Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và chất lượng của hoạt động này để từ đó đề xuất những tiêu chí để kiểm soát chất lượng của hoạt động này nhằm giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc, bất cập hiện nay của Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp trong việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Đồng thời, Đề tài góp phần xây dựng quy trình chuẩn kiểm soát chất lượng của hoạt động này trong thời gian tới.

Trên cơ sở mục tiêu đưa ra, đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung cơ bản sau:

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu Lý lịch tư pháp

Trên cơ sở luận điểm về Cơ sở dữ liệu đã được thừa nhận trong các từ điển, các văn bản quy phạm pháp luật về công nghệ thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu và quy định của văn bản quy phạm pháp luật về Lý lịch tư pháp, Đề tài đã tập trung phân tích, làm rõ khái niệm Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và các đặc trưng cơ bản của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Theo đó, “Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tập hợp thông tin lý lịch tư pháp về án tích, thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được cập nhật và xử lý theo quy định của Luật lý lịch tư pháp. Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xây dựng và quản lý tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp. Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp gồm hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử”.

Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có những đặc trưng cơ bản sau:

Thứ nhất, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tập hợp thông tin lý lịch tư pháp về án tích; thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được cập nhật và xử lý theo quy định của Luật lý lịch tư pháp; Thứ hai, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xây dựng và quản lý tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp; Thứ ba, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bao gồm Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử. Đây là điểm khác biệt cơ bản của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp so với các cơ sở dữ liệu khác.

Qua khái niệm và đặc trưng cơ bản của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Đề tài cũng đã chỉ ra, do nguồn thông tin làm cơ sở để xác lập lên Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp chủ yếu là dưới dạng văn bản giấy và hình thức lưu trữ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, nên Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có những điểm khác biệt so với cơ sở dữ liệu thông thường, cụ thể:

Khi nhắc đến khái niệm cơ sở dữ liệu, thông thường người ta thường thấy đó là thuật ngữ sử dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, theo đó cơ sở dữ liệu được tạo lập, xây dựng bởi các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử được lưu trữ, sử dụng trên các thiết bị máy tính. Tuy nhiên, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định của các văn bản pháp luật hiện hành không đơn thuần chỉ được tạo lập, xây dựng bởi các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử, được lưu trữ trên các thiết bị máy tính thông qua một phần mềm chuyên dụng mà Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn bao gồm cả hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Hơn nữa, hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cũng có những điểm khác biệt với hồ sơ lưu trữ thông thường, đó là hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là hồ sơ “động”, cụ thể: sau khi được lưu trữ, hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vẫn được tra cứu, bổ sung thường xuyên nhằm trực tiếp phục vụ nhu cầu quản lý, khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, phục vụ công tác quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức về cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

2. Khái niệm và nội dung hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Xuất phát từ đặc trưng cơ bản của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và tính chất đặc thù của hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (là một loại hình lao động công vụ có tính chất chuyên môn sâu, đòi hỏi người làm công tác này phải được đào tạo, tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ). Đồng thời, trên cơ sở quy định của Luật lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật, Đề tài cũng đã tập trung phân tích và làm rõ khái niệm hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và nội dung của hoạt động này, cụ thể:

         1. Khái niệm hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành về lý lịch tư pháp, đồng thời xuất phát từ thực tiễn công tác lý lịch tư pháp trong thời gian qua, Đề tài đã đưa ra định nghĩa về “hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tập hợp nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp, người có thẩm quyền và cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp trong việc tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin; lập lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung; lưu trữ, bảo vệ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; tiếp cận Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để tra cứu, tìm kiếm, sao chép thông tin trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp”.

2. Hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đã được quy định khá cụ thể tại Chương II và Chương III Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 (Thông tư 06/2013/TT-BTP). Theo đó, thông tin lý lịch tư pháp được gửi đến Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp (hiện nay chủ yếu được gửi đến dưới hình thức văn bản giấy) sẽ được xử lý theo một quy trình thống nhất từ tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin, lập lý lịch tư pháp và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung. Các công việc này chủ yếu được thực hiện trên cơ sở Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp và Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia. Các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp, sau khi đã được cập nhật trên cơ sở Phần mềm, tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử sẽ được tập hợp, sắp xếp và lập thành Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để đưa vào lưu trữ.

Quy trình xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bao gồm những hoạt động sau đây: (1) Tiếp nhận thông tin (2) Kiểm tra, phân loại thông tin (3) Cung cấp thông tin (4) Lập lý lịch tư pháp điện tử (5) Cập nhật thông tin bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử (6) Lập Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (7) Bổ sung tài liệu vào hồ sơ giấy (8) Lưu trữ và bảo vệ cơ sở dữ liệu (9) Sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu.

