữu hợp pháp, có tranh chấp hay không, có bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền áp dụng biện pháp ngăn chặn hay không.....
- Kết quả khảo sát: các đối tượng được cho là cần được cung cấp thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản chủ yếu bao gồm:
+ Tổ chức hành nghề công chứng (80,4%);
+ Công chứng viên (66,2%);
+ Sở Tư pháp (43,3%);
+ Cơ quan đăng ký, quản lý bất động sản (42,9%).
Hiện nay, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản chưa được kết nối thông tin đến cơ quan đăng ký, quản lý bất động sản. Kết quả khảo sát cũng cho thấy vai trò chủ yếu của thông tin công chứng là phục vụ hoạt động hành nghề công chứng và quản lý công chứng; trong đó vai trò phục vụ hoạt động hành nghề công chứng được đề cao hơn.
- Về mô hình tổ chức hoạt động thông tin công chứng: 94,7% số người được hỏi cho rằng cần thiết phải xây dựng một tổ chức chuyên trách để xây dựng, quản lý thông tin công chứng. 76,5% cho rằng nên thành lập một Trung tâm thông tin công chứng với tư cách một đơn vị sự nghiệp để xây dựng và quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản. 47,6% cho rằng Trung tâm thông tin công chứng nên được giao cho Sở Tư pháp quản lý; 33,8% cho rằng nên giao cho Hội công chứng thành phố quản lý (sau khi Hội này được thành lập); 17,9% cho rằng nên giao cho Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý. Như vậy, đa phần các ý kiến ủng hộ phương án Trung tâm do Sở Tư pháp quản lý.
Về mối quan hệ giữa tổ chức quản lý, cung cấp thông tin công chứng với tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên: 76,8% đối tượng khảo sát cho rằng bản chất của mối quan hệ này là hỗ trợ; 20,8% cho rằng mối quan hệ mang tính quản lý; 20% cho rằng đây là hoạt động mang tính phục vụ công chứng viên và 7,2% cho rằng Trung tâm nên có chức năng tư vấn ý kiến cho các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
- Về kinh phí để phục vụ và duy trì hoạt động cung cấp thông tin công chứng, theo khảo sát ý kiến của các đối tượng liên quan thì nguồn kinh phí cần được huy động từ: (1) Ngân sách nhà nước hỗ trợ ban đầu, các tổ chức, cá nhân thụ hưởng có trách nhiệm đóng góp để duy trì hoạt động thường xuyên (66% ý kiến); (2) các tổ chức hành nghề công chứng (64% ý kiến); (3) các tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản (61% ý kiến) và (4) Ngân sách nhà nước (24% ý kiến). Có thể thấy, phương án đa dạng hóa nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động thông tin công chứng trong giai đoạn tới là một phương án phù hợp hơn cả. Đây cũng là vấn đề cần phải giải quyết triệt để và cần được quy định rõ trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan có thẩm quyền.
- Về hình thức lưu trữ và tra cứu thông tin: 52,8% số người được hỏi cho rằng việc quản lý, lưu trữ hồ sơ thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản nên được thực hiện theo hình thức lưu trữ và tra cứu hồ sơ giấy song song với trên máy tính; 44% cho rằng việc lưu trữ và tra cứu hồ sơ nên thực hiện trên máy tính (trước mắt tại Trung tâm thông tin công chứng, lâu dài xây dựng phần mềm cập nhật và tra cứu qua mạng). Như vậy, nhu cầu lưu trữ và tra cứu thông tin công chứng, xây dựng cơ sở dữ liệu bằng tin học trở thành xu hướng chung và là nhu cầu bức thiết trong thời gian tới đặt ra cho hoạt động thông tin công chứng.
- Vấn đề tin học hóa hoạt động thông tin công chứng: 100% đối tượng điều tra đánh giá việc xây dựng phần mềm quản lý và tin học hóa hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở mức độ cần thiết hoặc rất cần thiết; trong đó, 63,5% đánh giá ở mức độ rất cần thiết. Khác với việc xây dựng cơ sở dữ liệu các đối tượng khảo sát đều tán thành với việc phải tin học hóa Cơ sở dữ liệu, việc tiếp nhận và trả lời yêu cầu cung cấp thông tin công chứng bất động sản theo hình thức “thủ công” (trực tiếp bằng văn bản) nhận được sự đồng thuận của đa số (70,4%); trong khi đó, các hình thức tiếp nhận và trả lời yêu cầu cung cấp thông tin công chứng bất động sản: qua mạng internet là 57,6%, qua máy fax là 40,8%, qua điện thoại là 9,6%. Nguyên nhân chủ yếu có thể do yêu cầu về an toàn thông tin và mức độ tin cậy của việc tra cứu thông tin đối với hoạt động quản lý thông tin công chứng và hoạt động công chứng.
64,7% số người được hỏi cho rằng cần phải tin học hóa tất cả các dữ liệu liên quan khi xây dựng Cơ sở dữ liệu, trong khi 35,3% thì cho rằng chỉ cần tin học hóa những thông tin chính, những dữ liệu, tài liệu liên quan chỉ cần lưu dạng văn bản.
Việc cập nhập dữ liệu mới vào Cơ sở dữ liệu chung dường như sẽ là một vấn đề gây tranh cãi trong quá trình tổ chức thực hiện trên thực tế khi có 45,9% số người cho rằng sau khi hình thành cở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản dưới dạng điện tử thì dữ liệu mới nên do Bộ phận quản lý thông tin nhập dữ liệu trên cơ sở bản lưu hồ sơ của các đơn vị liên quan gửi đến; trong khi 38,8% thì cho rằng tất cả các đơn vị liên quan cùng nhập dữ liệu của mình để chia sẻ chung trên phần mềm; 15,3% ủng hộ phương án các đơn vị liên quan cùng cập nhật dữ liệu nhưng bộ phận quản lý thông tin tổng hợp thành cơ sở dữ liệu đầy đủ có giá trị khai thác. Đây sẽ là vấn đề cần được nghiên cứu, khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng trong quá trình triển khai thực tế.
- Về nhu cầu kết nối thông tin công chứng: 100% số người được hỏi đánh giá việc kết nối thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở mức độ cần thiết hoặc rất cần thiết; trong đó, 57,2% đánh giá ở mức độ rất cần thiết.
Tuy nhiên, qua đánh giá của các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan nhà nước có liên quan thì số lượng các tổ chức hành nghề công chứng thường xuyên liên hệ để xin cung cấp, kiểm tra thông tin là rất ít, hầu như không có. Điều này thể hiện công tác phối hợp, cung cấp và tiếp cận thông tin liên quan đến bất động sản hiện nay tồn tại rất nhiều vấn đề. Kết quả khảo sát này cũng phù hợp với số liệu báo cáo về tình hình cung cấp thông tin trong đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất mà Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng nhận được (trên toàn thành phố Hải Phòng, một năm chỉ ghi nhận chưa tới 10 trường hợp “xin” và “được” cung cấp thông tin về đăng ký giao dịch bảo đảm).
Mặc dù đánh giá việc liên kết thông tin là rất cần thiết, tuy nhiên 24,1% đối tượng được điều tra có thái độ bi quan về khả năng kết nối (khó thực hiện), 60% cho rằng việc liên kết có thể thực hiện được trong 5 năm tới, 11,7% cho rằng việc liên kết chỉ có thể thực hiện được trong 10 năm tới.
Theo ý kiến khảo sát thu được, các cơ quan liên quan cần thiết tham gia và là nguồn cung cấp thông tin để xây dựng cơ Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố bao gồm:
- Các tổ chức hành nghề công chứng (92%);
- Sở Tài nguyên và Môi trường (76,7%);
- Cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản (68,4 %);
- Ủy ban nhân dân cấp huyện (66,2%);
- Các tổ chức tín dụng (55,3%);
- Sở Xây dựng (53,1%);
- Ủy ban nhân dân cấp xã (52,4%).
Ngoài ra, một số cơ quan cũng được cho rằng là một trong những nguồn thông tin để xây dựng Cơ sở dữ liệu như: Sở Tư pháp, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm lưu trữ thành phố, Cục Thống kê thành phố, cơ quan thi hành án dân sự, Tòa án, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Kết quả điều tra này cũng phù hợp với kiến nghị mở rộng phạm vi thông tin công chứng được cung cấp của các đối tượng điều tra.
Như vậy, kết quả khảo sát đã phản ánh khá đa dạng các yêu cầu thực tế cần được giải quyết để phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản, đòi hỏi phải thiết kế cho được một mô hình tổ chức và hoạt động phù hợp.
1.3. Yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước về công chứng:
Kinh nghiệm phát triển của xã hội và Nhà nước trên thế giới đã cho thấy cùng với việc đẩy mạnh xã hội hóa, giao cho xã hội đảm nhận một lĩnh vực thì đồng thời Nhà nước cũng phải tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước đối với lĩnh vực đó để đảm bảo nó phát triển theo đúng định hướng. Vì vậy, ở nước ta khi đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động công chứng theo Luật Công chứng, đồng thời đặt ra yêu cầu là tăng cường quản lý Nhà nước về công chứng.
Để tăng cường quản lý Nhà nước về công chứng, các cơ quan có thẩm quyền phải nắm được các thông tin liên quan của hoạt động công chứng, từ đó có các biện pháp để đảm bảo cho hoạt động công chứng phát triển lành mạnh, bền vững, an toàn, đúng định hướng đã đặt ra. Đặc biệt, hoạt động công chứng gắn liền với đời sống dân sự xã hội, các giao dịch nhà, đất, thị trường bất động sản… để hoạch định các chính sách, quy hoạch, kế hoạch thì cơ quan Nhà nước cần có các số liệu, thống kê về hợp đồng, giao dịch bất động sản, về quá trình diễn biến của bất động sản, nhu cầu giao dịch bất động sản thông qua hoạt động công chứng.
Mặt khác, công chứng là một hoạt động bổ trợ tư pháp, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành, văn bản công chứng là cơ sở để các bên tham gia giao dịch thực hiện các công việc tiếp theo với các quyền, nghĩa vụ được Nhà nước quy định, như đóng thuế, lệ phí trước bạ, đăng ký sang tên, đăng ký giao dịch bảo đảm… Vì vậy để tăng cường quản lý trong các lĩnh vực về thuế, tài nguyên, môi trường… cần có các thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Quản lý hoạt động thông tin công chứng còn phục vụ cho công tác giám sát, thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng: để thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động công chứng một cách hiệu quả, phát hiện, xử lý kịp thời các vi phạm của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các hiện tượng lợi dụng công chứng để vi phạm pháp luật của các tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý Nhà nước không thể thiếu thông tin về những hợp đồng, giao dịch đã được thực hiện.
Nhu cầu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là cần thiết, nhưng tự thân các tổ chức hành nghề công chứng khó có thể tự mình xây dựng được một cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, mà cần phải có cơ sở dữ liệu thông tin dùng chung, đó là sự liên kết thông tin ngay chính trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng, giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và tập hợp các thông tin liên quan về bất động sản. Do đó, cần có cơ quan quản lý nhà nước làm đầu mối tổ chức thực hiện xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Đây cũng chính là yêu cầu, nhiệm vụ, vai trò quản lý nhà nước về công chứng.
2. Tham khảo, học tập kinh nghiệm từ tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của một số tỉnh, thành phố và của Cộng hòa Pháp:
2.1. Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh:
2.1.1. Để bảo đảm tăng cường sự quản lý nhà nước đối với hoạt đông công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội; nhất là trong quản lý, khai thác thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, góp phần hạn chế rủi ro trong hoạt động công chứng; năm 2011, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã xây dựng Cơ sở dữ liệu dùng chung về thông tin ngăn chặn và hệ thống thông tin cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu dùng chung. Để xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung về thông tin ngăn chặn, cần thiết phải thiết kế một chuẩn thống nhất về cách thức lưu trữ sau đó chuyển đổi các dữ liệu đã có về thông tin ngăn chặn vào thông qua việc nhập liệu bằng phần mềm. Sau khi CSDL và phần mềm được đưa vào vận hành và khai thác, trong quá trình tác nghiệp chuyên môn, Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng sẽ liên tục cập nhật dữ liệu vào CSDL này. CSDL dùng chung về thông tin ngăn chặn sẽ là CSDL tương tác giữa Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các đơn vị liên quan. Trong đó, Sở Tư pháp sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và vận hành đồng thời chịu trách nhiệm cập nhật thông tin ngăn chặn vào hệ thống khi có yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền như Tòa án, Viện kiểm sát, Ủy ban nhân dân các quận huyện, thị xã.v.v… Các tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng thông tin từ hệ thống, đồng thời có trách nhiệm cập nhật các thông tin liên quan đến giao dịch công chứng vào hệ thống để lưu trữ và chia sẻ giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau. CSDL dùng chung được thiết kế phải có tính mở cao, sẵn sàng cho việc kết nối đến CSDL của các Sở, Ban ngành liên quan khi cần thiết. Sở Tư pháp đã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã thống kê các trường hợp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đã có Quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất và gửi về Sở Tư pháp để nhập vào CSDL.
2.1.2. Để thực hiện cơ chế thông tin hỗ trợ hoạt động công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho người dân, thời gian qua Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đã chủ động thực hiện các công việc sau:
a) Xây dựng phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn:
Từ năm 2007, Sở Tư pháp đã tập trung củng cố hệ thống thông tin về tài sản bị ngăn chặn ở các Phòng công chứng. Theo đó, tập hợp các thông tin về ngăn chặn, phong tỏa… vào kho chung để các công chứng viên có thể tra cứu; cập nhật các thông tin về giao dịch nhà đất tại các xã; hòa mạng với các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm để hình thành thông tin về lý lịch bất động sản phục vụ chung cho việc đăng ký và công chứng.
Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp đã xây dựng phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn, có nối mạng đến tất cả các tổ chức hành nghề công chứng. Theo đó, công chứng viên chỉ cần tra cứu vào máy vi tính dữ liệu về: số thửa, bản đồ, số nhà, tên đường, phường, quận của bất động sản cần công chứng. Sau đó click vào phần “tìm” thì mọi thông tin sẽ hiện ra trên máy, giúp công chứng viên nhanh chóng loại trừ các trường hợp tài sản bị các cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn giao dịch. Để bảo vệ an toàn pháp lý cho cơ sở dữ liệu dùng chung trên mạng, Sở Tư pháp chịu trách nhiệm hàng ngày cập nhật kịp thời những phát sinh ngăn chặn mới của các cơ quan tố tụng như Công an, Viện Kiểm sát, Tòa án, cơ quan thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân quận, huyện…
Qua quá trình triển khai chương trình thông tin ngăn chặn này, nhận thấy chương trình chỉ phục vụ cho việc cập nhật và tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa đối với tài sản do các cơ quan có thẩm quyền chuyển đến, chưa có sự kết nối liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng, do đó, chưa có thông tin có liên quan đến tài sản giao dịch. Hiện nay, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đã nâng cấp, xây dựng chương trình quản lý hồ sơ công chứng, giúp công chứng viên thao tác nghiệp vụ công chứng trực tiếp trên máy, tra cứu các thông tin có liên quan đến tài sản giao dịch (thông tin ngăn chặn, chủ sở hữu, tài sản, lịch sử giao dịch...), đồng thời giúp cơ quan quản lý nhà nước quản lý hoạt động công chứng hiệu quả hơn. Đến nay, chương trình này đang trong giai đoạn chạy thử nghiệm tại các tổ chức hành nghề công chứng. Dự kiến trong năm 2013, chương trình quản lý hồ sơ công chứng sẽ được áp dụng chính thức đối với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố. Chương trình này giúp công chứng viên có thông tin về các tài sản đã công chứng hoặc công chứng trùng nhau ở các tổ chức hành nghề công chứng khác.
b) Thành lập Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố Hồ Chí Minh:
Sở Tư pháp đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh thành lập Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố nhằm thành lập một tổ chức chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ thông tin và tư vấn trong hoạt động công chứng. Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tư pháp, với chức năng là triển khai các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của Sở Tư pháp, cung cấp dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành Tư pháp, cung cấp thông tin, tư vấn và các hoạt động khác hỗ trợ hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên.
c) Xây dựng cơ chế liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan, tổ chức có liên quan:
Việc kết nối và liên thông thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng cũng như giữa các tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan quản lý về bất động sản là một yêu cầu có tính bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch về bất động sản.
Trên cơ sở chương trình quản lý hồ sơ công chứng đã được vận hành ổn định tại tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố, hiện nay, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đang phối hợp với các cơ quan liên quan để xây dựng cơ sở dữ liệu về nhà đất liên thông giữa Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tài nguyên – Môi trường và các Văn phòng đăng ký nhà đất trên địa bàn thành phố. Xây dựng được cơ sở dữ liệu dùng chung trên mạng này, người dân có thể tự vào website của Sở Tư pháp thành phố để truy cập các thông tin về tài sản mà mình định mua xem có “vướng” quy hoạch không, tình trạng giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, chủ sở hữu đã bán cho ai chưa, có tranh chấp, kê biên gì không… để yên tâm mua bán, giao dịch.
2.1.3. Như vậy, qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động thông tin công chứng tại hai địa phương là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho thấy mỗi địa phương có mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng khác nhau, tuy nhiên có một số kinh nghiệm chung như sau:
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản là cần thiết và việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được thực hiện tại một đầu mối (ở Hà Nội là Phòng Bổ trợ tư pháp, thành phố Hố Chí Minh là Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng) để cung cấp thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cho Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, nhằm bảo đảm an toàn cho hoạt động công chứng, an toàn pháp lý cho các giao dịch, phòng tránh rủi ro cho cho Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức, cá nhân liên quan, đồng thời phục vụ hoạt động quản lý nhà nước và phát triển tổ chức, hoạt động công chứng theo định hướng xã hội hoá.
- Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được hiểu bao gồm: thông tin ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, thông tin tham khảo hoặc cảnh báo và thông tin về lịch sử giao dịch của bất động sản.
- Kinh nghiệm từ hoạt động thông tin công chứng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh đều khẳng định yêu cầu bắt buộc của việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản lý thông tin công chứng nhằm đáp ứng các yêu cầu thông tin công chứng trong tình hình mới (với sự phát triển mở rộng của các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, số lượng hồ sơ công chứng và thông tin liên quan đến bất động sản là đối tượng của hợp đồng giao dịch ngày càng tăng lên nhanh chóng...). Trong đó, thông tin công chứng được tin học hóa thành cơ sở dữ liệu, các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên được cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin tại cơ sở dữ liệu này.
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng được thực hiện theo quy chế do cơ quan có thẩm quyền ban hành; thông tin được bộ phận chuyên trách quản lý, cập nhật, các Tổ chức hành nghề công chứng tra cứu, khai thác để phục vụ việc công chứng (có thể trực tiếp qua mạng hoặc bằng Phiếu tra cứu).
- Sở Tư pháp quản lý, chỉ đạo tổ chức và hoạt động thông tin công chứng. Mặt khác, qua kinh nghiệm của thành phố Hà Nội đã khẳng định vai trò phối hợp tích cực của Hội công chứng thành phố Hà Nội trong việc xây dựng và quản lý hoạt động thông tin công chứng.
- Kinh nghiệm từ Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh còn cho thấy yêu cầu bắt buộc của việc liên kết thông tin công chứng; nhằm bổ sung, hoàn thiện và mở rộng hệ cơ sở dữ liệu liên quan đến bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch công chứng. Việc liên kết này hiện nay diễn ra ở thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội với các mức độ khác nhau; trong đó thành phố Hồ Chí Minh có mức độ liên kết mở rộng và chủ động hơn; tuy nhiên cả hai thành phố vẫn còn trong giai đoạn thử nghiệm ban đầu; cần tiếp tục theo dõi và nghiên cứu trong thời gian tới đây để có thể xây dựng một cơ chế liên kết chặt chẽ và hiệu quả nhất.
2.2. Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng ở Cộng hòa Pháp:
2.2.1. Cộng hòa Pháp là một trong những nước tiêu biểu của mô hình công chứng theo hệ thống công chứng Latinh, trong Liên minh Công chứng quốc tế, Pháp là một thành viên quan trọng và thường giữ vai trò là Chủ tịch Liên đoàn.
Ở Pháp thông tin công chứng được quản lý theo chế độ “địa bạ” (theo nghĩa tiếng Việt có thể hiểu là sổ của chính quyền ghi chép về ruộng đất và quyền sử dụng đất); có nghĩa là:
+ Nhà nước quản lý bất động sản tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương theo chế độ địa bạ, trong đó có phân thành các vùng, liên vùng;
+ Mọi bất động sản đều được theo dõi bằng sổ địa bạ;
+ Mọi thay đổi liên quan đến bất động sản về tình trạng pháp lý, chủ sở hữu, sử dụng, về hiện trạng … bao gồm các giao dịch đều phải được ghi chép, cập nhật vào sổ địa bạ và thông tin đó chỉ chính thức có giá trị khi đã được ghi nhận trong sổ địa bạ;
+ Mọi thông tin cần thiết về bất động sản đều có trong sổ địa bạ; sổ địa bạ là nguồn cơ bản và chủ yếu cung cấp thông tin để phục vụ công tác quản lý của Nhà nước (hoạch định chính sách, quy hoạch, thu thuế…), các công việc khác có liên quan đến bất động sản, trong đó có công chứng hợp đồng, giao dịch;
+ Mọi tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền để cập nhật vào sổ địa bạ; nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật;
+ Sổ địa bạ là tài liệu quốc gia, được quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và lưu trữ theo chế độ đặc biệt do pháp luật quy định.