3. Chất lượng, kiểm soát chất lượng và tiêu chí kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Trên cơ sở phân tích, làm rõ những luận điểm về chất lượng, kiểm soát chất lượng và tiêu chí kiểm soát chất lượng nói chung đã được đề cập đến tại các Từ điển Tiếng Việt phổ thông, Từ điển Oxford..., hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, các văn bản pháp luật về chất lượng sản phẩm, các văn bản pháp luật về lý lịch tư pháp, Đề tài đã định nghĩa:

(1) Chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là “sự phản ánh mức độ thực hiện các mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu, mức độ tuân thủ các quy định của pháp luật về lý lịch tư pháp, tuân thủ chuẩn mực, quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu và vận dụng phù hợp các phương pháp chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của hoạt động tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, cung cấp thông tin, lập lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp”;

(2)Kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là “hoạt động kiểm tra, đánh giá đối với hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nhằm bảo đảm chất lượng hoạt động này; hạn chế, khắc phục các sai phạm, yếu kém trong hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp”;

(3) Tiêu chí kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là quy định về những đặc trưng về chất lượng của hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp làm cơ sở cho việc kiểm soát chất lượng hoạt động này.

II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY

   1. Thực trạng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

   1.1. Kết quả đạt được:

Thứ nhất, xây dựng, chuẩn hóa các biểu mẫu, quy trình để thực hiện thống nhất hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Trên cơ sở Luật lý lịch tư pháp và Nghị định số 111/2010/NĐ-CP, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản nhằm chuẩn hóa về quy trình, biểu mẫu liên quan đến hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cụ thể như: Thông tư số 13/2011/TT-BTP; Thông tư số 06/2013/TT-BTP; Thông tư số 16/2013/TT-BTP. Đồng thời, Giám đốc Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia đã ban hành Quy chế quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia (Quyết định số 42/QĐ-TTLLTPQG) và Quy chế mẫu về quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp. Hai Quy chế này được xây dựng theo hướng phân định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn của các chủ thể tham gia vào việc quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Trên cơ sở Quy chế mẫu, đến nay đã có khoảng hơn 30 Sở Tư pháp ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp phù hợp với tình hình thực tế tại Sở Tư pháp.

Thứ hai, tổ chức nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp tại địa phương, trên cơ sở Đề án “Xây dựng Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và kiện toàn tổ chức thuộc Sở Tư pháp để xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp” (ban hành kèm theo Quyết định 2369/QĐ-TTg ngày 28/12/2010 của Thủ tướng Chính phủ), 05 thành phố trực thuộc Trung ương, bao gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và Cần Thơ đã thành lập Phòng lý lịch tư pháp thuộc Sở Tư pháp và 58 Sở Tư pháp còn lại đã kiện toàn Phòng Hành chính - Tư pháp. Đồng thời, Ủy ban nhân dân các tỉnh cũng đã bố trí biên chế, cũng như đầu tư trang thiết bị cần thiết cho Sở Tư pháp. Tính đến ngày 08/12/2014, 63/63 Sở Tư pháp trên toàn quốc đã kiện toàn tổ chức và từng bước kiện toàn biên chế làm công tác lý lịch tư pháp.

Thứ ba, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được triển khai xây dựng

- Để từng bước tạo lập Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, từ tháng 05/2011, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia đã phối hợp với Cục Công nghệ thông tin triển khai xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác lập và quản lý lý lịch tư pháp tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia. Đồng thời, một số Sở Tư pháp[1] cũng đã xây dựng những phần mềm riêng để phục vụ công tác xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Để thống nhất, chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu, tạo tiền đề xây dựng Hệ thống thông tin lý lịch tư pháp, Bộ Tư pháp đã nghiên cứu xây dựng, triển khai Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp, đồng thời nghiên cứu phương án chuyển đổi dữ liệu lý lịch tư pháp đã lập của các Sở Tư pháp về cấu trúc chuẩn chung. Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp được xây dựng và triển khai thực hiện gồm 02 phiên bản: 01 phiên bản dùng chung cho các Sở Tư pháp và 01 phiên bản dùng cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia. Cả 2 phiên bản phần mềm được xây dựng đều sử dụng chung một nền tảng công nghệ - phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ thông tin, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi dữ liệu hai chiều giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp. Phần mềm được thiết kế mở để các cơ quan cung cấp thông tin lý lịch tư pháp như Tòa án, Cơ quan Thi hành án dân sự, Cơ quan công an, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án Quân sự Trung ương. có thể cung cấp thông tin trực tiếp cho hệ thống khi điều kiện cho phép.

Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp được xây dựng cơ bản đáp ứng yêu cầu cơ bản của công tác xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và yêu cầu của người sử dụng như: tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ quản lý lý lịch tư pháp tiếp nhận, xử lý thông tin để xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; chuẩn hóa các thông tin lý lịch tư pháp; cung cấp tiện ích hỗ trợ hiệu quả việc tiếp nhận, thu thập, xử lý thông tin lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho các cơ quan quản lý lý lịch tư pháp...

- Cho đến thời điểm hiện tại, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và hầu hết các Sở Tư pháp đã sử dụng các phiên bản nói trên để hỗ trợ cho công tác xây dựng, quản lý,sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu và cấp Phiếu lý lịch tư pháp và đã tạo lập được một số lượng lớn dữ liệu điện tử.

Thứ tư, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bằng giấy cũng từng bước được xây dựng

Để phục vụ cho công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bằng giấy, từ tháng 6 năm 2014, Trung tâm đã được bố trí hơn 100 m để làm kho lưu hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Đồng thời, Trung tâm cũng đã được trang bị các thiết bị cần thiết phục vụ công tác lưu hồ sơ giấy như: máy vi tính có cài đặt phần mềm offline phục vụ quản lý hồ sơ lý lịch tư pháp lữu trữ bằng giấy, tủ lưu trữ theo tiêu chuẩn, máy photocopy, máy hút ẩm. Tại các Sở Tư pháp, công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy bước đầu được các Sở Tư pháp thực hiện theo quy định của Luật lý lịch tư pháp và Thông tư số 06/2013/TT-BTP. Tại một số Sở Tư pháp như TP Hồ Chí Minh, Long An, Hải Phòng... Phòng lý lịch tư pháp hoặc bộ phận lý lịch tư pháp đã được bố trí kho lưu trữ riêng, bước đầu một số Sở Tư pháp đã lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và đưa vào lưu trữ theo đúng quy định.

1.2. Hạn chế, bất cập

Thứ nhất, nguồn thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan cung cấp vẫn còn mang tính thủ công, hạn chế về chất lượng và chưa đầy đủ, kịp thời

Thứ hai, hoạt động tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, cung cấp thông tin chưa được thực hiện đồng đều tại các Sở Tư pháp

Thứ ba, hoạt động lập lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử, cũng chưa được các Sở Tư pháp thực hiện đồng đều, đầy đủ.

Thứ tư, dữ liệu được tạo lập giữa Sở Tư pháp và Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia chưa đảm bảo tính đồng bộ

Thứ năm, chất lượng của dữ liệu được tạo lập, vẫn chưa thực sự đồng nhất và vẫn còn có sai sót như trùng mã số, sai lỗi chính tả, sai tội danh....

Thứ sáu, hoạt động lập và lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy chưa đáp ứng yêu cầu. Vẫn chưa bố trí được đủ tủ, giá chuyên dụng để phục vụ cho việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ giấy,kho lưu trữ cũng chưa bảo đảm các điều kiện tiêu chuẩn về nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm. Đa phần cán bộ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ là kiêm nhiệm và không có chuyên môn, nghiệp vụ chuyên sâu về lưu trữ nên việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác này.

Thứ bảy, việc sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn rất hạn chế. Nguyên nhân của hạn chế, bất cập

Thứ nhất, nhận thức của một bộ phận cán bộ lãnh đạo quản lý có trách nhiệm về vị trí, vai trò, ý nghĩa của công tác lý lịch tư pháp trong quản lý nhà nước, trong đời sống xã hội và trong hoạt động tố tụng hình sự còn hạn chế, chưa đầy đủ và đúng mức. Do đó chưa có sự quan tâm, chú trọng bố trí biên chế, nguồn kinh phí làm công tác này tại địa phương.

Thứ hai, cơ chế phân bổ biên chế tại các địa phương chưa thực sự hợp lý, cụ thể: biên chế làm công tác lý lịch tư pháp nằm trong tổng biên chế chung của Sở Tư pháp và cũng nằm trong tổng biên chế chung của tỉnh.