Để công chứng một hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, Công chứng viên với tư cách là một viên chức được Nhà nước Pháp trao quyền, nhân danh Nhà nước, phải thực hiện một quá trình làm việc cẩn trọng và trách nhiệm để tránh những sai sót cho dù nhỏ nhất; Công chứng viên phải thu thập, kiểm tra thông tin về các bên tham gia giao dịch, đối tượng giao dịch; tư vấn pháp luật cho các bên tham gia giao dịch, thậm chí còn tư vấn cả các vấn đề về bất động sản (như quy hoạch, kiến trúc…); kiến trúc…); Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng ở Cộng hòa Pháp được thừa uỷ quyền của cơ quan thuế thực hiện việc thu thuế, lệ phí trước bạ trong các trường hợp hợp đồng, giao dịch phải nộp thuế chuyển quyền, lệ phí đăng ký, thuế thu nhập… giúp cho người có yêu cầu đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản, đăng ký giao dịch bảo đảm… tại các cơ quan có thẩm quyền; do đó thời gian để giải quyết một việc công chứng có thể kéo dài hàng tuần, hàng tháng đến nhiều tháng.
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản, Công chứng viên phải tra cứu thông tin về bất động sản từ sổ địa bạ; căn cứ vào thông tin công chứng được cung cấp từ sổ địa bạ và qua thu thập, xác minh, kiểm tra từ các cơ quan, tổ chức liên quan, thậm chí công chứng viên phải xác minh thực địa, công chứng viên quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
Sau khi ký văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm gửi một bản hợp đồng đến Tòa án sơ thẩm thẩm quyền hẹp của vùng để đăng ký vào sổ địa bạ.
Tại Tòa án sơ thẩm thẩm quyền hẹp của vùng có một Thẩm phán phụ trách việc đăng ký hợp đồng, giao dịch đã công chứng, thẩm phán này sẽ kiểm tra các thông tin và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, sau đó quyết định cho đăng ký hay không cho đăng ký hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào sổ địa bạ. Thẩm phán ra một quyết định cho phép đăng ký và gửi cho Công chứng viên đã chứng nhận văn bản công chứng; thư ký của Tòa án cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã được đăng ký vào Sổ địa bạ được quản lý và lưu giữ tại phòng thư ký của tòa án. Kể từ thời điểm được đăng ký, hợp đồng, giao dịch đã công chứng mới có hiệu lực pháp luật và thông tin về hợp đồng, giao dịch chính thức được ghi nhận, cập nhật lên mạng và có giá trị pháp lý; các cơ quan, tổ chức có liên quan chấp hành giá trị pháp lý của thông tin đó khi có nhu cầu sử dụng, khai thác.
Việc công chứng, cập nhật, khai thác thông tin công chứng, đăng ký thông tin công chứng… theo quy trình trên được tin học hóa bằng phần mềm do Tòa án quản lý, cập nhật; các công chứng viên được khai thác, sử dụng phần mềm này.
2.2.2. Qua kinh nghiệm của Cộng hòa Pháp trong hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản có thể thấy:
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo chế độ địa bạ là cần thiết, mang tính bắt buộc, luôn song hành, gắn liền với hoạt động công chứng; là một thiết chế quan trọng trong việc đẩy mạnh xã hội hóa công chứng; nó vừa có ý nghĩa đảm bảo an toàn, phòng tránh rủi ro cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, cho các bên tham gia giao dịch và các tổ chức, cá nhân liên quan, phòng, chống các hiện tượng tiêu cực, lợi dụng, vi phạm pháp luật thông qua hoạt động công chứng; vừa có ý nghĩa phục vụ tăng cường quản lý nhà nước không chỉ đối với lĩnh vực công chứng mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác, như xây dựng định hướng phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, đề ra các biện pháp phát triển thị trường bất động sản, quản lý việc cấp Giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, đăng ký giao dịch bảo đảm, thu thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước của các chủ thể liên quan …
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng cần được triển khai, quản lý tập trung thống nhất từ trung ương đến địa phương, mà cụ thể là xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản quốc gia và tại mỗi tỉnh, thành phố.
- Về cơ chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin công chứng:
+ Mọi thông tin liên quan đến bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch qua công chứng phải được tập trung tại cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
+ Trách nhiệm cung cấp thông tin và tra cứu, kiểm tra, thu thập thông tin về bất động sản trước khi chứng nhận văn bản công chứng là trách nhiệm bắt buộc của các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng.
+ Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng chỉ chính thức có giá trị và được cung cấp sau khi đã được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
+ Cần quy định rõ trách nhiệm và chế tài xử lý trong hoạt động thông tin công chứng.
* Trên cơ sở những yêu cầu phát triển, cùng với việc học tập kinh nghiệm của Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và Cộng hòa Pháp; xuất phát từ đánh giá thực trạng tổ chức, hoạt động thông tin công chứng đang thí điểm tại Hải Phòng đã quá tải và chưa thực sự đáp ứng yêu cầu thực tế (trung bình trong 03 năm: 2010, 2011, 2012 các tổ chức hành nghề công chứng đã tra cứu trên 50.000 việc/năm), bên cạnh đó Bộ phận này còn thực hiện nhiệm cập nhật hàng chục nghìn thông tin liên quan; trong khi đó Bộ phận thông tin công chứng chưa được đổi mới, hoàn thiện về cơ chế tổ chức, hoạt động, biên chế cán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị, nên thời gian trả lời yêu cầu tra cứu thông tin còn dài, không kịp đáp ứng yêu cầu của hoạt động công chứng.
Mặt khác, qua quá trình hoạt động mô hình thí điểm này đã bộc lộ những bất cập về tổ chức, hoạt động: như chưa có Quy chế chính thức về tổ chức, hoạt động; chưa xác định được tư cách pháp lý của bộ phận trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan; chưa có biên chế chuyên trách; chưa có chế tài xử lý vi phạm; chưa xây dựng được phần mềm tin học…
Do đó, mô hình tổ chức và hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng đặt tại Phòng Bổ trợ tư pháp hiện tại không còn phù hợp, cần được nghiên cứu, xây dựng một mô hình mới.
3. Mục tiêu phát triển của mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng:
- Xây dựng được mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản phù hợp với đặc điểm của thành phố, đáp ứng yêu cầu tình hình thực tế tổ chức, hoạt động công chứng, quản lý công chứng tại Hải Phòng.
- Đảm bảo mô hình có tính khả thi, thuận lợi trong thực hiện, áp dụng; không gây cản trở hoạt động công chứng và các hoạt động khác có liên quan.
- Đảm bảo tính tương thích, tính độc lập của mô hình với các thiết chế khác trong hệ thống và có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng.
- Xây dựng mô hình hoạt động thông tin công chứng mở để hướng tới việc bổ sung và liên kết với các cơ sở dữ liệu thông tin có liên quan.
V. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ
1. Đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng:
Xuất phát từ những đòi hỏi, yêu cầu về mặt pháp lý, thực tiễn, quản lý và mục tiêu phát triển phân tích trên; sau khi nghiên cứu, tham khảo kinh nghiệm triển khai tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Cộng hòa Pháp và các điều kiện đảm bảo có liên quan, chúng tôi xin đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng như sau:
1.1. Phạm vi, đối tượng áp dụng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng:
- Mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được áp dụng trong phạm vi thành phố Hải Phòng; tuy nhiên có thể hòa mạng thông tin công chứng quốc gia và phối hợp với các tỉnh, thành phố khác theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp.
- Đối tượng áp dụng: các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) và các Công chứng viên; Bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ thông tin công chứng; cơ quan quản lý, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
1.2. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động thông tin công chứng:
- Là tổ chức cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước và hoạt động công chứng, có trách nhiệm tập hợp thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã công chứng và các thông tin có liên quan.
- Phân biệt thông tin công chứng với thông tin quản lý nhà nước về công chứng; thông tin ngăn chặn với thông tin cảnh báo, tham khảo và thông tin lịch sử giao dịch của bất động sản.
- Mọi trường hợp vi phạm quy chế về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng đều bị xử lý, nếu gây thiệt hại, thì tổ chức, cá nhân vi phạm gây thiệt hại phải bồi thường, bị xử lý trách nhiệm hành chính, hình sự theo quy định của pháp luật.
- Ứng dụng khoa học và công nghệ, từng bước xây dựng và ứng dụng phần mềm tin học trong hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản ở Hải Phòng; nâng cao hiệu quả công tác này, chuẩn bị tốt khi có yêu cầu hòa mạng hoạt động thông tin công chứng trên phạm vi toàn quốc.
1.3. Tổ chức
1.3.1. Tên gọi: TRUNG TÂM THÔNG TIN CÔNG CHỨNG THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG.
1.3.2. Vị trí, địa vị pháp lý: Trung tâm Thông tin công chứng (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị sự nghiệp công lập có thu, trực thuộc Sở Tư pháp do Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng quyết định thành lập.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng và Kho bạc Nhà nước, hoạt động theo quy định pháp luật.
Trung tâm chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Sở Tư pháp (trong điều kiện thực tế hiện nay, qua quá trình thử nghiệm đồng thời qua việc khảo sát ý kiến của các đối tượng liên quan và học tập kinh nghiệm từ các địa phương trong nước cho thấy việc thành lập Trung tâm Thông tin công chứng là cần thiết và Trung tâm thuộc thẩm quyền quản lý, chỉ đạo của Sở Tư pháp là mô hình phù hợp; sau này, có thể chuyển giao cho Hội Công chứng quản lý tại thời điểm và điều kiện thích hợp).
1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chức năng: xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản và các thông tin khác có liên quan trên địa bàn thành phố theo quy định pháp luật, theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp; cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước, hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong hoạt động công chứng.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản của thành phố: tiếp nhận, trao đổi, xác minh, cập nhật, lưu trữ, khai thác các thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã công chứng và các thông tin khác có liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
+ Báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp các thông tin liên quan đến công tác quản lý nhà nước về công chứng.
+ Cung cấp thông tin, trả lời yêu cầu tra cứu thông tin của các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (các thông tin ngăn chặn, thông tin cảnh báo, thông tin lịch sử giao dịch của bất động sản…), hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong hoạt động công chứng.
+ Phối hợp các tổ chức, cá nhân liên quan trong hoạt động thông tin công chứng, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
+ Phát hiện, báo cáo và đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động, chấn chỉnh, xử lý kịp thời những vi phạm trong tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
+ Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa, đề xuất xây dựng phần mềm, bảo đảm an toàn, nguyên tắc bảo mật cơ sở dữ liệu thông tin công chứng; đề xuất xây dựng các phần mềm tin học khác có liên quan.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng.
1.3.4. Cơ cấu tổ chức, biên chế cán bộ:
- Trung tâm có Giám đốc, các Phó Giám đốc và các chức danh khác.
- Giám đốc Trung tâm là công chức, phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp về toàn bộ tổ chức, hoạt động của Trung tâm; do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Nội vụ và theo quy định pháp luật.
- Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm; do Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm.
- Biên chế, cán bộ: Biên chế của Trung tâm là biên chế sự nghiệp, được Ủy ban nhân dân thành phố giao chung trong tổng số biên chế của Sở Tư pháp; trước mắt, cần bố trí 05 biên chế làm việc tại Trung tâm Thông tin công chứng, lương và các chi phí cần thiết khác để chi trả cho số biên chế này lấy từ chính nguồn thu cung cấp thông tin công chứng của Trung tâm; ngân sách Nhà nước không đài thọ.
- Biên chế, cán bộ: Biên chế của Trung tâm là biên chế sự nghiệp, được Ủy ban nhân dân thành phố giao chung trong tổng số biên chế của Sở Tư pháp; trước mắt, cần bố trí 05 biên chế làm việc tại Trung tâm Thông tin công chứng, lương và các chi phí cần thiết khác để chi trả cho số biên chế này lấy từ chính nguồn thu cung cấp thông tin công chứng của Trung tâm; ngân sách Nhà nước không đài thọ.
1.3.5. Trụ sở, cơ sở vật chất:
- Trụ sở làm việc: Trung tâm Thông tin công chứng cần có trụ sở riêng, đảm bảo thuận tiện cho việc tiếp nhận và trả lời các yêu cầu tra cứu thông tin công chứng; có nơi làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên của Trung tâm, nơi tiếp các tổ chức, cá nhân đến giao dịch công tác và nơi lưu trữ thông tin công chứng.
- Cần được trang bị phương tiện làm việc như: bàn, ghế, tủ hồ sơ chuyên dụng để lưu trữ tài liệu, điện thoại, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy quét....
- Từng bước trang bị các thiết bị: máy chủ, các thiết bị mạng thực hiện tin học hoá và kết nối với tổ chức hành nghề công chứng, các cơ sở dữ liệu thông tin khác tại các cơ quan, tổ chức hữu quan khác trong thành phố và toàn quốc (khi triển khai liên kết thông tin công chứng).
Đề nghị Thành phố hỗ trợ trụ sở, cơ sở vật chất ban đầu cho Trung tâm Thông tin công chứng; các tổ chức hành nghề công chứng đóng góp để từng bước hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng.
1.3.6. Kinh phí đảm bảo hoạt động:
Trung tâm Thông tin công chứng hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí; nguồn hỗ trợ ban đầu từ ngân sách nhà nước và các tổ chức hành nghề công chứng đóng góp; các tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức, cá nhân được cung cấp thông tin có trách nhiệm thanh toán chi phí cho Trung tâm. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố về chi phí (dịch vụ) tra cứu thông tin công chứng.
1.3.7. Quan hệ của Trung tâm:
- Với Sở Tư pháp: Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Sở Tư pháp, có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm; chủ động đề xuất, kiến nghị các vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm.
Trung tâm phối hợp với các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp triển khai thực hiện các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm và các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp theo nguyên tắc sau:
+ Đối với những việc thuộc chức năng quản lý của Sở Tư pháp mà Phòng nghiệp vụ được Giám đốc Sở phân công thì Trung tâm có trách nhiệm báo cáo Phòng nghiệp vụ theo yêu cầu.
+ Đối với những công việc hàng ngày, thường xuyên của Trung tâm và phòng chuyên môn: Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo Phòng chuyên môn trực tiếp trao đổi, phối hợp để thực hiện công việc;
+ Đối với những vấn đề quan trọng, phức tạp, liên quan đến cơ chế, chính sách và các vấn đề khác cần chỉ đạo chung, áp dụng chung, lâu dài: Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo Phòng chuyên môn chủ động phối hợp báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp và tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp.
- Với các tổ chức hành nghề công chứng
+ Trung tâm quản lý Cơ sở dữ liệu, thực hiện hoạt động lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin công chứng, cung cấp cho các tổ chức hành nghề công chứng. Trung tâm có quan hệ vừa mang tính phục vụ, vừa mang tính phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên trên địa bàn thành phố, đảm bảo các việc công chứng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, công khai, minh bạch và bình đẳng.
+ Trao đổi thông tin thường xuyên, liên tục giữa Trung tâm và các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên.
+ Các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng thông tin do Trung tâm cung cấp theo quy định pháp luật; Quy chế tổ chức, hoạt động thông tin công chứng do Ủy ban nhân dân thành phố ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Tư pháp; đóng góp chi phí sử dụng dịch vụ cho Trung tâm.
+ Trung tâm có quyền đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng cung cấp các thông tin cần thiết cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm và có trách nhiệm bảo mật đối với các thông tin được cung cấp theo quy định pháp luật.
+ Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm theo đề nghị của Trung tâm.
- Với Hội Công chứng Thành phố, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan: Trung tâm phối hợp với Hội Công chứng Thành phố, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm theo Quy chế tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
1.4. Hoạt động thông tin công chứng:
1.4.1. Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng:
a) Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng là tập hợp các thông tin liên quan đến bất động sản, bao gồm:
- Thông tin ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch;
- Thông tin cảnh báo, để công chứng viên kiểm tra, xác minh, bổ sung đủ các thông tin cần thiết trước khi quyết định việc công chứng;
- Thông tin về lịch sử giao dịch của bất động sản;
- Các thông tin khác có liên quan.
b) Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được Trung tâm cập nhật từ các nguồn sau:
- Phiếu yêu cầu tra cứu của Công chứng viên và kết quả tra cứu của Trung tâm;
- Bản chụp văn bản công chứng;
- Văn bản của các tổ chức hành nghề công chứng;
- Văn bản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan về bất động sản (văn bản của Tòa án, Viện Kiểm sát, Cơ quan Điều tra, Cơ quan Thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân các cấp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức tín dụng, ngân hàng, doanh nghiệp…; đơn thư của nhân dân…)
- Các nguồn thông tin khác về bất động sản.
Để đảm bảo sự đầy đủ (tương đối) của nguồn thông tin hình thành cơ sở dữ liệu, cơ chế liên kết thông tin giữa các cơ quan, đơn vị nắm giữ thông tin liên quan là rất quan trọng. Vấn đề này không những cần được chế định tại văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan có thẩm quyền mà còn cần sự phối hợp, đồng thuận của nhiều Cấp, nhiều Ngành liên quan.
c) Khi nhận được thông tin, Trung tâm Thông tin công chứng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ; cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Trường hợp nhận được các thông tin, tài liệu có dấu hiệu không bình thường hoặc phát hiện vi phạm, Trung tâm Thông tin công chứng báo cáo, đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp để chỉ đạo kiểm tra, xác minh, xử lý những thông tin đó.
- Trên cơ sở các thông tin và các quy định pháp luật liên quan; Trung tâm Thông tin công chứng báo cáo, đề xuất Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc ngăn chặn, hủy bỏ ngăn chặn công chứng; sau đó, Trung tâm cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng và ra Thông báo về việc ngăn chặn hoặc hủy bỏ việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.
- Các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cho Trung tâm Thông tin công chứng, để phục vụ công tác cập nhật, quản lý, tra cứu, sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
- Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền; cung cấp cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên giải quyết việc công chứng.
d) Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được thiết lập bằng hồ sơ giấy và số hóa thành dữ liệu tin học
+ Thông tin công chứng được thiết lập và lưu trữ bằng hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản cụ thể.
+ Trung tâm Thông tin công chứng có trách nhiệm cập nhật, bổ sung, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản đảm bảo tính thống nhất và theo thứ tự theo thời gian.
+ Việc thiết lập, lưu trữ hồ sơ thông tin công chứng phải đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản, dễ sử dụng và phải được bảo vệ an toàn.
e) Về lâu dài Trung tâm sẽ xây dựng cơ chế liên kết thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin khác có liên quan, như: về đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản; đăng ký giao dịch bảo đảm; quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; quy hoạch đô thị; thi hành án dân sự; tranh chấp liên quan đến bất động sản… Việc liên kết thông tin công chứng cần sự phối hợp của nhiều cơ quan, đơn vị như Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất….
1.4.2. Tra cứu thông tin công chứng:
- Đối tượng được cung cấp thông tin công chứng: Trước mắt đối tượng được cung cấp thông tin công chứng sẽ bao gồm các Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi các cơ quan này có yêu cầu phối hợp chính thức, dần sẽ mở rộng đến các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu thông tin công chứng.
- Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, công chứng viên phải thực hiện tra cứu thông tin từ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
Tùy theo tình hình thực tế, việc tra cứu có thể áp dụng các hình thức phù hợp: tra cứu bằng Phiếu trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, thư điện tử, bằng Fax, qua mạng tin học (sau khi hoàn thành cơ sở dữ liệu và phần mềm tin học khai thác thông tin công chứng).
- Trung tâm thông tin công chứng có trách nhiệm trả lời kết quả tra cứu theo yêu cầu (cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin cảnh báo, thông tin về lịch sử giao dịch bất động sản, các thông tin khác liên quan) và chịu trách nhiệm về kết quả trả lời tra cứu.
1.4.3. Sử dụng thông tin công chứng:
- Kết quả tra cứu thông tin công chứng có giá trị để công chứng viên quyết định công chứng hoặc không công chứng hợp đồng, giao dịch theo nội dung đã yêu cầu tra cứu; công chứng viên chỉ được thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch khi kết quả tra cứu xác nhận là không có thông tin cản trở việc công chứng.
- Công chứng viên không được thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với bất động sản khi đã có thông báo ngăn chặn; nếu có khiếu nại gửi Giám đốc Trung tâm hoặc đề xuất, báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp.
- Nếu công chứng viên thực hiện việc công chứng thì sau khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên gửi 01 bản chụp hợp đồng đã công chứng về tổ chức làm nhiệm vụ thông tin công chứng để lưu trữ trong Hồ sơ thông tin công chứng; nếu không thực hiện công chứng thì công chứng viên trả lại kết quả tra cứu đã nhận được.
1.4.4. Quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng:
- Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được quản lý chặt chẽ theo chế độ thông tin nghiệp vụ nội bộ. Chỉ những người có trách nhiệm mới được tra cứu, sử dụng, bổ sung, chỉnh sửa, cung cấp, cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin công chứng, hồ sơ thông tin công chứng.
- Trước mắt, thông tin công chứng chỉ được cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được cung cấp theo trình tự, thủ tục được quy định; lâu dài, cần nghiên cứu cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu trong xã hội được khai thác, sử dụng thông tin công chứng.