Thứ ba, biên chế làm công tác lý lịch tư pháp thường xuyên biến động do thuộc đối tượng định kỳ phải thực hiện chuyển đổi vị trí công tác theo quy định của Nghị định số 158/2007/NĐ-CP ngày 27/10/2007 của Chính phủ quy định danh mục các vị trí công tác và thời hạn định kỳ chuyển đổi vị trí công tác đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Thứ tư, mô hình quản lý lý lịch tư pháp hai cấp như hiện nay đã bắt đầu bộc lộ những điểm hạn chế như: việc xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được thực hiện phân tán tại 64 đầu mối nên rất khó khăn trong việc bảo đảm tính đồng bộ của dữ liệu (do phụ thuộc vào nhận thức của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và trình độ chuyên môn của công chức).

Thứ năm, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động xây dựng, quản lý, lưu trữ, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn hạn chế và chưa thống nhất, đồng bộ giữa các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Thứ sáu, nguồn thông tin do các cơ quan cung cấp cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp chủ yếu vẫn theo phương thức thủ công - dưới hình thức bằng văn bản giấy, làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.

2. Thực trạng công tác kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

2.1. Kết quả đạt được

a/ Tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia

Thời gian qua, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia đã tiến hành một số hoạt động để kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cụ thể như sau:

Thứ nhất, kiểm soát thông tin đầu vào tại khâu Tiếp nhận thông tin

Thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan cung cấp được kiểm soát ngay từ khâu Tiếp nhận thông tin. Các văn bản là nguồn thông tin lý lịch tư pháp khi được tiếp nhận sẽ được kiểm tra về thể thức, thẩm quyền, tính đầy đủ của thông tin ... trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

Thứ hai, kiểm soát về nội dung của lý lịch tư pháp và thông tin lý lịch tư pháp bổ sung do Sở Tư pháp cung cấp tại khâu cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia

Tại khâu này, thông tin sẽ được kiểm tra về tính chính xác, thẩm quyền lập, nội dung thông tin trong lý lịch tư pháp... Đồng thời, Trung tâm cũng định kỳ tiến hành rà soát việc trùng mã số lý lịch tư pháp và trùng thông tin về nhân thân trong dữ liệu điện tử đã được lập, cập nhật tại Trung tâm. Hoạt động xử lý thông tin nhằm bảo đảm sự thống nhất dữ liệu cũng đã được Trung tâm thực hiện như việc xử lý mã số cũ đối với lý lịch tư pháp được lập trước ngày 12/8/2011.

Thứ ba, kiểm soát hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy khi đưa vào lưu trữ

Thông tin lý lịch tư pháp sau khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu điện tử sẽ được sắp xếp, lập thành hồ sơ giấy để chuyển sang lưu trữ. Trước khi đưa hồ sơ giấy vào lưu trữ, cán bộ làm công tác lưu trữ sẽ thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các tài liệu trong hồ sơ. Qua việc kiểm soát hồ sơ bằng giấy cũng phát hiện một số trường hợp cập nhật có sai sót so với bản giấy Sở Tư pháp gửi lên.

Thứ tư, tiến hành rà soát thông tin với các cơ quan cung cấp theo định kỳ

Nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, định kỳ 06 tháng và hàng năm, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia đã tiến hành rà soát thông tin với 63 Sở Tư pháp, 119 trại giam, trại tạm giam, Tòa án quân sự Trung ương và Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. Việc rà soát thông tin không chỉ dừng lại ở việc rà soát số lượng thông tin đã cung cấp mà qua rà soát, phát hiện thấy có sai sót về chất lượng như: sai sót về họ tên, số văn bản, ngày cấp, tên cơ quan cung cấp..., Trung tâm cũng đã phối hợp với các cơ quan để chỉnh sửa.

Thứ năm, ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu

Từ năm 2013, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia đã chủ động xây dựng và hoàn thiện, Quy trình chuyển thông tin lý lịch tư pháp điện tử giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp và phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để nghiên cứu bổ sung, hoàn thiện tính năng về chuyển thông tin lý lịch tư pháp bằng điện tử trong Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung.

          b/ Tại các Sở Tư pháp

Tại nhiều Sở Tư pháp, trên cơ sở Quy chế mẫu về quản lý sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp, Giám đốc Sở đã ban hành Quy chế tại Sở Tư pháp, trong đó tập trung quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ, công chức có liên quan trong công tác này.

Tại một số Sở Tư pháp, Giám đốc Sở giao cho Lãnh đạo phòng lý lịch tư pháp hoặc Phòng Hành chính tư pháp (đối với những Sở không có Phòng lý lịch tư pháp) trách nhiệm kiểm tra bản lý lịch tư pháp và thông tin lý lịch tư pháp bổ sung đã được tạo lập trên cơ sở nguồn thông tin do Tòa án và các cơ quan có liên quan cung cấp, sau đó mới trình Lãnh đạo Sở ký, gửi Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia.

          2.2. Hạn chế, bất cập và nguyên nhân

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn có những điểm hạn chế bật cập và nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế, bất cập đó cụ thể như sau:

Thứ nhất, cho đến nay, việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp chưa có tiêu chí cụ thể cũng như chưa có quy trình kiểm soát thống nhất. Vì vậy, việc kiểm soát chất lượng hoạt động này chưa được thực hiện bài bản, thường xuyên, thống nhất, chuyên nghiệp mà hầu như mới mang tính chất tự phát và chỉ được thực hiện tại một số khâu của quy trình xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Thứ hai, nhân lực phục vụ cho công tác xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn khá mỏng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác này.

Thứ ba, phần mềm quản lý lý lịch tư pháp đã được chỉnh sửa, nâng cấp nhiều lần, những đến nay danh mục bảng mã tội danh và một số tính năng của phần mềm vẫn chưa hoàn thiện. Bên cạnh đó, một số quy định liên quan đến cách thức lập và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp có sự thay đổi nên dữ liệu được tạo lập vẫn chưa thực sự đồng nhất và vẫn còn có sai sót như trùng mã số, sai lỗi chính tả, sai tội danh....

Thứ tư, hầu hết các Sở Tư pháp mới chỉ quan tâm tới việc xử lý thông tin mà hầu như chưa ý thức được việc phải định kỳ hoặc thường xuyên kiểm tra, rà soát đối với thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho chính xác, đồng bộ, thống nhất.

Thứ năm, do Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp mới được hình thành nên việc sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp đang còn rất hạn chế.

3. Thực tiễn hoạt động đánh giá, kiểm soát chất lượng trong một số lĩnh vực

          3.1. Kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát

Trước những năm 1990, việc quản lý hồ sơ, tài liệu của đối tượng vi phạm pháp luật hình sự và các vi phạm pháp luật khác được thực hiện thủ công (quản lý dưới dạng văn bản giấy). Từ sau năm 1990, Ngành Công an đã bắt đầu triển khai, nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ. Đến nay, hồ sơ, tài liệu của đối tượng vi phạm pháp luật hình sự và các vi phạm pháp luật khác được quản lý dưới hai hình thức (điện tử và giấy). Ngành Công an đã xây dựng các quy trình, quy chuẩn, nghiệp vụ và xây dựng hệ thống biểu mẫu nhằm chuẩn hóa thông tin đầu vào, đầu ra, theo đó, Hồ sơ đối tượng được quản lý theo nguyên tắc mỗi đối tượng chỉ được lập một hồ sơ; số hồ sơ đối tượng là số truy nguyên, các thông tin, tài liệu về đối tượng được bổ sung đầy đủ vào hồ sơ đối tượng; các tài liệu trong hồ sơ đối tượng quản lý bằng các loại thẻ, phiếu thống nhất, chuẩn hóa về thông tin, đáp ứng yêu cầu về pháp luật, nghiệp vụ...; hồ sơ đối tượng được tổ chức sắp xếp theo thứ tự số hồ sơ lớn dần (số hồ sơ là số tự nhiên).

Từ năm 2006 đến nay, Cơ quan hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát đã tập trung chỉ đạo số hóa hệ thống thẻ phiếu tàng thư nghiệp vụ. Để triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, Ngành Công an đã xác định mục tiêu, yêu cầu cụ thể và lựa chọn các giải pháp kỹ thuật công nghệ để triển khai xây dựng các phần mềm nghiệp vụ.

          3.2. Đánh giá chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý

Ngày 05/01/2013, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 02/2013/TT-BTP ban hành Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý. Bộ Tiêu chuẩn quy định về tiêu chuẩn chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý, đánh giá chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý. Các tiêu chuẩn chất lượng vụ việc pháp lý bao gồm các tiêu chuẩn chung như: tiêu chuẩn về tạo điều kiện thuận lợi cho người được trợ giúp pháp lý tiếp cận, trình bày và cung cấp thông tin về vụ việc trợ giúp pháp lý; tiêu chuẩn về toàn diện và kịp thời; tiêu chuẩn về phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội; tiêu chuẩn về đáp ứng trình tự, thủ tục thực hiện trợ giúp pháp lý; tiêu chuẩn về sự hài lòng của người được trợ giúp pháp lý; tiêu chuẩn về việc lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý. Ngoài ra, còn các tiêu chuẩn theo hình thức trợ giúp pháp lý như: tiêu chuẩn chất lượng vụ việc tư vấn pháp luật; tiêu chuẩn chất lượng vụ việc tham gia tố tụng hình sự.