- Trung tâm có trách nhiệm thường xuyên rà soát các hồ sơ thông tin công chứng, cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, tổng hợp lại các thông tin đã nhận, đã cung cấp.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, Trung tâm cần phân biệt rõ thông tin công chứng với các thông tin liên quan đến hoạt động quản lý Nhà nước; có trách nhiệm phát hiện và báo cáo, xin ý kiến Sở Tư pháp đối với các loại thông tin phục vụ quản lý nhà nước, nhất là đối với những trường hợp tiêu cực trong hoạt động công chứng, lợi dụng công chứng để vi phạm pháp luật (yêu cầu công chứng hợp đồng giả tạo, yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng khi chưa đăng ký sang tên, yêu cầu hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã công chứng để trốn tránh nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, nghĩa vụ đăng ký sang tên…).
1.4.5. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động thông tin công chứng:
Các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng, quản lý, khai thác, tra cứu, sử dụng và bảo vệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Tổ chức, cá nhân vi phạm chế độ hoạt động thông tin công chứng mà gây thiệt hại, thì tổ chức, cá nhân vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình hoạt động, Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm phát hiện, báo cáo, đề xuất Giám đốc Sở Tư pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị Cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm trong hoạt động thông tin công chứng.
1.4.6. Tin học hóa hoạt động thông tin công chứng:
a) Tin học hóa hoạt động thông tin công chứng đã được khẳng định là một yêu cầu tất yếu đối với hoạt động thông tin công chứng trong giai đoạn hiện nay và trong thời gian tới. Tuy nhiên, mức độ tin học hóa hoạt động này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và các điều kiện đảm bảo như nguồn lực đầu tư (tổ chức, nhân lực, kinh phí, thông tin …), điều kiện cơ sở vật chất, điều kiện cơ sở dữ liệu sẵn có, điều kiện đảm bảo an ninh cho hệ cơ sở dữ liệu… Xét trên các điều kiện cụ thể của Hải Phòng do kinh phí đầu tư còn hạn chế, cơ sở dữ liệu hầu hết ở dạng văn bản, hồ sơ, lưu trữ thủ công và vấn đề đảm bảo an ninh cho hệ cơ sở dữ liệu còn là một thách thức lớn; do đó, việc tin học hóa hoạt động thông tin công chứng cần thực hiện từng bước, với lộ trình phù hợp.
Dự kiến, việc ứng dụng tin học sẽ phải trải qua các giai đoạn thử nghiệm và phát triển như sau:
- Giai đoạn 1: xây dựng phần mềm để quản lý, khai thác thông tin công chứng tại Trung tâm; nghiên cứu khả năng liên kết cơ sở dữ liệu thông tin công chứng với các cơ sở dữ liệu thông tin khác có liên quan.
- Giai đoạn 2: xây dựng phần mềm sử dụng chung, cho các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên được chủ động khai thác, sử dụng thông tin trực tiếp qua mạng.
- Giai đoạn 3: các tổ chức, cá nhân được khai thác thông tin công chứng qua mạng tin học.
b) Trước mắt, Trung tâm Thông tin công chứng phối hợp với các cơ quan, đơn vị hữu quan nghiên cứu, số hóa các thông tin, hồ sơ thông tin công chứng thành dữ liệu số hóa để khai thác và sử dụng; tin học hóa các quy trình, cơ chế hoạt động thông tin công chứng thành các chương trình phần mềm để sử dụng chung.
Qua kinh nghiệm xây dựng chương trình phần mềm của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cho thấy quá trình này cần thực hiện các công việc như sau:
- Mua sắm trang thiết bị tin học (gồm những thiết bị tin học chủ yếu sau: Máy chủ cài đặt phần mềm và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, Thiết bị tường lửa phục vụ vận hành máy chủ, Máy trạm làm việc, máy in, máy quét, Hệ điều hành và phần mềm quản trị CSDL, Các thiết bị phụ trợ khác: UPS, ...)
- Xây dựng phần mềm cập nhật và khai thác thông tin, trong đó cần phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản như:
+ Về chức năng nghiệp vụ (Quản lý, cập nhật, tra cứu các thông tin; Thống kê, báo cáo; gửi thông báo liên lạc ...).
+ Chức năng hệ thống (Quản lý hệ thống, Quản lý người sử dụng hệ thống, cấp phát tài khoản sử dụng hệ thống, quản lý quyền truy nhập, đăng ký & thay đổi dữ liệu...).
+ Tính năng tiện ích (tích hợp máy quét văn bản tự động).
- Nhập dữ liệu đang có vào phần mềm.
- Triển khai, đào tạo, vận hành hệ thống và bảo trì hệ thống.
Dự toán kinh phí cho các hạng mục công việc trên vào khoảng 1 tỷ đồng.
1.4.7. Liên kết thông tin công chứng:
Kết quả nghiên cứu, khảo sát và thực tiễn hoạt động thông tin công chứng tại Hải Phòng, Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho thấy việc xây dựng một cơ chế liên kết thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin khác có liên quan (đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản; đăng ký giao dịch bảo đảm; quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; quy hoạch đô thị; thi hành án dân sự; tranh chấp liên quan đến bất động sản…) là hết sức cần thiết; đặc biệt có ý nghĩa đối với hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, quản lý thị trường bất động sản, quản lý nguồn tài nguyên đất và thuế...
Tuy nhiên, việc liên kết thông tin công chứng cần sự phối hợp của nhiều cơ quan, đơn vị như Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức hành nghề công chứng… Về phạm vi, quy mô thông tin liên kết, thẩm quyền sử dụng, quản lý, đầu mối quản lý hệ cơ sở dữ liệu thông tin sau khi thực hiện việc liên kết thành công cũng là những vấn đề rất lớn, phức tạp và theo hình dung ban đầu của chúng tôi cần có một cơ chế chính thức được thể chế hóa thành văn bản quy phạm pháp luật, với sự chỉ đạo quyết liệt của các Bộ, Ngành Trung ương và quyết tâm cao của các đơn vị liên quan.
Tuy nhiên, việc xây dựng, hoàn thiện hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng (đặc biệt là việc tin học hóa hệ cơ sở dữ liệu này) sẽ là tiền đề rất quan trọng để có thể liên kết thành công với các hệ cơ sở dữ liệu của các cơ quan địa chính, thi hành án dân sự... trong tương lai. Đây cũng là nội dung của đề án khoa học mà Ban Chủ nhiệm Đề án tiếp tục nghiên cứu trong năm 2013, 2014 như một bước phát triển tiếp theo của Đề án này.
1.5. Quản lý Nhà nước đối với tổ chức, hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng thành phố Hải Phòng:
- Phòng Bổ trợ tư pháp tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo trực tiếp tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng.
- Văn phòng Sở tham mưu với Giám đốc Sở Tư pháp tuyển dụng, bố trí cán bộ, trụ sở làm việc, trang bị và bảo đảm các điều kiện làm việc khác cho Trung tâm Thông tin công chứng.
- Thanh tra Sở thực hiện việc kiểm tra, thanh tra tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp.
1.6. Đề xuất các điều kiện đảm bảo để triển khai mô hình:
- Đề nghị Bộ Tư pháp đồng ý về chủ trương và hỗ trợ về cơ chế pháp luật; Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thành lập Trung tâm, ban hành hoặc phê duyệt Quy chế, Đề án tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
- Đề nghị Thành phố giao chỉ tiêu biên chế, hỗ trợ ban đầu về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động cho Trung tâm. Tạo điều kiện về các nguồn lực đảm bảo cho Trung tâm được tổ chức và hoạt động có hiệu quả.
- Sở Tư pháp trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo; các Phòng, Ban, Đơn vị chức năng thuộc Sở phối hợp tạo điều kiện cho Trung tâm hoạt động; chỉ đạo nghiên cứu, vừa làm vừa rút kinh nghiệm để ngày càng hoàn thiện hơn.
- Các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên tự giác và tuân thủ nghiêm các quy định về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng; có trách nhiệm đóng góp kinh phí hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm, đóng góp các nguồn lực để xây dựng phần mềm tin học về cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan phối hợp, hỗ trợ Trung tâm trong tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
Trên đây là đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng; với phạm vi, kết quả nghiên cứu và tình hình thực tế, yêu cầu của thực tiễn hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng, chúng tôi thấy đây là mô hình phù hợp và cần sớm được triển khai.
Hình 1. Sơ đồ mô hình tổ chức hoạt động thông tin công chứng thành phố
Hải Phòng (đề xuất)
Tuy nhiên, để mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng này được hoàn thiện hơn, nâng cao chất lượng thông tin, đáp ứng đầy đủ và kịp thời hơn nhu cầu thông tin của cơ quan quản lý, của tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên và phục vụ cả các nhu cầu thông tin về bất động sản của tổ chức, doanh nghiệp, người dân với sự phát triển của nền kinh tế thị trường trong môi trường xã hội thông tin, thì yêu cầu đặt ra là cần phải tiếp tục mở rộng và chuyên sâu hơn nữa phạm vi cũng như nội dung nghiên cứu, trong đó trước mắt cần nghiên cứu vấn đề liên kết thông tin công chứng về hợp đồng, giao dịch bất động sản.
2. Đề xuất về thể chế:
2.1. Đề nghị Quốc hội sớm sửa đổi Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở, Luật xây dựng, Luật công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan một cách đồng bộ, thống nhất, gắn cải cách công tác lập pháp, cải cách tư pháp và cải cách hành chính; đặc biệt cần quy định rõ các việc công chứng bắt buộc đối với các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản như các giao dịch liên quan về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, nhà ở; quy định về các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch như hộ gia đình; quy định rõ về điều kiện, trình tự, thủ tục hủy bỏ hợp đồng giao dịch…
2.2. Đề nghị Quốc hội xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hơn Luật công chứng, quy định rõ các vấn đề như đã nêu ở trên; đặc biệt, cần tập trung sửa đổi, bổ sung những vấn đề có tính cấp bách, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho tổ chức và hoạt động công chứng, thông tin công chứng.
Trong đó, cần thiết phải đưa tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành một chế định của Luật công chứng; quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc về cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản và xác định thông tin công chứng là một chế độ bắt buộc trong hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản; quy định chế tài đối với những cá nhân, tổ chức không thực hiện tra cứu thông tin theo quy định.
Cần phân biệt rõ hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong Luật công chứng với hoạt động chứng thực của các cơ quan hành chính Nhà nước trong Luật chứng thực. Xác định rõ công chứng là một hoạt động bổ trợ tư pháp, không phải là hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, các thủ tục trong hoạt động công chứng là quy trình nghiệp vụ và thủ tục của việc công chứng không phải là thủ tục hành chính. Hoạt động thông tin công chứng là một thiết chế hỗ trợ hoạt động công chứng có tính bắt buộc, giúp đảm bảo phát huy tác dụng và vai trò, ý nghĩa và giá trị của hoạt động bổ trợ tư pháp này.
- Đề nghị quy định văn bản công chứng có giá trị bắt buộc thực hiện đối với các bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch và các cơ quan, tổ chức liên quan. Trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết hoặc cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền tổ chức cưỡng chế thi hành hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật. Quy định này sẽ nâng cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng để tương ứng với chế độ thông tin công chứng mà nó đã tuân thủ, đồng thời nó cũng nâng cao trách nhiệm và thúc đẩy phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
- Quy định rõ về việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch trong phạm vi tỉnh, thành phố, tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng toàn quốc làm cơ sở cho việc xoá bỏ thẩm quyền về địa hạt công chứng bất động sản trong toàn quốc, phục vụ định hướng lâu dài là công chứng viên có thể công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi toàn quốc. Xây dựng cơ chế và xác định trách nhiệm của các Bộ, Ngành, cơ quan, tổ chức hữu quan trong việc liên kết và chia sẻ thông tin công chứng với thông tin về đăng ký giao dịch bảo đảm, thông tin về đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, thông tin về đất đai, nhà ở, thuế, thi hành án …
- Quy định thống nhất về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, Điều lệ của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên ở Trung ương và địa phương, việc gia nhập tổ chức xã hội nghề nghiệp là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các công chứng viên; đồng thời cần có định hướng sau này giao hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch cho tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên quản lý như là một chức năng của tổ chức mang tính tự quản.
2.3. Đề nghị Bộ Tư pháp thống nhất với các Bộ, Ngành hữu quan ban hành Thông tư liên tịch hướng dẫn đầy đủ, cụ thể, chi tiết, rõ ràng về mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản và các cơ chế đảm bảo để áp dụng thông nhất tại các tỉnh, thành phố, tiến tới xây dựng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch trong toàn quốc.
3. Một số kiến nghị cụ thể:
3.1. Trong khi chờ ban hành và hoàn thiện thể chế về thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để áp dụng thống nhất trong toàn quốc; đề nghị Bộ Tư pháp có văn bản đồng ý về chủ trương cho thành phố Hải Phòng được thí điểm triển khai thành lập Trung tâm Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng theo dự kiến mô hình như đã đề xuất.
3.2. Đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố ra Quyết định thành lập Trung tâm Thông tin công chứng thành phố là đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ về biên chế, kinh phí; ban hành hoặc phê duyệt Quy chế, Đề án về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng; giao chỉ tiêu biên chế sự nghiệp do Trung tâm tự trả lương từ nguồn thu phí tra cứu thông tin công chứng, hỗ trợ ban đầu về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động cho Trung tâm. Tạo điều kiện về các nguồn lực để đảm bảo cho Trung tâm được tổ chức và hoạt động có hiệu quả.
3.3. Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương nghiên cứu, xem xét, trước mắt cho thí điểm thực hiện việc giao cho công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thừa uỷ quyền của cơ quan thuế thực hiện việc thu thuế, lệ phí trước bạ trong các trường hợp hợp đồng, giao dịch phải nộp thuế chuyển quyền, lệ phí đăng ký, thuế thu nhập…; nghiên cứu quy định cơ chế quan hệ giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan có thẩm quyền đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản, đăng ký giao dịch bảo đảm… để góp phần cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận tiện cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong đăng ký quyền sở hữu, sử dụng hoặc đăng ký giao dịch bảo đảm, đồng thời tăng cường quản lý nhà nước, phòng, chống các hiện tượng tiêu cực như chậm nộp thuế, trốn thuế, không đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản theo đúng quy định pháp luật... Sau này bổ sung chính thức vào Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Đây cũng là biện pháp tăng cường quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản một cách đồng bộ, thống nhất, là cơ sở để thực hiện việc liên kết thông tin công chứng và các thông tin khác có liên quan.
3.4. Đề nghị xây dựng quy trình phối hợp việc tiếp nhận, cung cấp thông tin về bất động sản với các cơ quan: Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, các tổ chức tín dụng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các cơ quan chức năng phong tỏa tài sản trên địa bàn thành phố.
BỘ TƯ PHÁP
VIỆN KHOA HỌC PHÁP LÝ
ĐỀ ÁN KHOA HỌC
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC,
HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ
HẢI PHÒNG
CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: Ts. Nguyễn Văn Thái
PHÓ CHỦ NHIỆM ĐỀ ÁN: CN. Ngô Minh Tuấn
THƯ KÝ ĐỀ ÁN: Ths. Trần Quang Minh
HÀ NỘI - 2013
|
|
MỤC LỤC
BÁO CÁO ĐỀ ÁN
I. Phần mở đầu 5
1. Sự cần thiết của Đề án 5
2. Mục tiêu nghiên cứu 9
3. Nội dung nghiên cứu 10
4. Phương pháp nghiên cứu 11
II. Giới thiệu chung về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 12
1. Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là gì? 12
2. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 14
III. Thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng 18
1. Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 18
2. Đánh giá thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 24
IV. Yêu cầu và mục tiêu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng thời gian tới 33
1. Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 33
2. Tham khảo, học tập kinh nghiệm từ tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của một số tỉnh, thành phố và của Cộng hòa Pháp 42
3. Mục tiêu phát triển của mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng 51
V. Đề xuất và kiến nghị 52
1. Đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng 52
2. Đề xuất về thể chế 66
3. Một số kiến nghị cụ thể 68
CÁC CHUYÊN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1. Chuyên đề 1: Một số vấn đề lý luận về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản 70
2. Chuyên đề 2: Đánh giá kết quả điều tra, khảo sát nhu cầu và ý kiến của một số đối tượng có liên quan về hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng 78
3. Chuyên đề 3: Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 87
4. Chuyên đề 4: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hà Nội, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 100
5. Chuyên đề 5: Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, những kết quả, thuận lợi, tồn tại, hạn chế, khó khăn, vướng mắc 109
6. Chuyên đề 6: Một số so sánh, kinh nghiệm về quản lý, khai thác, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản học tập từ một số tỉnh, thành phố trong nước (Hà Nội, tp. Hồ Chí Minh) 121
7. Chuyên đề 7: Kinh nghiệm tham khảo từ hoạt động thông tin công chứng của Cộng hoà Pháp 131
8. Chuyên đề 8: Đề xuất mô hình thông tin Công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng 139
9. Chuyên đề 9: Một số vấn đề kiến nghị về mặt thể chế 161
10. Chuyên đề 10: Một số đề xuất ban đầu với Bộ Tư pháp về hoàn thiện cơ sở pháp lý của hoạt động thông tin công chứng hợp động, giao dịch bất động sản và thành lập cơ sở dữ liệu mở cho hoạt động thông tin bất động sản 181
PHỤ LỤC
1. Các mẫu phiếu khảo sát 192
2. Các kết quả phiếu điều tra, khảo sát 206
3. Báo cáo tổng hợp, phân tích số liệu điều tra, khảo sát 227
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của Đề án:
1.1. Sự cần thiết về mặt lý luận:
Trên thế giới, hoạt động công chứng đã có lịch sử hình thành và phát triển từ lâu, gắn bó chặt chẽ với đời sống dân sự. Các vấn đề liên quan đến nghề công chứng, hoạt động của công chứng viên như: tư cách công chứng viên, quyền hạn, trách nhiệm của công chứng viên; những việc bắt buộc phải công chứng hay hoạt động thông tin công chứng đã có tính ổn định theo từng hệ thống.
Tuy nhiên, hoạt động công chứng nói chung cũng như những vấn đề liên quan như hoạt động thông tin công chứng lại rất mới ở nước ta và chưa có quy định pháp luật điều chỉnh.
Đến nay, hoạt động thông tin công chứng đã trở thành nhu cầu không thể thiếu khi thực hiện việc công chứng của công chứng viên ở một số tỉnh, thành (như Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh…) nhưng chúng ta lại chưa thấy có đề tài hay đề án khoa học hoàn chỉnh nào nghiên cứu sâu, được phổ biến rộng rãi về hoạt động thông tin công chứng và việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Trong bối cảnh thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước ta hiện nay thì rõ ràng đây là một vấn đề rất quan trọng đối với hoạt động công chứng và hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng. Do đó, cần thiết phải xây dựng một đề án khoa học nghiên cứu có hệ thống và cụ thể về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
1.2. Sự cần thiết về mặt thực tiễn:
Hiện nay, Nhà nước và xã hội đang trao cho công chứng viên nhiệm vụ, vai trò rất quan trọng đó là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về cả hình thức và nội dung của văn bản công chứng; nếu vi phạm quy định pháp luật thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định pháp luật. Có thể thấy quyền hạn của công chứng viên rất lớn, nhưng trách nhiệm cũng hết sức nặng nề. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật mới chỉ có các biện pháp quản lý, chế tài xử lý (dân sự, hành chính, hình sự) đối với công chứng viên khi có vi phạm; trong khi đó các thiết chế hỗ trợ, phòng ngừa cần thiết cho công chứng viên còn rất thiếu. Một trong các biện pháp hỗ trợ cần thiết đó chính là hệ thống thông tin công chứng.
Như nhiều loại thông tin khác, thông tin về tài sản và quyền sở hữu đối với tài sản ở Việt Nam nhìn chung ở trong tình trạng thiếu minh bạch. Thêm vào đó do hoàn cảnh lịch sử và các quy định pháp luật về bất động sản thiếu ổn định (Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở…) cũng như thực tế hình thành các loại giấy tờ sở hữu, giao dịch và quản lý tài sản qua các thời kỳ ở Việt Nam rất phức tạp nên việc quản lý, theo dõi biến động và thông tin về bất động sản ở nước ta không đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Đến nay, chúng ta vẫn chưa có được cơ chế tạo điều kiện cho công chứng viên tiếp cận dễ dàng với các nguồn thông tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu, sử dụng; ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản; bất động sản đó đã được bán cho ai hay đang cho ai thuê; sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, chủ sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp hay phong toả, hạn chế việc giao dịch không?...).
Thực tế, ở Hải Phòng cũng như các địa phương trên toàn quốc, trong thời gian qua xảy ra nhiều trường hợp phức tạp trong hoạt động công chứng mà các bên liên quan và công chứng viên phải gánh chịu hậu quả, mà một trong những nguyên nhân chính là do thông tin công chứng không được quản lý tập trung, thống nhất và chưa cung cấp kịp thời cho công chứng viên, công chứng viên không có điều kiện tiếp cận với các thông tin về bất động sản dẫn đến việc xảy ra tình trạng công chứng chồng chéo, có hành vi gian dối dối trong hợp đồng, giao dịch, thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong toả của Ngân hàng, của Cơ quan quản lý nhà nước, của cơ quan Thi hành án dân sự…), trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà không làm thủ tục đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng trong Giấy chứng nhận quyền sở hữu…
Mặt khác, rất ít trường hợp Công chứng viên kiểm tra thực tế tài sản giao dịch để xác định đối tượng có tồn tại hay không, diện tích, đặc điểm … có phù hợp với giấy tờ chứng minh hay không, mà chỉ dựa vào giấy tờ liên quan đến tài sản. Từ đó, đã có nhiều trường hợp mặc dù hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng không đăng ký chuyển quyền được do văn bản công chứng không phù hợp với hiện trạng, hoặc tài sản trong thực tế đã bị thay đổi, không còn tồn tại… gây ảnh hưởng xấu đến uy tín nghề công chứng.