3.3. Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán nhà nước

Ngày 02/6/2010, Tổng Kiểm toán nhà nước đã ký Quyết định số 04/2010/QĐ-KTNN ban hành Quy chế kiểm soát chất lượng kiểm toán, theo đó các tiêu chí chung để đánh giá chất lượng kiểm toán gồm: (1) Mức độ thực hiện các mục tiêu của cuộc kiểm toán; (2) Mức độ tuân thủ pháp luật và các quy định, kế hoạch, chương trình kiểm toán; (3) Mức độ hợp lý của việc áp dụng các phương pháp kiểm toán; (4) Mức độ đầy đủ, hợp pháp, thích hợp của các tài liệu, bằng chứng kiểm toán; (5) Mức độ thực hiện việc quản lý và kiểm tra, soát xét kiểm toán; (6) Mức độ thực hiện việc ghi chép và quản lý tài liệu làm việc thuộc hồ sơ kiểm toán.

Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng kiểm toán gồm: các tiêu chuẩn định tính và các tiêu chuẩn định lượng, được xác định theo từng tiêu chí đánh giá chất lượng kiểm toán và đối với từng hoạt động kiểm toán. Hệ thống tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng kiểm toán thực hiện theo quy định của Kiểm toán Nhà nước. Quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán gồm 04 giai đoạn, đó là: chuẩn bị kiểm soát; thực hiện kiểm soát; lập và gửi báo cáo kiểm soát; kiểm tra việc thực hiện kiến nghị kiểm soát (chỉ áp dụng đối với cuộc kiểm soát đột xuất).

4. Đánh giá hiệu quả thi hành Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước

Ngày 22/3/2013, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 634/QĐ- BTP ban hành Bộ Tiêu chí và quy trình đánh giá hiệu quả thi hành Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước. Bộ tiêu chí bao gồm: tiêu chí về tổ chức triển khai thi hành pháp luật về trách nhiệm bồi thường của Nhà nước; tiêu chí về chất lượng, hiệu quả của hoạt động giải quyết bồi thường; tiêu chí về hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước về công tác bồi thường; tiêu chí về hiệu quả nâng cao chất lượng hoạt động công vụ của cán bộ, công chức và các cơ quan nhà nước.

Trong đó, tiêu chí về chất lượng của hoạt động giải quyết bồi thường được đánh giá trên các mặt: (i) sự tuân thủ pháp luật về trình tự, thủ tục trong giải quyết bồi thường; (ii) sự phù hợp của việc áp dụng pháp luật giải quyết bồi thường để xác định căn cứ phát sinh trách nhiệm bồi thường; thiệt hại được bồi thường; (iii) kết quả giải quyết bồi thường tại cơ quan có trách nhiệm bồi thường; (iv) kết quả giải quyết bồi thường theo thủ tục tố tụng dân sự tại Toà án; (v) thực hiện báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền sau khi giải quyết bồi thường.

III. ĐỀ XUẤT CÁC TIÊU CHÍ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU BẢO ĐẢM THỰC HIỆN

1. Vai trò, tầm quan trọng và mục đích của việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

1.1. Vai trò, tầm quan trọng của việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Xuất phát từ thực trạng công tác xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, có thể khẳng định, cần thiết phải kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Thông qua đó, sẽ tạo cơ sở pháp lý điều chỉnh toàn diện và có hệ thống các vấn đề liên quan đến tiêu chí kiểm soát chất lượng hoạt động này; góp phần nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, ý nghĩa của hoạt động xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Nhờ vậy, chất lượng của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp sẽ được nâng lên.

Thông qua hoạt động kiểm soát, sẽ kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót, hạn chế xảy ra vi phạm pháp luật hoặc khiếu kiện đòi bồi thường thiệt hại do cung cấp thông tin lý lịch tư pháp sai sự thật, gây thiệt hại cho người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Đặc biệt, qua công tác kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp sẽ kịp thời khắc phục những hạn chế, yếu kém về chuyên môn, nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác lý lịch tư pháp, để từ đó có chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ cho công chức, viên chức làm công tác này.

  1.2. Mục đích của việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Kiểm soát chất lượng xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nhằm các mục đích sau đây: (1) Nâng cao chất lượng hoạt động xây dựng quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. (2) Tăng cường quản lý nhà nước và nâng cao hiệu quả công tác xây dựng quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. (3) Làm căn cứ để xác định rõ trách nhiệm, năng lực của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, người làm công tác lý lịch tư pháp trong xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. (4) Làm cơ sở để thực hiện đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực cho người làm công tác lý lịch tư pháp.

2. Tiêu chí kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

2.1. Tiêu chí chung để kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Trên cơ sở nghiên cứu vấn đề về chất lượng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Nhóm Đề tài đã đề xuất một số tiêu chí chung để kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Đây là những tiêu chí được áp dụng chung cho tất cả các khâu của Quy trình xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, cụ thể:

Một là, tuân thủ các quy định của pháp luật, các quy trình, quy chuẩn về xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tập hợp các thông tin lý lịch tư pháp về án tích, thông tin về cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã. Một trong những nguyên tắc quản lý lý lịch tư pháp là các thông tin này phải được cung cấp, tiếp nhận, cập nhật, xử lý theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Luật lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật cũng như các quy trình, quy chuẩn đã được ban hành.

Hai là, đáp ứng các mục tiêu xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cần phải đáp ứng các mục tiêu khi xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, đó là yêu cầu quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp và yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Cụ thể: (i) Đáp ứng yêu cầu cần chứng minh cá nhân có hay không có án tích, có bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản; (ii) Ghi nhận việc xoá án tích, tạo điều kiện cho người đã bị kết án tái hoà nhập cộng đồng; (iii) Hỗ trợ hoạt động tố tụng hình sự và thống kê tư pháp hình sự; (iv) Hỗ trợ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.

Ba là, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác của thông tin trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Một trong những yêu cầu của hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là các thông tin được cập nhật vào cơ sở dữ liệu phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác. Đây là những thông tin rất quan trọng, có liên quan đến bí mật đời tư của cá nhân. Do đó, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác của thông tin trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cũng là một trong những nguyên tắc đã được luật hóa (Khoản 3 Điều 4 Luật lý lịch tư pháp).

Bốn là, đáp ứng các điều kiện bảo đảm cho hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Muốn nâng cao chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp thì cần có các điều kiện bảo đảm cho hoạt động này. Bên cạnh các điều kiện về thể chế, quy trình, quy phạm cụ thể thì cần thiết phải đầu tư thỏa đáng về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kỹ thuật và xây dựng cơ chế phối hợp liên ngành hiệu quả giữa các cơ quan có liên quan trong cung cấp, trao đổi thông tin lý lịch tư pháp.

2.2. Các tiêu chí cụ thể để kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Ngoài các tiêu chí chung như đã nêu trên, Nhóm Đề tài đã đề xuất 09 nhóm tiêu chí kiểm soát chất lượng cụ thể ứng với từng khâu của quy trình xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:

Thứ nhất, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu tiếp nhận thông tin

- Đối với việc vào Sổ văn bản đến, việc nhận thông tin và vào Sổ văn bản đến được thực hiện tùy thuộc vào phương thức gửi thông tin của cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin. Do vậy, khâu nhận và vào Sổ văn bản đến đòi hỏi phải đáp ứng các tiêu chí sau: Một là, tuân thủ quy định về việc kiểm đếm đối chiếu số lượng thông tin nhận được; Hai là, tuân thủ thủ tục ký nhận thông tin giữa bên giao và bên nhận thông tin (trong trường hợp thông tin được gửi trực tiếp) và thủ tục xác nhận số lượng với cơ quan cung cấp (trường hợp thông tin được cung cấp qua mạng máy tính); Ba là, tuân thủ quy định vào Sổ văn bản đến và đặc biệt phải thể hiện rõ ngày nhận văn bản và ngày thực hiện vào Sổ văn bản để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá sau này.

- Đối với việc vào Sổ Tiếp nhận thông tin, việc vào Sổ Tiếp nhận thông tin đến đòi phải đáp ứng các tiêu chí sau: Một là, phải bảo đảm cập nhật đầy đủ thông tin vào Sổ theo quy định; Hai là, phải bảo đảm việc vào sổ được kịp thời, chính xác; Ba là, bảo đảm tuân thủ quy định về việc mở sổ và việc bảo quản, lưu trữ Sổ Tiếp nhận thông tin.

Thứ hai, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin

Việc kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin nhằm xác định thông tin được cung cấp có thuộc nguồn cung cấp thông tin, có đúng thể thức và đầy đủ dữ liệu cần thiết hay không để từ đó tiến hành lập lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung và yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin hoặc cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền lập lý lịch tư pháp. Do vậy, tại khâu kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin nhất thiết phải đáp ứng các tiêu chí sau: (1) Phân loại chính xác thông tin thuộc nguồn thông tin lý lịch tư pháp, thuộc trách nhiệm tiếp nhận của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và thông tin không thuộc nguồn, không thuộc trách nhiệm tiếp nhận của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; (2) Phân loại chính xác thông tin được cung cấp không đúng hình thức, không đầy đủ và kịp thời; (3) Phân loại chính xác thông tin thuộc thẩm quyền và thông tin không thuộc thẩm quyền lập lý lịch tư pháp; (4) Thực hiện kịp thời việc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền bổ sung thông tin.