Với sự phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập kinh tế quốc tế, các giao dịch liên quan đến bất động sản ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng, phức tạp về nội dung càng khiến cho việc kiểm soát rủi ro đối với hoạt động công chứng đặc biệt khó.
Những bất cập này dẫn đến tình trạng hợp đồng, giao dịch không đảm bảo an toàn pháp lý, nhiều tranh chấp, khiếu kiện phức tạp, gây ra tâm lý e ngại, sợ trách nhiệm của công chứng viên… làm ảnh hưởng đến trật tự an toàn xã hội, sự nghiêm minh của luật pháp, nguyên tắc trung thực, thiện chí trong các giao dịch dân sự cũng như sự phát triển của nghề công chứng ở nước ta.
Việc xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề này trở thành yêu cầu bức thiết hơn khi pháp luật quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ động tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng – cơ quan tài nguyên và môi trường – các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Hiện nay, một số tỉnh, thành phố đã áp dụng việc tra cứu thông tin về bất động sản khi có yêu cầu công chứng, chứng thực bằng cách ứng dụng phần mềm tin học công chứng (Master) do Hội đồng công chứng Tối cao Pháp hỗ trợ thông qua Dự án hiện đại hoá công chứng Việt Nam. Tuy nhiên, phần mềm tin học này cũng chưa được nghiên cứu, xem xét, điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại Việt Nam, hay tại từng địa phương. Thực tế đã cho thấy phần mềm tin học này do Pháp xây dựng trên cơ sở điều kiện thực tế và đặc điểm tổ chức và hoạt động công chứng của Pháp, chủ yếu phục vụ cho việc soạn thảo, lưu trữ văn bản công chứng, khó sử dụng, cập nhật; mặt khác chưa có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng về tra cứu, cung cấp, quản lý, lưu trữ thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Đây là một bất cập cần được khắc phục bằng việc nghiên cứu khả năng ứng dụng có chọn lọc của các phương thức, mô hình, công cụ cho phù hợp điều kiện thực tế của Việt Nam hay cụ thể hơn ở từng địa phương.
Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi thành phố chỉ có một Phòng công chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các Công chứng viên đã được hình thành và từng bước triển khai tại Phòng Công chứng số 1, việc này đã góp phần vào việc phát triển, thành lập các Phòng công chứng tiếp theo sau này. Tuy nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn còn mang tính tạm thời, nhằm giải quyết những yêu cầu bức xúc nhất trong hoạt động công chứng. Tuy nhiên, với thực tế hoạt động công chứng ở địa phương khó tránh khỏi và cũng đã xuất hiện những mầm mống, dấu hiệu ban đầu có thể dẫn đến những vi phạm, tranh chấp, rủi ro. Vì vậy rất cần có một mô hình hoạt động thông tin công chứng, liên kết, tập trung, quản lý và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, được quy định rõ ràng bằng văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
* Từ những phân tích về lý luận và thực tiễn trên, thì việc nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động, xây dựng hệ cơ sở dữ liệu, thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở địa phương cũng như trên phạm vi toàn quốc là rất cần thiết. Do đó, việc lựa chọn và nghiên cứu Đề án: “Nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng” là bức thiết và có ý nghĩa quan trọng, gắn liền với phát triển tổ chức, hoạt động công chứng theo định hướng xã hội hoá. Kết quả của đề án hy vọng sẽ góp phần là một trong những luận cứ để Bộ Tư pháp xem xét, nghiên cứu, triển khai công tác thông tin công chứng trong phạm vi toàn quốc, tạo tiền đề để nghiên cứu việc liên kết giữa cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên quan khác, như: đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, đăng ký giao dịch bảo đảm, thi hành án dân sự. v.v..
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu của Đề án nhằm tìm kiếm mô hình hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng hiệu quả, cung cấp đầy đủ, chính xác, hỗ trợ kịp thời cho công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có yêu cầu, nhằm giúp giảm bớt các rủi ro cho công chứng viên; đồng thời đảm bảo việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin và hoạt động thông tin công chứng, phục vụ quản lý nhà nước về công chứng và phát triển tổ chức, hoạt động và nghề công chứng theo định hướng xã hội hoá.
Đồng thời, kết quả nghiên cứu của Đề án sẽ là một trong những luận cứ để Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện và trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Đây là một hoạt động nhằm thực hiện có hiệu quả quy định của pháp luật, của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Với những triển vọng đó, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng mong muốn xây dựng thành công một luận cứ có tính khoa học và thực tiễn đề xuất Bộ Tư pháp ban hành Quyết định thực hiện thí điểm hoạt động thông tin công chứng, liên kết và xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng tại thành phố Hải Phòng trong giai đoạn 2013-2015 nhằm xác định tính hiệu quả của hoạt động thông tin công chứng, liên kết thông tin công chứng về giao dịch bất động sản đối với hoạt động công chứng; sau đó đề xuất Bộ Tư pháp chỉ đạo tiếp, xác định khả năng áp dụng cho các tỉnh, thành phố; tiến tới áp dụng thống nhất trên toàn quốc một cơ sở dữ liệu thông tin công chứng Việt Nam, phục vụ mục tiêu lâu dài hướng tới là công chứng viên Việt Nam hoạt động trên phạm vi toàn quốc.
3. Nội dung nghiên cứu:
Đề án nghiên cứu các nội dung chính sau đây:
- Một số vấn đề khái quát về hoạt động thông tin công chứng đối với hợp đồng, giao dịch bất động sản.
- Đánh giá nhu cầu thông tin bất động sản và thực trạng cung cấp thông tin bất động sản trong hoạt động công chứng và thông tin công chứng liên quan đến bất động sản;
- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng và một số địa phương.
- Đề xuất mô hình hoạt động thông tin Công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng.
- Một số đề xuất về thể chế và kỹ thuật phục vụ hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và hoàn thành các nội dung nghiên cứu kể trên, bên cạnh việc tham khảo các tài liệu liên quan, chúng tôi nhấn mạnh và chủ yếu dựa trên phương pháp điều tra khảo sát và dùng các chuyên đề nghiên cứu (10 chuyên đề) để triển khai đề án.
Hoạt động điều tra, khảo sát được thực hiện trên quy mô 300 đối tượng điều tra và sử dụng 04 mẫu phiếu khảo sát khác nhau; đối với các đối tượng là (1) các công chứng viên và các chuyên viên pháp lý của các tổ chức hành nghề công chứng, (2) các cán bộ tham gia quá trình xử lý và tra cứu thông tin công chứng, (3) một số cơ quan, tổ chức có liên quan (gồm một số Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Phòng Tài nguyên và môi trường, Tòa án nhân dân, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng và Cục Thuế thành phố), (4) một số người dân, doanh nghiệp có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Bên cạnh đó, chúng tôi đã thực hiện được 02 đợt khảo sát thực tế, học tập kinh nghiệm tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, chúng tôi còn dựa trên những kinh nghiệm có được từ chương trình hợp tác với Hội đồng công chứng liên vùng Colmar và Metz, Cộng hòa Pháp về công chứng từ tháng 6 năm 2009 đến nay (trao đổi 05 Đoàn công tác, tổ chức 02 Hội thảo quốc tế).
II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN
1. Thông tin công chứng và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là gì?
1.1. Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Cũng như nhiều nước trên thế giới, tổ chức và hoạt động công chứng ở Việt Nam được xây dựng theo mô hình công chứng hệ La tinh; theo mô hình này, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về hình thức và nội dung của văn bản công chứng (không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch phải có thật…).
Một trong những yêu cầu cơ bản của tổ chức, hoạt động công chứng theo mô hình công chứng hệ latinh (tiêu biểu là Cộng hòa Pháp) là việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản để cung cấp cho công chứng viên các thông tin về tình trạng pháp lý, các quan hệ pháp lý đang diễn ra đối với các bất động sản; góp phần đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp khi công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản theo quy định pháp luật, phòng ngừa rủi ro cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, những người có quyền, lợi ích liên quan.
Có thể nói nhờ hệ thống quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tốt (theo chế độ “địa bạ”) mà nghề công chứng mới có điều kiện phát triển rực rỡ ở Cộng hòa Pháp (nước Pháp có 60 triệu dân nhưng có tới 4.500 văn phòng công chứng và 8.000 công chứng viên[1]).
Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có một định nghĩa chính thức về “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” và thuật ngữ này cũng chưa được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật.
Tuy nhiên, qua thực tiễn hoạt động thì “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” thường được hiểu theo 02 nghĩa: rộng và hẹp. Theo nghĩa hẹp, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” được hiểu là thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến (hoặc có đối tượng giao dịch) là bất động sản đã được công chứng. Những thông tin loại này được các công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng lưu trong hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng. Theo nghĩa rộng, “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” được hiểu là toàn bộ những thông tin liên quan hay có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp khi công chứng, chứng nhận một hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.
Các thông tin theo cả hai cách hiểu nêu trên đều gắn liền với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản của công chứng viên; với hồ sơ công chứng và tính hợp pháp của hợp đồng công chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy: hầu hết các đối tượng được khảo sát đều cho rằng “thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” bao gồm các loại thông tin:
+ Thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đã được công chứng của bất động sản (90,3% ý kiến trả lời),
+ Thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phong tỏa tài sản (80,3%),
+ Đơn thư yêu cầu, đề nghị tạm ngừng giao dịch của người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản (62%).
Về cơ bản, cách hiểu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản này cũng thống nhất với quan điểm của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).
Như vậy, thông tin công chứng có thể tạm thời phân thành ba loại, gồm: (1) thông tin về lịch sử quá trình biến động, tham gia giao dịch đã được công chứng của bất động sản; (2) thông tin ngăn chặn (do các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản bao gồm: tòa án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra, ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất và một số cơ quan khác; căn cứ vào đó các tổ chức hành nghề công chứng không được thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định; đơn đề nghị, đơn trình báo của người dân về việc tranh chấp, xung đột lợi ích liên quan đến bất động sản có cơ sở pháp lý là các văn bản, quyết định của cơ quan có thẩm quyền), (3) thông tin khác có liên quan (thông báo của cơ quan, tổ chức, đơn từ cung cấp của cá nhân có ý nghĩa cảnh báo cho Công chứng viên để kiểm tra, xem xét trước khi giải quyết yêu cầu công chứng).
Trong đó, các loại thông tin này có giá trị khác nhau: đối với loại thông tin số 1 và số 2 có ý nghĩa không ngăn chặn hoặc ngăn chặn việc công chứng giao dịch, hợp đồng; trong khi loại thông tin số 3 có ý nghĩa cảnh báo đối với Công chứng viên (cần phải xác minh, điều tra thêm giá trị xác thực và hợp pháp của thông tin).
1.2. Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
“Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản” chính là hoạt động quản lý, lưu trữ, cập nhật, cung cấp, khai thác thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
2. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Theo quy định của pháp luật về công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng (bao gồm cả hợp đồng, giao dịch bất động sản) thuộc trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, việc lưu trữ riêng lẻ và không có sự kết nối thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau dễ dàng dẫn đến tình trạng công chứng chồng chéo (ví dụ, một thửa đất nhưng được công chứng nhiều lần) hoặc công chứng viên bị đối tượng xấu lợi dụng, lừa đảo (người yêu cầu công chứng không phải là chủ sở hữu thật của bất động sản). Qua thực tiễn hoạt động và quản lý công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng từ năm 1990 đến nay cho thấy thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cần được quản lý, khai thác tập trung, thống nhất tại một đầu mối.
Hoạt động công chứng với tư cách là một loại dịch vụ đặc biệt gắn với quyền lực nhà nước, cần phải được nhà nước kiểm soát chặt chẽ bằng việc ban hành các cơ chế, chính sách, bằng công tác xây dựng kế hoạch, quy hoạch, giám sát, kiểm tra và cả các biện pháp có tính hỗ trợ hoạt động… Hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là một kênh hỗ trợ cung cấp thông tin cho công chứng viên. Tại Hải Phòng, việc cung cấp thông tin này đã trở thành một kênh thông tin chính thống, hỗ trợ đắc lực cho các công chứng viên, làm cho họ yên tâm hơn trong hành nghề công chứng; đồng thời, góp phần quản lý và phát triển nghề công chứng trên địa bàn thành phố và giúp cho các giao dịch bất động sản (thực hiện qua công chứng) được an toàn hơn, đảm bảo cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản không bị chồng chéo giữa các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Thực tế, không ít trường hợp lợi dụng sơ hở, yêu cầu công chứng một bất động sản tại nhiều tổ chức hành nghề công chứng, làm giấy tờ giả… đã bị phát hiện và ngăn chặn kịp thời thông qua kênh cung cấp hồ sơ thông tin công chứng.
Có thể khẳng định, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng đã góp phần quan trọng vào việc triển khai có hiệu quả các quy định pháp luật về công chứng, hỗ trợ phát triển nghề công chứng theo định hướng xã hội hóa: hoạt động thông tin công chứng đã góp phần giúp cho thành phố Hải Phòng triển khai thực hiện tốt Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Năm 2003, trên cơ sở kết quả hoạt động của Bộ phận hồ sơ công chứng, được sự đồng ý của Bộ Tư pháp, căn cứ yêu cầu thực tế ở địa phương, Sở Tư pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 2455/2003/QĐ-UB xoá bỏ thẩm quyền địa hạt trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng; đưa Hải Phòng trở thành một trong những địa phương đầu tiên trong cả nước xoá bỏ thẩm quyền công chứng theo địa hạt từ năm 2003 (nay đã được ghi nhận và quy định trong Luật Công chứng năm 2006).
Hoạt động thông tin công chứng đã góp phần hạn chế có hiệu quả các hiện tượng tiêu cực, lợi dụng công chứng, vi phạm pháp luật, như: việc công chứng chồng chéo, lừa dối trong hợp đồng, giao dịch; thực hiện hợp đồng giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong toả của Ngân hàng, Cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan Thi hành án dân sự…); trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng trong giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng; sử dụng giấy tờ giả trong giao dịch; giúp cho công chứng viên tránh tâm lý nghi ngại và sợ trách nhiệm, có niềm tin và cơ sở để quyết định thực hiện việc công chứng... đồng thời cũng hạn chế có hiệu quả tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.
Kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết các đối tượng được khảo sát đều đánh giá thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành nghề công chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản là cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng.
96% đối tượng khảo sát đánh giá sự cần thiết và vai trò của thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc hành nghề công chứng cũng như đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản ở mức cần thiết, quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng; trong đó 43% đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng. 94,2% số người được hỏi đánh giá thông tin công chứng có ý nghĩa quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức, cá nhân khi giao kết hợp đồng, giao dịch bất động sản; trong đó, có tới 61,5% số người đánh giá ở mức độ đặc biệt quan trọng. Trong số các cơ quan, tổ chức liên quan và người dân, doanh nghiệp được hỏi thì 80,6% trả lời đã biết về hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
Những đánh giá, ghi nhận về sự cần thiết của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng là một trong những cơ sở chứng minh cho vai trò, ý nghĩa to lớn của hoạt động này trong hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cũng như thể hiện ảnh hưởng của hoạt động thông tin công chứng trên đối với xã hội.
Những ý nghĩa và vai trò quan trọng trên đây của hoạt động thông tin công chứng còn được khẳng định qua kinh nghiệm thực tiễn tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh (xem các Báo cáo chuyên đề 4, 5).
III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
1. Quá trình hình thành và phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:
1.1. Quá trình hình thành và phát triển:
Ở Hải Phòng, ngay từ năm 1992, khi cả thành phố mới có một Phòng công chứng thì ý tưởng về quản lý tập trung thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để cung cấp cho các công chứng viên đã được hình thành và từng bước tổ chức thực hiện tại Phòng công chứng số 1, đây là một trong những yếu tố thuận lợi cho việc phát triển, thành lập các Phòng công chứng tiếp theo sau này.
Thấy được tầm quan trọng của hoạt động thông tin công chứng, năm 1998, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã chỉ đạo thực hiện thử nghiệm chế độ quản lý, khai thác thông tin hồ sơ công chứng tập trung, thống nhất giữa 04 Phòng công chứng của thành phố Hải Phòng và đã đạt được kết quả tốt.
Năm 2001, Sở Tư pháp đã trình Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số 1537/2001/QĐ-UV về việc phân định thẩm quyền công chứng, chứng thực, trong đó quy định về hoạt động nghiệp vụ và công tác hồ sơ công chứng, chứng thực: “Các cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực thực hiện chế độ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách công chứng, chứng thực theo qui định hiện hành. Bộ phận lưu trữ tập trung hồ sơ công chứng, chứng thực của thành phố có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin về các hồ sơ công chứng, chứng thực đang lưu trữ khi có đề nghị của các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực ở các địa phương”. Quyết định trên giao cho Giám đốc Sở Tư pháp thành phố chỉ đạo và hướng dẫn chế độ cụ thể về mối quan hệ thông tin nghiệp vụ và công tác hồ sơ công chứng, chứng thực giữa các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố.
Đến năm 2002, với tính chất là một biện pháp phòng ngừa, phục vụ hoạt động công chứng ở thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã ra Quyết định số 31/2002/QĐ-TP ban hành Quy định tạm thời về quản lý, khai thác hồ sơ công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng; thành lập Bộ phận hồ sơ công chứng đặt tại Phòng công chứng số 1 với 01 biên chế kiêm nhiệm. Theo đó, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được tổ chức như sau: trước khi công chứng các hợp đồng, giao dịch bất động sản, công chứng viên tra cứu thông tin tại Bộ phận hồ sơ công chứng và chỉ khi có trả lời là bất động sản đó không có thông tin cản trở hoặc ngăn chặn việc giao dịch thì công chứng viên mới thực hiện công chứng.
Trong 07 năm từ năm 2002 đến năm 2009, Bộ phận hồ sơ công chứng đã đáp ứng hàng chục nghìn yêu cầu tra cứu thông tin về bất động sản phục vụ hoạt động công chứng của các công chứng viên tại 05 Phòng công chứng.
Ở thành phố Hải Phòng, cùng với sự phát triển không ngừng của kinh tế - xã hội, yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản ngày càng tăng, cùng với đó là sự phát triển của mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng (năm 1990 Hải Phòng có 01 Phòng công chứng, năm 2005 có 05 Phòng công chứng, đến năm 2012 có 18 tổ chức hành nghề công chứng – trong đó gồm 05 Phòng công chứng và 13 Văn phòng công chứng), nhiều vấn đề phức tạp có liên quan đến hoạt động công chứng xuất hiện. Trong đó khó khăn nhất là các thông tin về bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch không đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Từ đó khi công chứng các hợp đồng, giao dịch khó phát hiện, xử lý kịp thời các biểu hiện như:
- Có dấu hiệu lừa dối trong hợp đồng, giao dịch;
- Thực hiện hợp đồng, giao dịch mà theo pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là không được chuyển dịch quyền sở hữu, sử dụng bất động sản (ví dụ bất động sản đang có thông báo phong tỏa của ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự…) ;
- Trốn tránh nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua việc mua đi bán lại nhiều lần mà chưa làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng trong giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng…
Đặc biệt, sau khi triển khai thực hiện Luật Công chứng năm 2006 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/2007), yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại thành phố Hải Phòng ngày càng tăng; trong khi đó Bộ phận hồ sơ công chứng chưa được đổi mới; cơ chế tổ chức, hoạt động, biên chế cán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa tương xứng với yêu cầu, nên đã dẫn đến hiện tượng ùn tắc, không kịp đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin của các công chứng viên. Mô hình tổ chức và hoạt động của Bộ phận hồ sơ công chứng đặt tại Phòng công chứng số 1 không còn phù hợp, cần được nghiên cứu, xây dựng một mô hình mới.
Trước đòi hỏi của thực tiễn, ngày 10/8/2009, Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã ra Quyết định số 121/QĐ-STP ban hành Quy chế mới về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng thay thế Quy chế về quản lý, khai thác hồ sơ công chứng đã được ban hành trước đây. Đồng thời với việc ban hành Quy chế mới về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng, Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng đã trình Ủy ban nhân dân thành phố ra Quyết định thu hồi thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch của các Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn thành phố, giao cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Quy chế năm 2009 quy định chế độ lưu trữ, cập nhật, quản lý, tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức và hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng có nội dung cơ bản như sau:
- Trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tra cứu thông tin tại Bộ phận thông tin công chứng và chỉ được chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi đã nhận được kết quả tra cứu của Bộ phận thông tin công chứng là “không có thông tin cản trở”.
- Việc tra cứu thực hiện bằng phiếu có thể trực tiếp hoặc qua fax, thời hạn trả lời tra cứu là 02 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu tra cứu; Phiếu tra cứu, kết quả tra cứu, hồ sơ thông tin, sổ sách, các tài liệu liên quan đều được mẫu hóa và sử dụng thống nhất.
- Thông tin công chứng được cập nhật từ các nguồn sau: từ chính Phiếu tra cứu của công chứng viên và từ bản chụp hợp đồng đã công chứng, văn bản của tổ chức hành nghề công chứng, của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan; từ các nguồn thông tin khác về bất động sản theo quy định pháp luật. Hồ sơ công chứng vẫn do các tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ theo Luật công chứng.
- Bộ phận thông tin công chứng là bộ phận nghiệp vụ tạm đặt tại Phòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp, có chức năng lưu trữ, cập nhật, trả lời yêu cầu tra cứu thông tin; quản lý tập trung, thống nhất các thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố. Bộ phận thông tin công chứng có các nhiệm vụ cụ thể:
+ Tổ chức thực hiện việc lưu trữ, cập nhật, trả lời yêu cầu tra cứu thông tin của các Tổ chức hành nghề công chứng, các Công chứng viên, quản lý các thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố;
+ Đề nghị các tổ chức, cá nhân liên quan phối hợp cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động thông tin công chứng;
+ Theo dõi, phát hiện và báo cáo, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, chấn chỉnh, xử lý kịp thời những vi phạm quy định về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng; góp phần tăng cường quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng ở thành phố; đề xuất việc ngăn chặn và huỷ bỏ ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tư pháp giao.
Hiện tại, Bộ phận được bố trí 04 cán bộ (trong đó có: 02 Cử nhân luật, 01 Kỹ sư tin học, 01 Trung cấp kế toán (đang học Đại học Luật)), chưa có Trưởng bộ phận.
Về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng: Bộ phận được đặt ngay tại trụ sở của Sở Tư pháp, với diện tích được bố trí là 45m2. Cơ sở vật chất của bộ phận mới chỉ được trang bị ở mức gồm bàn ghế làm việc, 02 máy tính, 01 máy photo, 01 máy fax, giá đựng tài liệu, điện thoại. Bộ phận Thông tin công chứng hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí; các tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo chi phí hoạt động theo số lượng việc cụ thể tra cứu hàng tháng của các công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng thống nhất mức chi phí tra cứu tính theo việc.
Về cơ chế quản lý: Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo trực tiếp tổ chức và hoạt động của Bộ phận Thông tin công chứng. Văn phòng Sở tham mưu với Giám đốc Sở trong việc tuyển dụng, bố trí cán bộ, hỗ trợ địa điểm làm việc, các trang thiết bị và các điều kiện làm việc khác cho Bộ phận Thông tin công chứng. Thanh tra Sở thực hiện việc kiểm tra, thanh tra tổ chức và hoạt động của Bộ phận Thông tin công chứng theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp. Đối với Lãnh đạo Sở, Bộ phận Thông tin công chứng thực hiện theo chế độ chấp hành, báo cáo (qua Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp). Trong quan hệ với tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn thành phố, Bộ phận Thông tin công chứng vừa mang tính phục vụ, vừa mang tính phối hợp, trao đổi thông tin thường xuyên, liên tục.
1.2. Khái quát về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:
Hiện nay, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng được thực hiện theo cơ chế ban hành theo Quyết định số 121/QĐ-STP năm 2009 của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng nêu trên:
Trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tra cứu thông tin tại Bộ phận Thông tin công chứng. Kết quả tra cứu chỉ có giá trị để thực hiện yêu cầu công chứng đã ghi trong Phiếu yêu cầu tra cứu. Công chứng viên quyết định thực hiện công chứng hoặc không thực hiện công chứng theo quy định pháp luật và chỉ được xem xét chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi đã nhận được kết quả tra cứu thông tin của Bộ phận Thông tin công chứng là “không có thông tin cản trở”. Các tổ chức hành nghề công chứng bình đẳng về quyền và nghĩa vụ trong việc tra cứu, sử dụng và cung cấp thông tin công chứng.
Việc tra cứu, cung cấp thông tin được thiết kế nhằm đảm bảo chính xác, nhanh chóng, thuận tiện. Trường hợp nhận được các thông tin, tài liệu có dấu hiệu không bình thường hoặc phát hiện vi phạm, Bộ phận Thông tin công chứng báo cáo, đề xuất với Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp để chỉ đạo kiểm tra, xác minh, xử lý những thông tin đó.
Việc lưu trữ thông tin công chứng được thực hiện bằng việc thiết lập riêng hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản cụ thể (bao gồm Phiếu thống kê theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản và các văn bản, tài liệu có liên quan). Hồ sơ thông tin công chứng được sắp xếp theo đường, phố, số thứ tự địa chỉ đối với những bất động sản có địa chỉ cụ thể, rõ ràng theo đường phố, tuyến đường. Sắp xếp theo quận, huyện, xã, phường, thị trấn; thứ tự ABC chữ cái đầu tiên tên chủ sở hữu, sử dụng đối với những bất động sản không có địa chỉ cụ thể, rõ ràng theo đường, phố.
Thông tin công chứng được quản lý chặt chẽ theo chế độ thông tin nghiệp vụ nội bộ. Chỉ những người có trách nhiệm mới được tra cứu, sử dụng, bổ sung, chỉnh sửa, cung cấp, cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin công chứng, hồ sơ thông tin công chứng. Thông tin công chứng chỉ được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được cung cấp và theo trình tự, thủ tục được quy định tại Quy chế.
Trên cơ sở hồ sơ thông tin công chứng và các quy định pháp luật có liên quan; Bộ phận Thông tin công chứng thông báo về việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên không được thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với bất động sản khi đã có thông báo ngăn chặn; nếu có khiếu nại hoặc đề xuất thì báo cáo với Giám đốc Sở Tư pháp để giải quyết. Khi hết căn cứ ngăn chặn, Bộ phận Thông tin công chứng phải ra ngay thông báo huỷ bỏ việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.
Từ khi triển khai hoạt động theo Quy chế mới (tháng 9/2009 đến nay), Bộ phận Thông tin công chứng đã trả lời gần 200.000 yêu cầu tra cứu thông tin, đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, phục vụ tốt hoạt động công chứng của 18 tổ chức hành nghề công chứng (05 Phòng Công chứng và 13 Văn phòng Công chứng) trên địa bàn thành phố với 40 công chứng viên; tiếp nhận hơn 100 văn bản thông báo, yêu cầu phong tỏa, ngăn chặn hợp đồng, giao dịch của các cơ quan, tổ chức hữu quan (Tòa án, Cơ quan Thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Tổ chức tín dụng …); tiếp nhận hàng trăm đơn, thư phản ánh, cung cấp thông tin về bất động sản của các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố.
Hoạt động thông tin công chứng đã được Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố, các cơ quan tổ chức hữu quan, công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng và người dân, doanh nghiệp đánh giá cao (Sở Tư pháp nhận được ngày càng nhiều đơn đề nghị, yêu cầu, trình bày liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố).
2. Đánh giá thực trạng hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Có thể nói hoạt động thông tin công chứng ở Hải Phòng từ những năm 1990 đến nay là quá trình vừa làm vừa rút kinh nghiệm, mặc dù chưa có cơ chế pháp luật về tổ chức, hoạt động cũng như sự đầu tư kinh phí nhưng đã đạt được những kết quả quan trọng (như đã nêu), khẳng định được vai trò, vị trí của mình và góp phần to lớn trong việc phòng ngừa các vi phạm, phòng tránh rủi ro cho công chứng viên, các bên tham gia giao dịch hợp đồng, những người có quyền, lợi ích liên quan và các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; lành mạnh hóa các quan hệ dân sự kinh tế… góp phần tăng cường quản lý nhà nước về công chứng, phát triển nghề công chứng ở thành phố Hải Phòng theo định hướng xã hội hóa, phục vụ công cuộc phát triển kinh tế xã hội, cải cách hành chính, cải cách tư pháp của thành phố.
Từ những kết quả đạt được, chúng tôi rút ra một số kinh nghiệm là xuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là việc bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch; trên cơ sở đòi hỏi của thực tiễn, có sự nghiên cứu, vận dụng lý luận, quy định pháp luật liên quan, tranh thủ sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố, sự ủng hộ của các tổ chức, cá nhân, chủ động tìm tòi, đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn và mạnh dạn thực hiện thí điểm và đến nay có thể nói là bước đầu đã thành công.
Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng bước đầu khẳng định được sự cần thiết, vai trò, ý nghĩa đối với sự phát triển bền vững của nghề công chứng nói riêng và kinh tế - xã hội thành phố nói chung, được Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân thành phố, các cơ quan, tổ chức hữu quan đánh giá cao, được các Tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, doanh nghiệp, tổ chức và nhân dân đồng tình ủng hộ; tại Hội nghị toàn quốc tổng kết 5 năm thực hiện Luật Công chứng, Bộ Tư pháp đã tặng Bằng khen cho Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng về thành tích xuất sắc trong công tác quản lý công chứng, thông tin công chứng.
Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của Hải Phòng là một mô hình đáp ứng yêu cầu thực tiễn, là một trong những cơ sở được Bộ Tư pháp ghi nhận, xem xét đưa vào quy định tại Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011, và đã được quy định tại Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ.
Tuy nhiên, ở Hải Phòng, hiện nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng vẫn chỉ mang tính tạm thời, nhằm giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất trong hoạt động công chứng ở địa phương; bên cạnh những thuận lợi, với yêu cầu của tình hình mới thì tổ chức, hoạt động thông tin công chứng vẫn còn những hạn chế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc cần được khắc phục, cần có một cơ chế pháp luật chính thức, rõ ràng, đầy đủ và một mô hình tổ chức, hoạt động phù hợp với sự phát triển của thực tế xã hội.
2.1. Về thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản hiện đang được quản lý, cung cấp:
Nguồn thông tin, cập nhật thông tin công chứng còn nhiều khó khăn, hạn chế, thông tin trong hoạt động công chứng ở Hải Phòng mới chỉ là thông tin nội bộ giữa các tổ chức hành nghề công chứng, chưa tập hợp được những thông tin từ hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất động sản theo Luật Đất đai, Luật Nhà ở tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện. Ngoài ra cũng chưa tập hợp được thông tin về bất động sản từ hệ thống cơ quan đăng ký bất động sản, cơ quan đăng lý giao dịch bảo đảm, cơ quan thi hành án dân sự.
Kết quả khảo sát cho thấy, thông tin được cung cấp từ Bộ phận thông tin công chứng đến nay mới chỉ cung cấp cho các tổ chức hành nghề công chứng, phạm vi thông tin cung cấp bao gồm các thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã công chứng, thông tin ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền và đơn thư yêu cầu, đề nghị liên quan đến giao dịch bất động sản của người có quyền, nghĩa vụ liên quan gửi đến Sở Tư pháp. Tuy nhiên phần lớn các đối tượng được khảo sát đều mong muốn mở rộng phạm vi thông tin cần cung cấp và quản lý tập trung. Loại thông tin được đề nghị bổ sung chủ yếu là: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị thất lạc và đã được cấp lại hoặc chưa được cấp lại, các thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng về việc đang giải quyết tranh chấp của cơ quan có thẩm quyền, các thông tin về thu hồi đất của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thông tin bất động sản thuộc diện quy hoạch của thành phố; thông tin về tranh chấp, khiếu kiện liên quan đến bất động sản.
Bên cạnh nguồn thông tin được cung cấp từ Bộ phận thông tin công chứng của Sở Tư pháp, việc tiếp cận các thông tin khác liên quan đến bất động sản phục vụ hoạt động công chứng của các công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng còn tùy thuộc vào thông tin từ các cơ quan như Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở xây dựng, các tổ chức tín dụng, cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản.
29,6% đối tượng được khảo sát nhận được thông tin ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản; 17,6% nhận được thông tin từ đơn thư yêu cầu tạm dừng giao dịch của người có quyền, nghĩa vụ liên quan; 8% nhận được thông tin từ các tổ chức tín dụng và 4,8% nhận được thông tin từ Sở Xây dựng.
Như vậy, khả năng tiếp cận thông tin liên quan đến công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản của các tổ chức hành nghề công chứng là rất khác nhau; ngoài thông tin từ Bộ phận thông tin công chứng cung cấp đến tất cả các đơn vị thì các nguồn thông tin khác lại rất hạn chế và không đồng đều giữa các đơn vị. Kết quả điều tra này còn thể hiện việc các tổ chức hành nghề công chứng khác nhau đang dựa trên nền tảng, cơ sở thông tin khác nhau liên quan đến bất động sản để giải quyết yêu cầu công chứng. Đây cũng là thực trạng chung được ghi nhận tại nhiều tỉnh, thành trong cả nước, trong đó có Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh trước khi hai địa phương này áp dụng Phần mềm quản lý thông tin công chứng (tại Hà Nội) và thành lập Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố Hồ Chí Minh.
2.2. Về tổ chức, phương pháp quản lý và cung cấp thông tin:
Việc xây dựng cơ sở vật chất cho Bộ phận thông tin công chứng chủ yếu dựa vào sự hỗ trợ của Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng và các tổ chức hành nghề công chứng tự nguyện đóng góp. Trụ sở làm việc tại Sở Tư pháp. Cơ sở vật chất, trang thiết bị khác như bàn, ghế, tủ, trang thiết bị công nghệ thông tin… còn rất thiếu, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của bộ phận thông tin cũng như việc cung cấp thông tin cho các công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Việc quản lý, khai thác, tra cứu, trả lời các thông tin liên quan đến bất động sản vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công, cơ học, mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của các tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức tín dụng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Vấn đề này, tầm vĩ mô cần phải có thể chế chính sách của Nhà nước điều chỉnh cũng như sự quan tâm của các cấp chính quyền địa phương.
Trải qua hơn 20 năm, Bộ phận hồ sơ công chứng (nay là Bộ phận thông tin công chứng) đã tạo lập được một nguồn thông tin về bất động sản rất có giá trị, không chỉ cung cấp cho hoạt động công chứng mà còn cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Đây là nguồn thông tin quý giá, cần được lưu trữ cẩn thận, duy trì củng cố và phát triển theo hướng hiện đại hóa. Thực tế hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ chỉ được thực hiện bằng văn bản, giấy tờ nên rất dễ bị thất lạc, mối mọt, ẩm ướt, hư hỏng và ảnh hưởng xấu đến chất lượng cung cấp thông tin. Vấn đề cấp bách hiện nay là cần phải đầu tư trang thiết bị máy móc và hiện đại hóa công tác lưu trữ hồ sơ.
Việc quản lý, cập nhật, tra cứu và cung cấp chủ yếu bằng thủ công trên cơ sở hồ sơ, giấy tờ, văn bản, chưa được tin học hóa, do đó việc cung cấp, trao đổi thông tin còn mất nhiều thời gian, nhân lực, chưa thuận tiện, tốn kém và chưa mở rộng được đối tượng phục vụ đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Quy mô cập nhật thông tin còn ở trong phạm vi thành phố, chưa mở rộng và nối mạng với thông tin công chứng của các tỉnh, thành phố bạn và toàn quốc.
Nguồn thông tin ”đầu vào” phục vụ cho xây dựng cơ sở dữ liệu tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng có quy trình quản lý, lưu trữ, phối hợp xử lý khác nhau; tuy nhiên được thực hiện chủ yếu qua phương pháp lưu trữ, cập nhật, tra cứu thủ công (bằng hồ sơ, văn bản giấy); chỉ một số ít trường hợp cho biết thông tin công chứng được cập nhật, quản lý trên máy tính hoặc phần mềm tin học tại đơn vị. Cụ thể: 71,2% đối tượng được khảo sát cho biết thông tin được lưu trữ thủ công, dạng hồ sơ giấy và sổ theo dõi; 8,2% ý kiến trả lời thông tin được lưu trữ thủ công và trên máy tính; 10% ý kiến trả lời thông tin được quản lý bằng phần mềm tin học kết hợp với việc lưu trữ thủ công. Và chỉ trong trường hợp đặc biệt, đối với bất động sản nằm ở xã, huyện có tranh chấp, tổ chức hành nghề công chứng mới xác minh cụ thể qua Uỷ ban nhân dân phường, xã hoặc cơ quan công an sở tại. Cá biệt, có thông tin cho rằng quy trình lưu trữ, xử lý thông tin công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng không được công khai tại đơn vị.
Đó là chưa kể đến nguồn thông tin ngăn chặn từ các cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản, do không bắt buộc phải gửi đến Sở Tư pháp nên không đầy đủ, kịp thời và nguồn thông tin liên quan từ đơn thư đề nghị của công dân cần phải xác minh, chưa đủ cơ sở để ngăn chặn giao dịch mà chỉ có giá trị tham khảo.
Như vậy, nguồn thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu chung, vai trò, trách nhiệm và giá trị pháp lý của các nguồn thông tin cũng như các chủ thể cung cấp thông tin cũng chưa có cơ chế rõ ràng.
Đánh giá về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản hiện nay tại Hải Phòng, phần lớn các đối tượng được khảo sát (67,2%) đánh giá hoạt động thông tin công chứng hiện nay đáp ứng được yêu cầu công việc; tuy nhiên, 32,8% đánh giá chưa đáp ứng yêu cầu công việc; cụ thể về các vấn đề:
- Thời gian tra cứu còn chậm;
- Chưa đáp ứng được thông tin đối với tất cả bất động sản trên địa bàn thành phố, thông tin về quy hoạch, thu hồi đất…;
- Số lượng và chất lượng nhân lực phục vụ cho việc tra cứu, cung cấp thông tin còn hạn chế;
- Cần làm rõ hơn quy trình cung cấp thông tin công chứng và quản lý hoạt động công chứng;
- Máy móc thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu công việc;
- Chưa có sự kết nối với các cơ quan, đơn vị liên quan;
- Cần tin học hóa cơ sở dữ liệu.
2.3. Nhận thức về hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản:
Một số công chứng viên chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của hoạt động thông tin công chứng, cho rằng theo Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành thì công chứng viên ký và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch mà không cần phải tra cứu hay dựa vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
2.4. Một số vấn đề về thể chế, chính sách pháp luật:
2.4.1. Vấn đề cung cấp thông tin về tình trạng pháp lý của bất động sản (ai đang là chủ sở hữu, ai có quyền, nghĩa vụ liên quan đến bất động sản, sau khi mua bán đã làm thủ tục đăng ký, sang tên chủ sở hữu, sử dụng chưa, có đang thế chấp tại tổ chức tín dụng nào không, đang bị tranh chấp hay phong tỏa, hạn chế việc giao dịch, mua bán không…) là rất quan trọng và cần thiết. Trong khi đó hoàn cảnh lịch sử và do các quy định pháp luật về bất động sản qua các thời kỳ không ổn định mà việc quản lý, theo dõi chuyển dịch và thông tin về bất động sản ở nước ta là không có tính hệ thống, không được cập nhật đầy đủ và có chế độ quản lý khác nhau.
Trong hệ thống pháp luật nói chung và Luật công chứng nói riêng chưa quy định mối quan hệ giữa tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các cơ quan có thẩm quyền như cơ quan thuế, cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản và các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm; hoặc quy định chỉ ở mức độ chung chung, “tạo điều kiện”, không có cơ chế cung cấp thông tin bắt buộc; khiến cho việc tiếp cận thông tin về bất động sản rất khó khăn, trở ngại. Tình trạng trên không chỉ gây khó khăn cho người dân, doanh nghiệp, công chứng viên mà còn gây khó khăn cho hoạt động quản lý. Ví dụ, sau khi Công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch thì cá nhân, tổ chức có thể thực hiện hoặc không thực hiện việc đăng ký quyền sở hữu, sử dụng mà các cơ quan có thẩm quyền không quản lý được, sau đó lại đến tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu chứng nhận hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; có thể dẫn đến nhiều hiện tượng phức tạp, thậm chí vi phạm pháp luật như trốn thuế, vi phạm pháp luật đất đai, xây dựng…; điều này cũng làm khó khăn cho việc xây dựng, quản lý và chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng.
2.4.2. Tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng vẫn chỉ mang tính tạm thời, thiếu cơ sở pháp lý để giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất và không thể phát triển nếu không có một cơ chế pháp luật chính thức, rõ ràng, đầy đủ dành cho tổ chức và hoạt động này.
Do chưa có quy định pháp luật về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng nên còn gặp nhiều khó khăn trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, vị trí, chức năng, mối quan hệ của Bộ phận thông tin công chứng; trong bố trí cán bộ, nguồn kinh phí để trả lương lao động (hiện nay, Hải Phòng đang phải bố trí cán bộ lấy từ nguồn kinh phí hợp đồng lao động của Phòng công chứng), trang bị trụ sở, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, ngay cả khi vi phạm cũng chưa có cơ biện pháp, chế tài xử lý.
Bộ phận thông tin công chứng chưa có cơ chế tổ chức rõ ràng (do Phòng Bổ trợ tư pháp quản lý) không phải là một đơn vị thuộc Sở hay một Phòng nghiệp vụ; chưa được quy định trong bất kỳ văn bản pháp luật nào. Giá trị pháp lý của thông tin tra cứu suy cho cùng chỉ mang tính chất tham khảo, phục vụ công chứng viên. Việc không tra cứu hoặc cung cấp thông tin chưa đầy đủ, không chính xác cũng chưa có biện pháp xử lý.
2.4.3. Từ trước năm 2011 chưa có quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản cũng như thẩm quyền của Sở Tư pháp trong việc quản lý, hướng dẫn thông tin công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; mới đây, vấn đề này, đã được Chính phủ quy định tại Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013, được Bộ Tư pháp quy định Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011, nhưng cũng chưa có hướng dẫn cụ thể và cũng chưa có mô hình thống nhất về tổ chức, hoạt động, phương thức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong toàn quốc.
Hiện nay, tại ba địa phương đi đầu trong hoạt động thông tin công chứng là Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng áp dụng những mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản khác nhau; cho thấy đây là một vấn đề cần được chế định thống nhất trên phạm vi toàn quốc để thống nhất cách làm, đảm bảo hiệu quả, đồng bộ và tiết kiệm chi phí; đặc biệt là khi xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng dùng chung trong toàn quốc.
IV. YÊU CẦU VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG THỜI GIAN TỚI
1. Yêu cầu phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hải Phòng:
Trong thời gian qua, công tác quản lý Nhà nước về công chứng đòi hỏi ngày càng cần phải được tăng cường; tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố tiếp tục phát triển theo định hướng xã hội hóa, dần trở thành nhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội, góp phần thực hiện công cuộc cải cách hành chính, cải cách tư pháp, ổn định an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế của thành phố trong thời kỳ mới.
Để có những kết quả này, một trong những điểm mới ở Hải Phòng là đã thí điểm xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, ung cấp thông tin cho các công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, cho đến nay, tổ chức và hoạt động thông tin công chứng vẫn còn mang tính tạm thời, giải quyết những vấn đề thực tế, bức xúc nhất trong hoạt động công chứng ở địa phương; trước yêu cầu của tình hình mới thì tổ chức, hoạt động thông tin công chứng ở thành phố vẫn còn những hạn chế, tồn tại, khó khăn, vướng mắc cần được khắc phục.
1.1. Yêu cầu về mặt pháp lý:
Khoản 1 Điều 16 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng quy định: “Các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng phải được xây dựng thành cơ sở dữ liệu tin học hóa tập trung thống nhất tại Sở Tư pháp để phục vụ cho việc cung cấp thông tin trong hoạt động công chứng.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu này giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương mình và cung cấp thông tin trong trường hợp có yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.”
Điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 17 Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng quy định Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi chưa có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng;
+ Ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương.
Đề án Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng đến năm 2020 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng (đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012) tại mục 4 phần IV, mục 2 phần V giao Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng trên địa bàn thành phố; thành lập tổ chức và bố trí biên chế cán bộ làm công tác thông tin công chứng. Tiến tới tin học hoá và xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng bất động sản liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quận, huyện và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ các thông tin về bất động sản, phục vụ việc xây dựng dữ liệu thông tin công chứng toàn quốc theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp.
Như vậy, những văn bản, chính sách, pháp luật mới này đã đặt ra yêu cầu và giao thẩm quyền cho Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng và quản lý Cơ sở dữ liệu về thông tin công chứng mà cụ thể là hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương là cơ sở pháp lý ban đầu để xác lập và xây dựng cơ chế quản lý mới đối với thông tin công chứng. Đây đồng thời cũng là đòi hỏi mới đối với công tác quản lý công chứng tại Việt Nam nói chung và là cơ sở để xác lập chính thức cơ chế quản lý thông tin công chứng tại Hải Phòng nói riêng.
1.2. Yêu cầu thực tiễn:
1.2.1. Yêu cầu đẩy mạnh xã hội hóa, hỗ trợ phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt:
Thực tế ở thành phố Hải Phòng những năm qua đã khẳng định vai trò, vị trí của hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản đối với việc thực hiện thành công xã hội hóa hoạt động công chứng, hỗ trợ phát triển các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, khi mà yêu cầu xã hội hóa ngày càng cao và yêu cầu phát triển công chứng theo quy hoạch được phê duyệt đặt ra những yêu cầu mới mà mô hình tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hiện tại khó có thể đáp ứng tốt được, cụ thể như:
- Theo Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2014/QĐ-TTg ngày 29/12/2012, thì đến năm 2020 trên địa bàn thành phố Hải Phòng sẽ có 55 Tổ chức hành nghề công chứng, trong đó giai đoạn 2011 - 2015 có 32 tổ chức, giai đoạn 2015 - 202 có 23 tổ chức; thực tế năm 2005, ở Hải Phòng có 05 Phòng Công chứng, thì đến nay đã có 18 tổ chức hành nghề công chứng, gồm 05 Phòng Công chứng và 13 Văn phòng Công chứng, chủ yếu tập trung ở các quận nội thành. Do đó, để khuyến khích phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy hoạch thì yêu cầu đặt ra là cần hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có hỗ trợ về thông tin công chứng để các tổ chức hành nghề công chứng bình đẳng trong việc công chứng, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, mọi tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố đều có thẩm quyền công chứng như nhau, không phụ thuộc vào địa hạt hay địa bàn quận, huyện, không phân biệt là Phòng Công chứng nhà nước hay Văn phòng Công chứng tư, một Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng được chứng nhận hợp đồng, giao dịch bất động sản nằm ở bất kỳ quận, huyện nào thuộc thành phố.
Trong quá trình hoạt động, yêu cầu sử dụng thông tin công chứng của tổ chức hành nghề công chứng là thường xuyên, liên tục; nhưng trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi phải rút ngắn thời gian, tiết kiệm các nguồn lực, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, giảm chi phí, trong khi quy định về phí công chứng do Nhà nước ấn định, thù lao do tổ chức hành nghề công chứng tự xác định, còn chi phí khác theo thỏa thuận. Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần được hỗ trợ về thông tin công chứng, giảm thời gian, nhân lực, chi phí để tự thu thập thông tin tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan. Khi phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở những địa bàn huyện, cách xa trung tâm thành phố, việc tra cứu thông tin theo phương pháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức cho các tổ chức hành nghề công chứng cũng là một vấn đề đặt ra đối với hoạt động thông tin công chứng.
- Khi số lượng tổ chức hành nghề công chứng càng tăng thì nhu cầu cung cấp thông tin càng tăng cao mà hoạt động hiện tại của Bộ phận thông tin công chứng khó có thể đáp ứng.
- Sự phát triển của tổ chức công chứng (chủ yếu là các Văn phòng công chứng “tư”) cũng đòi hỏi có cơ chế hoạt động, thu chi rõ ràng, chính thức của Bộ phận thông tin công chứng; hoạt động thông tin công chứng ngày càng phát sinh nhiều mối quan hệ với “bên ngoài” (cơ quan tiến hành tố tụng, cá nhân, doanh nghiệp có bất động sản liên quan đến hoạt động công chứng...) cần có thiết chế pháp lý rõ ràng để xác định trách nhiệm có liên quan....
1.2.2. Qua khảo sát ý kiến các đối tượng có liên quan tới hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng cho thấy việc hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động thông tin công chứng để đảm bảo phát triển, đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới cần được coi là nhiệm vụ bắt buộc:
- Phần lớn các đối tượng được hỏi kiến nghị mở rộng phạm vi thông tin cần cung cấp và quản lý tập trung. Trong đó, loại thông tin được đề nghị bổ sung chủ yếu là: thông tin bất động sản có thuộc diện quy hoạch, thu hồi đất không, vị trí bất động sản, chủ sử dụng, sở hữu hợp pháp, có tranh chấp hay không, có bị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền áp dụng biện pháp ngăn chặn hay không.....
- Kết quả khảo sát: các đối tượng được cho là cần được cung cấp thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản chủ yếu bao gồm:
+ Tổ chức hành nghề công chứng (80,4%);
+ Công chứng viên (66,2%);
+ Sở Tư pháp (43,3%);
+ Cơ quan đăng ký, quản lý bất động sản (42,9%).
Hiện nay, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản chưa được kết nối thông tin đến cơ quan đăng ký, quản lý bất động sản. Kết quả khảo sát cũng cho thấy vai trò chủ yếu của thông tin công chứng là phục vụ hoạt động hành nghề công chứng và quản lý công chứng; trong đó vai trò phục vụ hoạt động hành nghề công chứng được đề cao hơn.
- Về mô hình tổ chức hoạt động thông tin công chứng: 94,7% số người được hỏi cho rằng cần thiết phải xây dựng một tổ chức chuyên trách để xây dựng, quản lý thông tin công chứng. 76,5% cho rằng nên thành lập một Trung tâm thông tin công chứng với tư cách một đơn vị sự nghiệp để xây dựng và quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản. 47,6% cho rằng Trung tâm thông tin công chứng nên được giao cho Sở Tư pháp quản lý; 33,8% cho rằng nên giao cho Hội công chứng thành phố quản lý (sau khi Hội này được thành lập); 17,9% cho rằng nên giao cho Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý. Như vậy, đa phần các ý kiến ủng hộ phương án Trung tâm do Sở Tư pháp quản lý.
Về mối quan hệ giữa tổ chức quản lý, cung cấp thông tin công chứng với tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên: 76,8% đối tượng khảo sát cho rằng bản chất của mối quan hệ này là hỗ trợ; 20,8% cho rằng mối quan hệ mang tính quản lý; 20% cho rằng đây là hoạt động mang tính phục vụ công chứng viên và 7,2% cho rằng Trung tâm nên có chức năng tư vấn ý kiến cho các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
- Về kinh phí để phục vụ và duy trì hoạt động cung cấp thông tin công chứng, theo khảo sát ý kiến của các đối tượng liên quan thì nguồn kinh phí cần được huy động từ: (1) Ngân sách nhà nước hỗ trợ ban đầu, các tổ chức, cá nhân thụ hưởng có trách nhiệm đóng góp để duy trì hoạt động thường xuyên (66% ý kiến); (2) các tổ chức hành nghề công chứng (64% ý kiến); (3) các tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản (61% ý kiến) và (4) Ngân sách nhà nước (24% ý kiến). Có thể thấy, phương án đa dạng hóa nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động thông tin công chứng trong giai đoạn tới là một phương án phù hợp hơn cả. Đây cũng là vấn đề cần phải giải quyết triệt để và cần được quy định rõ trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan có thẩm quyền.
- Về hình thức lưu trữ và tra cứu thông tin: 52,8% số người được hỏi cho rằng việc quản lý, lưu trữ hồ sơ thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản nên được thực hiện theo hình thức lưu trữ và tra cứu hồ sơ giấy song song với trên máy tính; 44% cho rằng việc lưu trữ và tra cứu hồ sơ nên thực hiện trên máy tính (trước mắt tại Trung tâm thông tin công chứng, lâu dài xây dựng phần mềm cập nhật và tra cứu qua mạng). Như vậy, nhu cầu lưu trữ và tra cứu thông tin công chứng, xây dựng cơ sở dữ liệu bằng tin học trở thành xu hướng chung và là nhu cầu bức thiết trong thời gian tới đặt ra cho hoạt động thông tin công chứng.
- Vấn đề tin học hóa hoạt động thông tin công chứng: 100% đối tượng điều tra đánh giá việc xây dựng phần mềm quản lý và tin học hóa hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản ở mức độ cần thiết hoặc rất cần thiết; trong đó, 63,5% đánh giá ở mức độ rất cần thiết. Khác với việc xây dựng cơ sở dữ liệu các đối tượng khảo sát đều tán thành với việc phải tin học hóa Cơ sở dữ liệu, việc tiếp nhận và trả lời yêu cầu cung cấp thông tin công chứng bất động sản theo hình thức “thủ công” (trực tiếp bằng văn bản) nhận được sự đồng thuận của đa số (70,4%); trong khi đó, các hình thức tiếp nhận và trả lời yêu cầu cung cấp thông tin công chứng bất động sản: qua mạng internet là 57,6%, qua máy fax là 40,8%, qua điện thoại là 9,6%. Nguyên nhân chủ yếu có thể do yêu cầu về an toàn thông tin và mức độ tin cậy của việc tra cứu thông tin đối với hoạt động quản lý thông tin công chứng và hoạt động công chứng.
64,7% số người được hỏi cho rằng cần phải tin học hóa tất cả các dữ liệu liên quan khi xây dựng Cơ sở dữ liệu, trong khi 35,3% thì cho rằng chỉ cần tin học hóa những thông tin chính, những dữ liệu, tài liệu liên quan chỉ cần lưu dạng văn bản.
Việc cập nhập dữ liệu mới vào Cơ sở dữ liệu chung dường như sẽ là một vấn đề gây tranh cãi trong quá trình tổ chức thực hiện trên thực tế khi có 45,9% số người cho rằng sau khi hình thành cở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản dưới dạng điện tử thì dữ liệu mới nên do Bộ phận quản lý thông tin nhập dữ liệu trên cơ sở bản lưu hồ sơ của các đơn vị liên quan gửi đến; trong khi 38,8% thì cho rằng tất cả các đơn vị liên quan cùng nhập dữ liệu của mình để chia sẻ chung trên phần mềm; 15,3% ủng hộ phương án các đơn vị liên quan cùng cập nhật dữ liệu nhưng bộ phận quản lý thông tin tổng hợp thành cơ sở dữ liệu đầy đủ có giá trị khai thác. Đây sẽ là vấn đề cần được nghiên cứu, khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng trong quá trình triển khai thực tế.
- Về nhu cầu kết nối thông tin công chứng: 100% số người được hỏi đánh giá việc kết nối thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ở mức độ cần thiết hoặc rất cần thiết; trong đó, 57,2% đánh giá ở mức độ rất cần thiết.
Tuy nhiên, qua đánh giá của các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan nhà nước có liên quan thì số lượng các tổ chức hành nghề công chứng thường xuyên liên hệ để xin cung cấp, kiểm tra thông tin là rất ít, hầu như không có. Điều này thể hiện công tác phối hợp, cung cấp và tiếp cận thông tin liên quan đến bất động sản hiện nay tồn tại rất nhiều vấn đề. Kết quả khảo sát này cũng phù hợp với số liệu báo cáo về tình hình cung cấp thông tin trong đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất mà Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng nhận được (trên toàn thành phố Hải Phòng, một năm chỉ ghi nhận chưa tới 10 trường hợp “xin” và “được” cung cấp thông tin về đăng ký giao dịch bảo đảm).
Mặc dù đánh giá việc liên kết thông tin là rất cần thiết, tuy nhiên 24,1% đối tượng được điều tra có thái độ bi quan về khả năng kết nối (khó thực hiện), 60% cho rằng việc liên kết có thể thực hiện được trong 5 năm tới, 11,7% cho rằng việc liên kết chỉ có thể thực hiện được trong 10 năm tới.
Theo ý kiến khảo sát thu được, các cơ quan liên quan cần thiết tham gia và là nguồn cung cấp thông tin để xây dựng cơ Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố bao gồm:
- Các tổ chức hành nghề công chứng (92%);
- Sở Tài nguyên và Môi trường (76,7%);
- Cơ quan có thẩm quyền phong tỏa tài sản (68,4 %);
- Ủy ban nhân dân cấp huyện (66,2%);
- Các tổ chức tín dụng (55,3%);
- Sở Xây dựng (53,1%);
- Ủy ban nhân dân cấp xã (52,4%).
Ngoài ra, một số cơ quan cũng được cho rằng là một trong những nguồn thông tin để xây dựng Cơ sở dữ liệu như: Sở Tư pháp, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm lưu trữ thành phố, Cục Thống kê thành phố, cơ quan thi hành án dân sự, Tòa án, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Kết quả điều tra này cũng phù hợp với kiến nghị mở rộng phạm vi thông tin công chứng được cung cấp của các đối tượng điều tra.
Như vậy, kết quả khảo sát đã phản ánh khá đa dạng các yêu cầu thực tế cần được giải quyết để phát triển hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản, đòi hỏi phải thiết kế cho được một mô hình tổ chức và hoạt động phù hợp.
1.3. Yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước về công chứng:
Kinh nghiệm phát triển của xã hội và Nhà nước trên thế giới đã cho thấy cùng với việc đẩy mạnh xã hội hóa, giao cho xã hội đảm nhận một lĩnh vực thì đồng thời Nhà nước cũng phải tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước đối với lĩnh vực đó để đảm bảo nó phát triển theo đúng định hướng. Vì vậy, ở nước ta khi đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động công chứng theo Luật Công chứng, đồng thời đặt ra yêu cầu là tăng cường quản lý Nhà nước về công chứng.
Để tăng cường quản lý Nhà nước về công chứng, các cơ quan có thẩm quyền phải nắm được các thông tin liên quan của hoạt động công chứng, từ đó có các biện pháp để đảm bảo cho hoạt động công chứng phát triển lành mạnh, bền vững, an toàn, đúng định hướng đã đặt ra. Đặc biệt, hoạt động công chứng gắn liền với đời sống dân sự xã hội, các giao dịch nhà, đất, thị trường bất động sản… để hoạch định các chính sách, quy hoạch, kế hoạch thì cơ quan Nhà nước cần có các số liệu, thống kê về hợp đồng, giao dịch bất động sản, về quá trình diễn biến của bất động sản, nhu cầu giao dịch bất động sản thông qua hoạt động công chứng.
Mặt khác, công chứng là một hoạt động bổ trợ tư pháp, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành, văn bản công chứng là cơ sở để các bên tham gia giao dịch thực hiện các công việc tiếp theo với các quyền, nghĩa vụ được Nhà nước quy định, như đóng thuế, lệ phí trước bạ, đăng ký sang tên, đăng ký giao dịch bảo đảm… Vì vậy để tăng cường quản lý trong các lĩnh vực về thuế, tài nguyên, môi trường… cần có các thông tin về công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản.
Quản lý hoạt động thông tin công chứng còn phục vụ cho công tác giám sát, thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng: để thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động công chứng một cách hiệu quả, phát hiện, xử lý kịp thời các vi phạm của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các hiện tượng lợi dụng công chứng để vi phạm pháp luật của các tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý Nhà nước không thể thiếu thông tin về những hợp đồng, giao dịch đã được thực hiện.
Nhu cầu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản là cần thiết, nhưng tự thân các tổ chức hành nghề công chứng khó có thể tự mình xây dựng được một cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, mà cần phải có cơ sở dữ liệu thông tin dùng chung, đó là sự liên kết thông tin ngay chính trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng, giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và tập hợp các thông tin liên quan về bất động sản. Do đó, cần có cơ quan quản lý nhà nước làm đầu mối tổ chức thực hiện xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Đây cũng chính là yêu cầu, nhiệm vụ, vai trò quản lý nhà nước về công chứng.
2. Tham khảo, học tập kinh nghiệm từ tổ chức, hoạt động thông tin công chứng của một số tỉnh, thành phố và của Cộng hòa Pháp:
2.1. Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh:
2.1.1. Để bảo đảm tăng cường sự quản lý nhà nước đối với hoạt đông công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội; nhất là trong quản lý, khai thác thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, góp phần hạn chế rủi ro trong hoạt động công chứng; năm 2011, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã xây dựng Cơ sở dữ liệu dùng chung về thông tin ngăn chặn và hệ thống thông tin cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu dùng chung. Để xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung về thông tin ngăn chặn, cần thiết phải thiết kế một chuẩn thống nhất về cách thức lưu trữ sau đó chuyển đổi các dữ liệu đã có về thông tin ngăn chặn vào thông qua việc nhập liệu bằng phần mềm. Sau khi CSDL và phần mềm được đưa vào vận hành và khai thác, trong quá trình tác nghiệp chuyên môn, Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng sẽ liên tục cập nhật dữ liệu vào CSDL này. CSDL dùng chung về thông tin ngăn chặn sẽ là CSDL tương tác giữa Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các đơn vị liên quan. Trong đó, Sở Tư pháp sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và vận hành đồng thời chịu trách nhiệm cập nhật thông tin ngăn chặn vào hệ thống khi có yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền như Tòa án, Viện kiểm sát, Ủy ban nhân dân các quận huyện, thị xã.v.v… Các tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng thông tin từ hệ thống, đồng thời có trách nhiệm cập nhật các thông tin liên quan đến giao dịch công chứng vào hệ thống để lưu trữ và chia sẻ giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau. CSDL dùng chung được thiết kế phải có tính mở cao, sẵn sàng cho việc kết nối đến CSDL của các Sở, Ban ngành liên quan khi cần thiết. Sở Tư pháp đã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã thống kê các trường hợp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đã có Quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất và gửi về Sở Tư pháp để nhập vào CSDL.
2.1.2. Để thực hiện cơ chế thông tin hỗ trợ hoạt động công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho người dân, thời gian qua Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đã chủ động thực hiện các công việc sau:
a) Xây dựng phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn:
Từ năm 2007, Sở Tư pháp đã tập trung củng cố hệ thống thông tin về tài sản bị ngăn chặn ở các Phòng công chứng. Theo đó, tập hợp các thông tin về ngăn chặn, phong tỏa… vào kho chung để các công chứng viên có thể tra cứu; cập nhật các thông tin về giao dịch nhà đất tại các xã; hòa mạng với các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm để hình thành thông tin về lý lịch bất động sản phục vụ chung cho việc đăng ký và công chứng.
Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp đã xây dựng phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn, có nối mạng đến tất cả các tổ chức hành nghề công chứng. Theo đó, công chứng viên chỉ cần tra cứu vào máy vi tính dữ liệu về: số thửa, bản đồ, số nhà, tên đường, phường, quận của bất động sản cần công chứng. Sau đó click vào phần “tìm” thì mọi thông tin sẽ hiện ra trên máy, giúp công chứng viên nhanh chóng loại trừ các trường hợp tài sản bị các cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn giao dịch. Để bảo vệ an toàn pháp lý cho cơ sở dữ liệu dùng chung trên mạng, Sở Tư pháp chịu trách nhiệm hàng ngày cập nhật kịp thời những phát sinh ngăn chặn mới của các cơ quan tố tụng như Công an, Viện Kiểm sát, Tòa án, cơ quan thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân quận, huyện…
Qua quá trình triển khai chương trình thông tin ngăn chặn này, nhận thấy chương trình chỉ phục vụ cho việc cập nhật và tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa đối với tài sản do các cơ quan có thẩm quyền chuyển đến, chưa có sự kết nối liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng, do đó, chưa có thông tin có liên quan đến tài sản giao dịch. Hiện nay, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đã nâng cấp, xây dựng chương trình quản lý hồ sơ công chứng, giúp công chứng viên thao tác nghiệp vụ công chứng trực tiếp trên máy, tra cứu các thông tin có liên quan đến tài sản giao dịch (thông tin ngăn chặn, chủ sở hữu, tài sản, lịch sử giao dịch...), đồng thời giúp cơ quan quản lý nhà nước quản lý hoạt động công chứng hiệu quả hơn. Đến nay, chương trình này đang trong giai đoạn chạy thử nghiệm tại các tổ chức hành nghề công chứng. Dự kiến trong năm 2013, chương trình quản lý hồ sơ công chứng sẽ được áp dụng chính thức đối với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố. Chương trình này giúp công chứng viên có thông tin về các tài sản đã công chứng hoặc công chứng trùng nhau ở các tổ chức hành nghề công chứng khác.
b) Thành lập Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố Hồ Chí Minh:
Sở Tư pháp đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh thành lập Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thành phố nhằm thành lập một tổ chức chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ thông tin và tư vấn trong hoạt động công chứng. Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tư pháp, với chức năng là triển khai các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của Sở Tư pháp, cung cấp dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành Tư pháp, cung cấp thông tin, tư vấn và các hoạt động khác hỗ trợ hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên.
c) Xây dựng cơ chế liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan, tổ chức có liên quan:
Việc kết nối và liên thông thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng cũng như giữa các tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan quản lý về bất động sản là một yêu cầu có tính bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch về bất động sản.
Trên cơ sở chương trình quản lý hồ sơ công chứng đã được vận hành ổn định tại tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố, hiện nay, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đang phối hợp với các cơ quan liên quan để xây dựng cơ sở dữ liệu về nhà đất liên thông giữa Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tài nguyên – Môi trường và các Văn phòng đăng ký nhà đất trên địa bàn thành phố. Xây dựng được cơ sở dữ liệu dùng chung trên mạng này, người dân có thể tự vào website của Sở Tư pháp thành phố để truy cập các thông tin về tài sản mà mình định mua xem có “vướng” quy hoạch không, tình trạng giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, chủ sở hữu đã bán cho ai chưa, có tranh chấp, kê biên gì không… để yên tâm mua bán, giao dịch.
2.1.3. Như vậy, qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động thông tin công chứng tại hai địa phương là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho thấy mỗi địa phương có mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng khác nhau, tuy nhiên có một số kinh nghiệm chung như sau:
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản là cần thiết và việc quản lý tập trung, thống nhất thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được thực hiện tại một đầu mối (ở Hà Nội là Phòng Bổ trợ tư pháp, thành phố Hố Chí Minh là Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng) để cung cấp thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản cho Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, nhằm bảo đảm an toàn cho hoạt động công chứng, an toàn pháp lý cho các giao dịch, phòng tránh rủi ro cho cho Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức, cá nhân liên quan, đồng thời phục vụ hoạt động quản lý nhà nước và phát triển tổ chức, hoạt động công chứng theo định hướng xã hội hoá.
- Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được hiểu bao gồm: thông tin ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, thông tin tham khảo hoặc cảnh báo và thông tin về lịch sử giao dịch của bất động sản.
- Kinh nghiệm từ hoạt động thông tin công chứng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh đều khẳng định yêu cầu bắt buộc của việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản lý thông tin công chứng nhằm đáp ứng các yêu cầu thông tin công chứng trong tình hình mới (với sự phát triển mở rộng của các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, số lượng hồ sơ công chứng và thông tin liên quan đến bất động sản là đối tượng của hợp đồng giao dịch ngày càng tăng lên nhanh chóng...). Trong đó, thông tin công chứng được tin học hóa thành cơ sở dữ liệu, các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên được cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin tại cơ sở dữ liệu này.
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng được thực hiện theo quy chế do cơ quan có thẩm quyền ban hành; thông tin được bộ phận chuyên trách quản lý, cập nhật, các Tổ chức hành nghề công chứng tra cứu, khai thác để phục vụ việc công chứng (có thể trực tiếp qua mạng hoặc bằng Phiếu tra cứu).
- Sở Tư pháp quản lý, chỉ đạo tổ chức và hoạt động thông tin công chứng. Mặt khác, qua kinh nghiệm của thành phố Hà Nội đã khẳng định vai trò phối hợp tích cực của Hội công chứng thành phố Hà Nội trong việc xây dựng và quản lý hoạt động thông tin công chứng.
- Kinh nghiệm từ Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh còn cho thấy yêu cầu bắt buộc của việc liên kết thông tin công chứng; nhằm bổ sung, hoàn thiện và mở rộng hệ cơ sở dữ liệu liên quan đến bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch công chứng. Việc liên kết này hiện nay diễn ra ở thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội với các mức độ khác nhau; trong đó thành phố Hồ Chí Minh có mức độ liên kết mở rộng và chủ động hơn; tuy nhiên cả hai thành phố vẫn còn trong giai đoạn thử nghiệm ban đầu; cần tiếp tục theo dõi và nghiên cứu trong thời gian tới đây để có thể xây dựng một cơ chế liên kết chặt chẽ và hiệu quả nhất.
2.2. Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng ở Cộng hòa Pháp:
2.2.1. Cộng hòa Pháp là một trong những nước tiêu biểu của mô hình công chứng theo hệ thống công chứng Latinh, trong Liên minh Công chứng quốc tế, Pháp là một thành viên quan trọng và thường giữ vai trò là Chủ tịch Liên đoàn.
Ở Pháp thông tin công chứng được quản lý theo chế độ “địa bạ” (theo nghĩa tiếng Việt có thể hiểu là sổ của chính quyền ghi chép về ruộng đất và quyền sử dụng đất); có nghĩa là:
+ Nhà nước quản lý bất động sản tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương theo chế độ địa bạ, trong đó có phân thành các vùng, liên vùng;
+ Mọi bất động sản đều được theo dõi bằng sổ địa bạ;
+ Mọi thay đổi liên quan đến bất động sản về tình trạng pháp lý, chủ sở hữu, sử dụng, về hiện trạng … bao gồm các giao dịch đều phải được ghi chép, cập nhật vào sổ địa bạ và thông tin đó chỉ chính thức có giá trị khi đã được ghi nhận trong sổ địa bạ;
+ Mọi thông tin cần thiết về bất động sản đều có trong sổ địa bạ; sổ địa bạ là nguồn cơ bản và chủ yếu cung cấp thông tin để phục vụ công tác quản lý của Nhà nước (hoạch định chính sách, quy hoạch, thu thuế…), các công việc khác có liên quan đến bất động sản, trong đó có công chứng hợp đồng, giao dịch;
+ Mọi tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền để cập nhật vào sổ địa bạ; nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật;
+ Sổ địa bạ là tài liệu quốc gia, được quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và lưu trữ theo chế độ đặc biệt do pháp luật quy định.
Để công chứng một hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, Công chứng viên với tư cách là một viên chức được Nhà nước Pháp trao quyền, nhân danh Nhà nước, phải thực hiện một quá trình làm việc cẩn trọng và trách nhiệm để tránh những sai sót cho dù nhỏ nhất; Công chứng viên phải thu thập, kiểm tra thông tin về các bên tham gia giao dịch, đối tượng giao dịch; tư vấn pháp luật cho các bên tham gia giao dịch, thậm chí còn tư vấn cả các vấn đề về bất động sản (như quy hoạch, kiến trúc…); kiến trúc…); Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng ở Cộng hòa Pháp được thừa uỷ quyền của cơ quan thuế thực hiện việc thu thuế, lệ phí trước bạ trong các trường hợp hợp đồng, giao dịch phải nộp thuế chuyển quyền, lệ phí đăng ký, thuế thu nhập… giúp cho người có yêu cầu đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản, đăng ký giao dịch bảo đảm… tại các cơ quan có thẩm quyền; do đó thời gian để giải quyết một việc công chứng có thể kéo dài hàng tuần, hàng tháng đến nhiều tháng.
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản, Công chứng viên phải tra cứu thông tin về bất động sản từ sổ địa bạ; căn cứ vào thông tin công chứng được cung cấp từ sổ địa bạ và qua thu thập, xác minh, kiểm tra từ các cơ quan, tổ chức liên quan, thậm chí công chứng viên phải xác minh thực địa, công chứng viên quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
Sau khi ký văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm gửi một bản hợp đồng đến Tòa án sơ thẩm thẩm quyền hẹp của vùng để đăng ký vào sổ địa bạ.
Tại Tòa án sơ thẩm thẩm quyền hẹp của vùng có một Thẩm phán phụ trách việc đăng ký hợp đồng, giao dịch đã công chứng, thẩm phán này sẽ kiểm tra các thông tin và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, sau đó quyết định cho đăng ký hay không cho đăng ký hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào sổ địa bạ. Thẩm phán ra một quyết định cho phép đăng ký và gửi cho Công chứng viên đã chứng nhận văn bản công chứng; thư ký của Tòa án cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã được đăng ký vào Sổ địa bạ được quản lý và lưu giữ tại phòng thư ký của tòa án. Kể từ thời điểm được đăng ký, hợp đồng, giao dịch đã công chứng mới có hiệu lực pháp luật và thông tin về hợp đồng, giao dịch chính thức được ghi nhận, cập nhật lên mạng và có giá trị pháp lý; các cơ quan, tổ chức có liên quan chấp hành giá trị pháp lý của thông tin đó khi có nhu cầu sử dụng, khai thác.
Việc công chứng, cập nhật, khai thác thông tin công chứng, đăng ký thông tin công chứng… theo quy trình trên được tin học hóa bằng phần mềm do Tòa án quản lý, cập nhật; các công chứng viên được khai thác, sử dụng phần mềm này.
2.2.2. Qua kinh nghiệm của Cộng hòa Pháp trong hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản có thể thấy:
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo chế độ địa bạ là cần thiết, mang tính bắt buộc, luôn song hành, gắn liền với hoạt động công chứng; là một thiết chế quan trọng trong việc đẩy mạnh xã hội hóa công chứng; nó vừa có ý nghĩa đảm bảo an toàn, phòng tránh rủi ro cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, cho các bên tham gia giao dịch và các tổ chức, cá nhân liên quan, phòng, chống các hiện tượng tiêu cực, lợi dụng, vi phạm pháp luật thông qua hoạt động công chứng; vừa có ý nghĩa phục vụ tăng cường quản lý nhà nước không chỉ đối với lĩnh vực công chứng mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác, như xây dựng định hướng phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, đề ra các biện pháp phát triển thị trường bất động sản, quản lý việc cấp Giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, đăng ký giao dịch bảo đảm, thu thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước của các chủ thể liên quan …
- Tổ chức, hoạt động thông tin công chứng cần được triển khai, quản lý tập trung thống nhất từ trung ương đến địa phương, mà cụ thể là xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản quốc gia và tại mỗi tỉnh, thành phố.
- Về cơ chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin công chứng:
+ Mọi thông tin liên quan đến bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch qua công chứng phải được tập trung tại cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
+ Trách nhiệm cung cấp thông tin và tra cứu, kiểm tra, thu thập thông tin về bất động sản trước khi chứng nhận văn bản công chứng là trách nhiệm bắt buộc của các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng.
+ Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng chỉ chính thức có giá trị và được cung cấp sau khi đã được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
+ Cần quy định rõ trách nhiệm và chế tài xử lý trong hoạt động thông tin công chứng.
* Trên cơ sở những yêu cầu phát triển, cùng với việc học tập kinh nghiệm của Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và Cộng hòa Pháp; xuất phát từ đánh giá thực trạng tổ chức, hoạt động thông tin công chứng đang thí điểm tại Hải Phòng đã quá tải và chưa thực sự đáp ứng yêu cầu thực tế (trung bình trong 03 năm: 2010, 2011, 2012 các tổ chức hành nghề công chứng đã tra cứu trên 50.000 việc/năm), bên cạnh đó Bộ phận này còn thực hiện nhiệm cập nhật hàng chục nghìn thông tin liên quan; trong khi đó Bộ phận thông tin công chứng chưa được đổi mới, hoàn thiện về cơ chế tổ chức, hoạt động, biên chế cán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị, nên thời gian trả lời yêu cầu tra cứu thông tin còn dài, không kịp đáp ứng yêu cầu của hoạt động công chứng.
Mặt khác, qua quá trình hoạt động mô hình thí điểm này đã bộc lộ những bất cập về tổ chức, hoạt động: như chưa có Quy chế chính thức về tổ chức, hoạt động; chưa xác định được tư cách pháp lý của bộ phận trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan; chưa có biên chế chuyên trách; chưa có chế tài xử lý vi phạm; chưa xây dựng được phần mềm tin học…
Do đó, mô hình tổ chức và hoạt động của Bộ phận thông tin công chứng đặt tại Phòng Bổ trợ tư pháp hiện tại không còn phù hợp, cần được nghiên cứu, xây dựng một mô hình mới.
3. Mục tiêu phát triển của mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng:
- Xây dựng được mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản phù hợp với đặc điểm của thành phố, đáp ứng yêu cầu tình hình thực tế tổ chức, hoạt động công chứng, quản lý công chứng tại Hải Phòng.
- Đảm bảo mô hình có tính khả thi, thuận lợi trong thực hiện, áp dụng; không gây cản trở hoạt động công chứng và các hoạt động khác có liên quan.
- Đảm bảo tính tương thích, tính độc lập của mô hình với các thiết chế khác trong hệ thống và có cơ chế tổ chức, hoạt động rõ ràng.
- Xây dựng mô hình hoạt động thông tin công chứng mở để hướng tới việc bổ sung và liên kết với các cơ sở dữ liệu thông tin có liên quan.
V. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ
1. Đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng:
Xuất phát từ những đòi hỏi, yêu cầu về mặt pháp lý, thực tiễn, quản lý và mục tiêu phát triển phân tích trên; sau khi nghiên cứu, tham khảo kinh nghiệm triển khai tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Cộng hòa Pháp và các điều kiện đảm bảo có liên quan, chúng tôi xin đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng như sau:
1.1. Phạm vi, đối tượng áp dụng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng:
- Mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản được áp dụng trong phạm vi thành phố Hải Phòng; tuy nhiên có thể hòa mạng thông tin công chứng quốc gia và phối hợp với các tỉnh, thành phố khác theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp.
- Đối tượng áp dụng: các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) và các Công chứng viên; Bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ thông tin công chứng; cơ quan quản lý, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
1.2. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động thông tin công chứng:
- Là tổ chức cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước và hoạt động công chứng, có trách nhiệm tập hợp thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã công chứng và các thông tin có liên quan.
- Phân biệt thông tin công chứng với thông tin quản lý nhà nước về công chứng; thông tin ngăn chặn với thông tin cảnh báo, tham khảo và thông tin lịch sử giao dịch của bất động sản.
- Mọi trường hợp vi phạm quy chế về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng đều bị xử lý, nếu gây thiệt hại, thì tổ chức, cá nhân vi phạm gây thiệt hại phải bồi thường, bị xử lý trách nhiệm hành chính, hình sự theo quy định của pháp luật.
- Ứng dụng khoa học và công nghệ, từng bước xây dựng và ứng dụng phần mềm tin học trong hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản ở Hải Phòng; nâng cao hiệu quả công tác này, chuẩn bị tốt khi có yêu cầu hòa mạng hoạt động thông tin công chứng trên phạm vi toàn quốc.
1.3. Tổ chức
1.3.1. Tên gọi: TRUNG TÂM THÔNG TIN CÔNG CHỨNG THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG.
1.3.2. Vị trí, địa vị pháp lý: Trung tâm Thông tin công chứng (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị sự nghiệp công lập có thu, trực thuộc Sở Tư pháp do Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng quyết định thành lập.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng và Kho bạc Nhà nước, hoạt động theo quy định pháp luật.
Trung tâm chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Sở Tư pháp (trong điều kiện thực tế hiện nay, qua quá trình thử nghiệm đồng thời qua việc khảo sát ý kiến của các đối tượng liên quan và học tập kinh nghiệm từ các địa phương trong nước cho thấy việc thành lập Trung tâm Thông tin công chứng là cần thiết và Trung tâm thuộc thẩm quyền quản lý, chỉ đạo của Sở Tư pháp là mô hình phù hợp; sau này, có thể chuyển giao cho Hội Công chứng quản lý tại thời điểm và điều kiện thích hợp).
1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chức năng: xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản và các thông tin khác có liên quan trên địa bàn thành phố theo quy định pháp luật, theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp; cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước, hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong hoạt động công chứng.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản của thành phố: tiếp nhận, trao đổi, xác minh, cập nhật, lưu trữ, khai thác các thông tin về hợp đồng, giao dịch bất động sản đã công chứng và các thông tin khác có liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
+ Báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp các thông tin liên quan đến công tác quản lý nhà nước về công chứng.
+ Cung cấp thông tin, trả lời yêu cầu tra cứu thông tin của các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (các thông tin ngăn chặn, thông tin cảnh báo, thông tin lịch sử giao dịch của bất động sản…), hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong hoạt động công chứng.
+ Phối hợp các tổ chức, cá nhân liên quan trong hoạt động thông tin công chứng, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
+ Phát hiện, báo cáo và đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động, chấn chỉnh, xử lý kịp thời những vi phạm trong tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
+ Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa, đề xuất xây dựng phần mềm, bảo đảm an toàn, nguyên tắc bảo mật cơ sở dữ liệu thông tin công chứng; đề xuất xây dựng các phần mềm tin học khác có liên quan.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng.
1.3.4. Cơ cấu tổ chức, biên chế cán bộ:
- Trung tâm có Giám đốc, các Phó Giám đốc và các chức danh khác.
- Giám đốc Trung tâm là công chức, phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp về toàn bộ tổ chức, hoạt động của Trung tâm; do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Nội vụ và theo quy định pháp luật.
- Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm; do Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm.
- Biên chế, cán bộ: Biên chế của Trung tâm là biên chế sự nghiệp, được Ủy ban nhân dân thành phố giao chung trong tổng số biên chế của Sở Tư pháp; trước mắt, cần bố trí 05 biên chế làm việc tại Trung tâm Thông tin công chứng, lương và các chi phí cần thiết khác để chi trả cho số biên chế này lấy từ chính nguồn thu cung cấp thông tin công chứng của Trung tâm; ngân sách Nhà nước không đài thọ.
- Biên chế, cán bộ: Biên chế của Trung tâm là biên chế sự nghiệp, được Ủy ban nhân dân thành phố giao chung trong tổng số biên chế của Sở Tư pháp; trước mắt, cần bố trí 05 biên chế làm việc tại Trung tâm Thông tin công chứng, lương và các chi phí cần thiết khác để chi trả cho số biên chế này lấy từ chính nguồn thu cung cấp thông tin công chứng của Trung tâm; ngân sách Nhà nước không đài thọ.
1.3.5. Trụ sở, cơ sở vật chất:
- Trụ sở làm việc: Trung tâm Thông tin công chứng cần có trụ sở riêng, đảm bảo thuận tiện cho việc tiếp nhận và trả lời các yêu cầu tra cứu thông tin công chứng; có nơi làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên của Trung tâm, nơi tiếp các tổ chức, cá nhân đến giao dịch công tác và nơi lưu trữ thông tin công chứng.
- Cần được trang bị phương tiện làm việc như: bàn, ghế, tủ hồ sơ chuyên dụng để lưu trữ tài liệu, điện thoại, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy quét....
- Từng bước trang bị các thiết bị: máy chủ, các thiết bị mạng thực hiện tin học hoá và kết nối với tổ chức hành nghề công chứng, các cơ sở dữ liệu thông tin khác tại các cơ quan, tổ chức hữu quan khác trong thành phố và toàn quốc (khi triển khai liên kết thông tin công chứng).
Đề nghị Thành phố hỗ trợ trụ sở, cơ sở vật chất ban đầu cho Trung tâm Thông tin công chứng; các tổ chức hành nghề công chứng đóng góp để từng bước hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng.
1.3.6. Kinh phí đảm bảo hoạt động:
Trung tâm Thông tin công chứng hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí; nguồn hỗ trợ ban đầu từ ngân sách nhà nước và các tổ chức hành nghề công chứng đóng góp; các tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức, cá nhân được cung cấp thông tin có trách nhiệm thanh toán chi phí cho Trung tâm. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố về chi phí (dịch vụ) tra cứu thông tin công chứng.
1.3.7. Quan hệ của Trung tâm:
- Với Sở Tư pháp: Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Sở Tư pháp, có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm; chủ động đề xuất, kiến nghị các vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm.
Trung tâm phối hợp với các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp triển khai thực hiện các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm và các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp theo nguyên tắc sau:
+ Đối với những việc thuộc chức năng quản lý của Sở Tư pháp mà Phòng nghiệp vụ được Giám đốc Sở phân công thì Trung tâm có trách nhiệm báo cáo Phòng nghiệp vụ theo yêu cầu.
+ Đối với những công việc hàng ngày, thường xuyên của Trung tâm và phòng chuyên môn: Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo Phòng chuyên môn trực tiếp trao đổi, phối hợp để thực hiện công việc;
+ Đối với những vấn đề quan trọng, phức tạp, liên quan đến cơ chế, chính sách và các vấn đề khác cần chỉ đạo chung, áp dụng chung, lâu dài: Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo Phòng chuyên môn chủ động phối hợp báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp và tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp.
- Với các tổ chức hành nghề công chứng
+ Trung tâm quản lý Cơ sở dữ liệu, thực hiện hoạt động lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin công chứng, cung cấp cho các tổ chức hành nghề công chứng. Trung tâm có quan hệ vừa mang tính phục vụ, vừa mang tính phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên trên địa bàn thành phố, đảm bảo các việc công chứng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, công khai, minh bạch và bình đẳng.
+ Trao đổi thông tin thường xuyên, liên tục giữa Trung tâm và các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên.
+ Các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng thông tin do Trung tâm cung cấp theo quy định pháp luật; Quy chế tổ chức, hoạt động thông tin công chứng do Ủy ban nhân dân thành phố ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Tư pháp; đóng góp chi phí sử dụng dịch vụ cho Trung tâm.
+ Trung tâm có quyền đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng cung cấp các thông tin cần thiết cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm và có trách nhiệm bảo mật đối với các thông tin được cung cấp theo quy định pháp luật.
+ Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm theo đề nghị của Trung tâm.
- Với Hội Công chứng Thành phố, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan: Trung tâm phối hợp với Hội Công chứng Thành phố, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm theo Quy chế tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
1.4. Hoạt động thông tin công chứng:
1.4.1. Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng:
a) Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng là tập hợp các thông tin liên quan đến bất động sản, bao gồm:
- Thông tin ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch;
- Thông tin cảnh báo, để công chứng viên kiểm tra, xác minh, bổ sung đủ các thông tin cần thiết trước khi quyết định việc công chứng;
- Thông tin về lịch sử giao dịch của bất động sản;
- Các thông tin khác có liên quan.
b) Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được Trung tâm cập nhật từ các nguồn sau:
- Phiếu yêu cầu tra cứu của Công chứng viên và kết quả tra cứu của Trung tâm;
- Bản chụp văn bản công chứng;
- Văn bản của các tổ chức hành nghề công chứng;
- Văn bản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan về bất động sản (văn bản của Tòa án, Viện Kiểm sát, Cơ quan Điều tra, Cơ quan Thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân các cấp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức tín dụng, ngân hàng, doanh nghiệp…; đơn thư của nhân dân…)
- Các nguồn thông tin khác về bất động sản.
Để đảm bảo sự đầy đủ (tương đối) của nguồn thông tin hình thành cơ sở dữ liệu, cơ chế liên kết thông tin giữa các cơ quan, đơn vị nắm giữ thông tin liên quan là rất quan trọng. Vấn đề này không những cần được chế định tại văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan có thẩm quyền mà còn cần sự phối hợp, đồng thuận của nhiều Cấp, nhiều Ngành liên quan.
c) Khi nhận được thông tin, Trung tâm Thông tin công chứng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ; cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Trường hợp nhận được các thông tin, tài liệu có dấu hiệu không bình thường hoặc phát hiện vi phạm, Trung tâm Thông tin công chứng báo cáo, đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp để chỉ đạo kiểm tra, xác minh, xử lý những thông tin đó.
- Trên cơ sở các thông tin và các quy định pháp luật liên quan; Trung tâm Thông tin công chứng báo cáo, đề xuất Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc ngăn chặn, hủy bỏ ngăn chặn công chứng; sau đó, Trung tâm cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông tin công chứng và ra Thông báo về việc ngăn chặn hoặc hủy bỏ việc ngăn chặn công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.
- Các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin cho Trung tâm Thông tin công chứng, để phục vụ công tác cập nhật, quản lý, tra cứu, sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
- Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền; cung cấp cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên giải quyết việc công chứng.
d) Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được thiết lập bằng hồ sơ giấy và số hóa thành dữ liệu tin học
+ Thông tin công chứng được thiết lập và lưu trữ bằng hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản cụ thể.
+ Trung tâm Thông tin công chứng có trách nhiệm cập nhật, bổ sung, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thông tin công chứng của từng bất động sản đảm bảo tính thống nhất và theo thứ tự theo thời gian.
+ Việc thiết lập, lưu trữ hồ sơ thông tin công chứng phải đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản, dễ sử dụng và phải được bảo vệ an toàn.
e) Về lâu dài Trung tâm sẽ xây dựng cơ chế liên kết thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin khác có liên quan, như: về đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản; đăng ký giao dịch bảo đảm; quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; quy hoạch đô thị; thi hành án dân sự; tranh chấp liên quan đến bất động sản… Việc liên kết thông tin công chứng cần sự phối hợp của nhiều cơ quan, đơn vị như Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất….
1.4.2. Tra cứu thông tin công chứng:
- Đối tượng được cung cấp thông tin công chứng: Trước mắt đối tượng được cung cấp thông tin công chứng sẽ bao gồm các Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi các cơ quan này có yêu cầu phối hợp chính thức, dần sẽ mở rộng đến các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu thông tin công chứng.
- Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, công chứng viên phải thực hiện tra cứu thông tin từ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
Tùy theo tình hình thực tế, việc tra cứu có thể áp dụng các hình thức phù hợp: tra cứu bằng Phiếu trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, thư điện tử, bằng Fax, qua mạng tin học (sau khi hoàn thành cơ sở dữ liệu và phần mềm tin học khai thác thông tin công chứng).
- Trung tâm thông tin công chứng có trách nhiệm trả lời kết quả tra cứu theo yêu cầu (cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin cảnh báo, thông tin về lịch sử giao dịch bất động sản, các thông tin khác liên quan) và chịu trách nhiệm về kết quả trả lời tra cứu.
1.4.3. Sử dụng thông tin công chứng:
- Kết quả tra cứu thông tin công chứng có giá trị để công chứng viên quyết định công chứng hoặc không công chứng hợp đồng, giao dịch theo nội dung đã yêu cầu tra cứu; công chứng viên chỉ được thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch khi kết quả tra cứu xác nhận là không có thông tin cản trở việc công chứng.
- Công chứng viên không được thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với bất động sản khi đã có thông báo ngăn chặn; nếu có khiếu nại gửi Giám đốc Trung tâm hoặc đề xuất, báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp.
- Nếu công chứng viên thực hiện việc công chứng thì sau khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên gửi 01 bản chụp hợp đồng đã công chứng về tổ chức làm nhiệm vụ thông tin công chứng để lưu trữ trong Hồ sơ thông tin công chứng; nếu không thực hiện công chứng thì công chứng viên trả lại kết quả tra cứu đã nhận được.
1.4.4. Quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng:
- Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng được quản lý chặt chẽ theo chế độ thông tin nghiệp vụ nội bộ. Chỉ những người có trách nhiệm mới được tra cứu, sử dụng, bổ sung, chỉnh sửa, cung cấp, cập nhật, lưu trữ, quản lý thông tin công chứng, hồ sơ thông tin công chứng.
- Trước mắt, thông tin công chứng chỉ được cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được cung cấp theo trình tự, thủ tục được quy định; lâu dài, cần nghiên cứu cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu trong xã hội được khai thác, sử dụng thông tin công chứng.
- Trung tâm có trách nhiệm thường xuyên rà soát các hồ sơ thông tin công chứng, cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, tổng hợp lại các thông tin đã nhận, đã cung cấp.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, Trung tâm cần phân biệt rõ thông tin công chứng với các thông tin liên quan đến hoạt động quản lý Nhà nước; có trách nhiệm phát hiện và báo cáo, xin ý kiến Sở Tư pháp đối với các loại thông tin phục vụ quản lý nhà nước, nhất là đối với những trường hợp tiêu cực trong hoạt động công chứng, lợi dụng công chứng để vi phạm pháp luật (yêu cầu công chứng hợp đồng giả tạo, yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng khi chưa đăng ký sang tên, yêu cầu hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã công chứng để trốn tránh nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, nghĩa vụ đăng ký sang tên…).
1.4.5. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động thông tin công chứng:
Các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định về hoạt động thông tin công chứng, xây dựng, quản lý, khai thác, tra cứu, sử dụng và bảo vệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng. Tổ chức, cá nhân vi phạm chế độ hoạt động thông tin công chứng mà gây thiệt hại, thì tổ chức, cá nhân vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình hoạt động, Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm phát hiện, báo cáo, đề xuất Giám đốc Sở Tư pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị Cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm trong hoạt động thông tin công chứng.
1.4.6. Tin học hóa hoạt động thông tin công chứng:
a) Tin học hóa hoạt động thông tin công chứng đã được khẳng định là một yêu cầu tất yếu đối với hoạt động thông tin công chứng trong giai đoạn hiện nay và trong thời gian tới. Tuy nhiên, mức độ tin học hóa hoạt động này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và các điều kiện đảm bảo như nguồn lực đầu tư (tổ chức, nhân lực, kinh phí, thông tin …), điều kiện cơ sở vật chất, điều kiện cơ sở dữ liệu sẵn có, điều kiện đảm bảo an ninh cho hệ cơ sở dữ liệu… Xét trên các điều kiện cụ thể của Hải Phòng do kinh phí đầu tư còn hạn chế, cơ sở dữ liệu hầu hết ở dạng văn bản, hồ sơ, lưu trữ thủ công và vấn đề đảm bảo an ninh cho hệ cơ sở dữ liệu còn là một thách thức lớn; do đó, việc tin học hóa hoạt động thông tin công chứng cần thực hiện từng bước, với lộ trình phù hợp.
Dự kiến, việc ứng dụng tin học sẽ phải trải qua các giai đoạn thử nghiệm và phát triển như sau:
- Giai đoạn 1: xây dựng phần mềm để quản lý, khai thác thông tin công chứng tại Trung tâm; nghiên cứu khả năng liên kết cơ sở dữ liệu thông tin công chứng với các cơ sở dữ liệu thông tin khác có liên quan.
- Giai đoạn 2: xây dựng phần mềm sử dụng chung, cho các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên được chủ động khai thác, sử dụng thông tin trực tiếp qua mạng.
- Giai đoạn 3: các tổ chức, cá nhân được khai thác thông tin công chứng qua mạng tin học.
b) Trước mắt, Trung tâm Thông tin công chứng phối hợp với các cơ quan, đơn vị hữu quan nghiên cứu, số hóa các thông tin, hồ sơ thông tin công chứng thành dữ liệu số hóa để khai thác và sử dụng; tin học hóa các quy trình, cơ chế hoạt động thông tin công chứng thành các chương trình phần mềm để sử dụng chung.
Qua kinh nghiệm xây dựng chương trình phần mềm của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cho thấy quá trình này cần thực hiện các công việc như sau:
- Mua sắm trang thiết bị tin học (gồm những thiết bị tin học chủ yếu sau: Máy chủ cài đặt phần mềm và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, Thiết bị tường lửa phục vụ vận hành máy chủ, Máy trạm làm việc, máy in, máy quét, Hệ điều hành và phần mềm quản trị CSDL, Các thiết bị phụ trợ khác: UPS, ...)
- Xây dựng phần mềm cập nhật và khai thác thông tin, trong đó cần phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản như:
+ Về chức năng nghiệp vụ (Quản lý, cập nhật, tra cứu các thông tin; Thống kê, báo cáo; gửi thông báo liên lạc ...).
+ Chức năng hệ thống (Quản lý hệ thống, Quản lý người sử dụng hệ thống, cấp phát tài khoản sử dụng hệ thống, quản lý quyền truy nhập, đăng ký & thay đổi dữ liệu...).
+ Tính năng tiện ích (tích hợp máy quét văn bản tự động).
- Nhập dữ liệu đang có vào phần mềm.
- Triển khai, đào tạo, vận hành hệ thống và bảo trì hệ thống.
Dự toán kinh phí cho các hạng mục công việc trên vào khoảng 1 tỷ đồng.
1.4.7. Liên kết thông tin công chứng:
Kết quả nghiên cứu, khảo sát và thực tiễn hoạt động thông tin công chứng tại Hải Phòng, Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho thấy việc xây dựng một cơ chế liên kết thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin khác có liên quan (đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản; đăng ký giao dịch bảo đảm; quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; quy hoạch đô thị; thi hành án dân sự; tranh chấp liên quan đến bất động sản…) là hết sức cần thiết; đặc biệt có ý nghĩa đối với hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, quản lý thị trường bất động sản, quản lý nguồn tài nguyên đất và thuế...
Tuy nhiên, việc liên kết thông tin công chứng cần sự phối hợp của nhiều cơ quan, đơn vị như Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức hành nghề công chứng… Về phạm vi, quy mô thông tin liên kết, thẩm quyền sử dụng, quản lý, đầu mối quản lý hệ cơ sở dữ liệu thông tin sau khi thực hiện việc liên kết thành công cũng là những vấn đề rất lớn, phức tạp và theo hình dung ban đầu của chúng tôi cần có một cơ chế chính thức được thể chế hóa thành văn bản quy phạm pháp luật, với sự chỉ đạo quyết liệt của các Bộ, Ngành Trung ương và quyết tâm cao của các đơn vị liên quan.
Tuy nhiên, việc xây dựng, hoàn thiện hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng (đặc biệt là việc tin học hóa hệ cơ sở dữ liệu này) sẽ là tiền đề rất quan trọng để có thể liên kết thành công với các hệ cơ sở dữ liệu của các cơ quan địa chính, thi hành án dân sự... trong tương lai. Đây cũng là nội dung của đề án khoa học mà Ban Chủ nhiệm Đề án tiếp tục nghiên cứu trong năm 2013, 2014 như một bước phát triển tiếp theo của Đề án này.
1.5. Quản lý Nhà nước đối với tổ chức, hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng thành phố Hải Phòng:
- Phòng Bổ trợ tư pháp tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo trực tiếp tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng.
- Văn phòng Sở tham mưu với Giám đốc Sở Tư pháp tuyển dụng, bố trí cán bộ, trụ sở làm việc, trang bị và bảo đảm các điều kiện làm việc khác cho Trung tâm Thông tin công chứng.
- Thanh tra Sở thực hiện việc kiểm tra, thanh tra tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin công chứng theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Tư pháp.
1.6. Đề xuất các điều kiện đảm bảo để triển khai mô hình:
- Đề nghị Bộ Tư pháp đồng ý về chủ trương và hỗ trợ về cơ chế pháp luật; Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thành lập Trung tâm, ban hành hoặc phê duyệt Quy chế, Đề án tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
- Đề nghị Thành phố giao chỉ tiêu biên chế, hỗ trợ ban đầu về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động cho Trung tâm. Tạo điều kiện về các nguồn lực đảm bảo cho Trung tâm được tổ chức và hoạt động có hiệu quả.
- Sở Tư pháp trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo; các Phòng, Ban, Đơn vị chức năng thuộc Sở phối hợp tạo điều kiện cho Trung tâm hoạt động; chỉ đạo nghiên cứu, vừa làm vừa rút kinh nghiệm để ngày càng hoàn thiện hơn.
- Các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên tự giác và tuân thủ nghiêm các quy định về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng; có trách nhiệm đóng góp kinh phí hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm, đóng góp các nguồn lực để xây dựng phần mềm tin học về cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan phối hợp, hỗ trợ Trung tâm trong tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
Trên đây là đề xuất mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng; với phạm vi, kết quả nghiên cứu và tình hình thực tế, yêu cầu của thực tiễn hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng, chúng tôi thấy đây là mô hình phù hợp và cần sớm được triển khai.
Hình 1. Sơ đồ mô hình tổ chức hoạt động thông tin công chứng thành phố
Hải Phòng (đề xuất)
Tuy nhiên, để mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng này được hoàn thiện hơn, nâng cao chất lượng thông tin, đáp ứng đầy đủ và kịp thời hơn nhu cầu thông tin của cơ quan quản lý, của tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên và phục vụ cả các nhu cầu thông tin về bất động sản của tổ chức, doanh nghiệp, người dân với sự phát triển của nền kinh tế thị trường trong môi trường xã hội thông tin, thì yêu cầu đặt ra là cần phải tiếp tục mở rộng và chuyên sâu hơn nữa phạm vi cũng như nội dung nghiên cứu, trong đó trước mắt cần nghiên cứu vấn đề liên kết thông tin công chứng về hợp đồng, giao dịch bất động sản.
2. Đề xuất về thể chế:
2.1. Đề nghị Quốc hội sớm sửa đổi Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở, Luật xây dựng, Luật công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan một cách đồng bộ, thống nhất, gắn cải cách công tác lập pháp, cải cách tư pháp và cải cách hành chính; đặc biệt cần quy định rõ các việc công chứng bắt buộc đối với các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản như các giao dịch liên quan về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, nhà ở; quy định về các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch như hộ gia đình; quy định rõ về điều kiện, trình tự, thủ tục hủy bỏ hợp đồng giao dịch…
2.2. Đề nghị Quốc hội xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hơn Luật công chứng, quy định rõ các vấn đề như đã nêu ở trên; đặc biệt, cần tập trung sửa đổi, bổ sung những vấn đề có tính cấp bách, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho tổ chức và hoạt động công chứng, thông tin công chứng.
Trong đó, cần thiết phải đưa tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành một chế định của Luật công chứng; quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc về cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản và xác định thông tin công chứng là một chế độ bắt buộc trong hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản; quy định chế tài đối với những cá nhân, tổ chức không thực hiện tra cứu thông tin theo quy định.
Cần phân biệt rõ hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong Luật công chứng với hoạt động chứng thực của các cơ quan hành chính Nhà nước trong Luật chứng thực. Xác định rõ công chứng là một hoạt động bổ trợ tư pháp, không phải là hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, các thủ tục trong hoạt động công chứng là quy trình nghiệp vụ và thủ tục của việc công chứng không phải là thủ tục hành chính. Hoạt động thông tin công chứng là một thiết chế hỗ trợ hoạt động công chứng có tính bắt buộc, giúp đảm bảo phát huy tác dụng và vai trò, ý nghĩa và giá trị của hoạt động bổ trợ tư pháp này.
- Đề nghị quy định văn bản công chứng có giá trị bắt buộc thực hiện đối với các bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch và các cơ quan, tổ chức liên quan. Trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết hoặc cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền tổ chức cưỡng chế thi hành hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật. Quy định này sẽ nâng cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng để tương ứng với chế độ thông tin công chứng mà nó đã tuân thủ, đồng thời nó cũng nâng cao trách nhiệm và thúc đẩy phát triển tổ chức, hoạt động thông tin công chứng.
- Quy định rõ về việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch trong phạm vi tỉnh, thành phố, tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin công chứng toàn quốc làm cơ sở cho việc xoá bỏ thẩm quyền về địa hạt công chứng bất động sản trong toàn quốc, phục vụ định hướng lâu dài là công chứng viên có thể công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi toàn quốc. Xây dựng cơ chế và xác định trách nhiệm của các Bộ, Ngành, cơ quan, tổ chức hữu quan trong việc liên kết và chia sẻ thông tin công chứng với thông tin về đăng ký giao dịch bảo đảm, thông tin về đăng ký quyền sở hữu, sử dụng bất động sản, thông tin về đất đai, nhà ở, thuế, thi hành án …
- Quy định thống nhất về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, Điều lệ của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên ở Trung ương và địa phương, việc gia nhập tổ chức xã hội nghề nghiệp là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các công chứng viên; đồng thời cần có định hướng sau này giao hệ cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch cho tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên quản lý như là một chức năng của tổ chức mang tính tự quản.
2.3. Đề nghị Bộ Tư pháp thống nhất với các Bộ, Ngành hữu quan ban hành Thông tư liên tịch hướng dẫn đầy đủ, cụ thể, chi tiết, rõ ràng về mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản và các cơ chế đảm bảo để áp dụng thông nhất tại các tỉnh, thành phố, tiến tới xây dựng mô hình tổ chức, hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch trong toàn quốc.
3. Một số kiến nghị cụ thể:
3.1. Trong khi chờ ban hành và hoàn thiện thể chế về thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản để áp dụng thống nhất trong toàn quốc; đề nghị Bộ Tư pháp có văn bản đồng ý về chủ trương cho thành phố Hải Phòng được thí điểm triển khai thành lập Trung tâm Thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản thành phố Hải Phòng theo dự kiến mô hình như đã đề xuất.
3.2. Đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố ra Quyết định thành lập Trung tâm Thông tin công chứng thành phố là đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ về biên chế, kinh phí; ban hành hoặc phê duyệt Quy chế, Đề án về tổ chức, hoạt động thông tin công chứng trên địa bàn thành phố Hải Phòng; giao chỉ tiêu biên chế sự nghiệp do Trung tâm tự trả lương từ nguồn thu phí tra cứu thông tin công chứng, hỗ trợ ban đầu về trụ sở, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt động cho Trung tâm. Tạo điều kiện về các nguồn lực để đảm bảo cho Trung tâm được tổ chức và hoạt động có hiệu quả.
3.3. Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương nghiên cứu, xem xét, trước mắt cho thí điểm thực hiện việc giao cho công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thừa uỷ quyền của cơ quan thuế thực hiện việc thu thuế, lệ phí trước bạ trong các trường hợp hợp đồng, giao dịch phải nộp thuế chuyển quyền, lệ phí đăng ký, thuế thu nhập…; nghiên cứu quy định cơ chế quan hệ giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan có thẩm quyền đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản, đăng ký giao dịch bảo đảm… để góp phần cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận tiện cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong đăng ký quyền sở hữu, sử dụng hoặc đăng ký giao dịch bảo đảm, đồng thời tăng cường quản lý nhà nước, phòng, chống các hiện tượng tiêu cực như chậm nộp thuế, trốn thuế, không đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản theo đúng quy định pháp luật... Sau này bổ sung chính thức vào Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Đây cũng là biện pháp tăng cường quản lý thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản một cách đồng bộ, thống nhất, là cơ sở để thực hiện việc liên kết thông tin công chứng và các thông tin khác có liên quan.
3.4. Đề nghị xây dựng quy trình phối hợp việc tiếp nhận, cung cấp thông tin về bất động sản với các cơ quan: Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, các tổ chức tín dụng, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các cơ quan chức năng phong tỏa tài sản trên địa bàn thành phố.