Thứ ba, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu lập lý lịch tư pháp điện tử

Lập lý lịch tư pháp điện tử và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử là khâu cốt lõi của hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp khai thác, sử dụng nhằm đáp ứng mục đích của quản lý lý lịch tư pháp. Do vậy, việc lập lý lịch tư pháp điện tử và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử phải tuân thủ theo đúng trình tự, thủ tục Luật định cũng như bảo đảm tính chính xác, kịp thời. Việc lập lý lịch tư pháp điện tử và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau: (1) Tuân thủ quy định về phạm vi, thẩm quyền, nội dung của lý lịch tư pháp và trình tự lập lý lịch tư pháp; (2) Bảo đảm tính thống nhất về cấu trúc của dữ liệu được tạo lập; (3) Bảo đảm tính chính xác của thông tin nhận được và bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu được tạo lập.

Thứ tư, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử

Cũng giống như việc lập lý lịch tư pháp điện tử, việc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử cũng đòi hỏi phải tuân thủ theo đúng quy trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung; bảo đảm tính thống nhất về cấu trúc dữ liệu; bảo đảm

tính chính xác của dữ liệu được tạo lập. Đồng thời phải bảo đảm thông tin lý lịch tư pháp bổ sung được cập nhật vào đúng lý lịch tư pháp của người có án tích đã tạo lập trước và bảo đảm sự phê duyệt của người có thẩm quyền khi thực hiện cập nhật bổ sung thông tin vào lý lịch tư pháp điện tử đã được tạo lập.

Thứ năm, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy

Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một trong hai bộ phận cấu thành của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được tạo lập và đưa vào lưu trữ sau khi đã tiến hành chuẩn hóa dữ liệu từ văn bản giấy thành dữ liệu điện tử. Để bảo đảm chất lượng của hoạt động này, đòi hỏi cần đáp ứng các tiêu chí sau: (1) Phải tuân thủ quy định về việc ghi bìa hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, đánh số trang, sắp xếp tài liệu có trong hồ sơ và đánh số lưu trữ hồ sơ; (2) Phải bảo đảm thông tin có trong hồ sơ là những thông tin có giá trị pháp lý; (3) Phải bảo đảm thông tin có trên bìa hồ sơ khớp với dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được tạo lập và thông tin có trong hồ sơ; (4) Phải bảo đảm tuân thủ quy định về thời hạn lập và đưa hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vào lưu trữ.

Thứ sáu, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu bổ sung tài liệu vào hồ sơ giấy

Như đã nêu tại Phần I của Báo cáo, hồ sơ lý lịch tư pháp là hồ sơ ở trạng thái “động”, sau khi hồ sơ lý lịch tư pháp được lập và đưa vào lưu trữ thì việc bổ sung các thông tin liên quan đến quá trình thi hành bản án vẫn tiếp tục được thực hiện cho đến khi kết thúc quá trình thi hành án (đối với trường hợp không phạm tội mới). Để bảo đảm việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ giấy được chính xác thì bên cạnh việc tuân thủ trình tự, thủ tục bổ sung thông tin, việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ giấy còn phải đáp ứng các tiêu chí sau: (1) Phải bảo đảm tài liệu được bổ sung ngay sau khi cập nhật thông tin vào lý lịch tư pháp điện tử; (2) Phải bảo đảm sự kiểm tra, phê duyệt của người có thẩm quyền; (3) Phải bảo đảm tuân thủ trật tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, không làm xáo trộn, hư hỏng, mất mát tài liệu có trong hồ sơ và phải trật tự sắp xếp trong hệ thống dữ liệu hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

Thứ bảy, tiêu chí kiểm soát chất lượng lưu trữ, xóa bỏ và bảo vệ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Lưu trữ và bảo vệ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là khâu cuối của quy trình xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và thông qua việc lưu trữ, bảo vệ thì Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp mới hiện hữu, mới bảo đảm được tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu được tạo lập và là cơ sở để cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và người có thẩm quyền của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp sử dụng, khai thác nhằm phục vụ nhu cầu chứng minh cá nhân có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý, doanh nghiệp, hợp tác xã. Để bảo đảm chất lượng của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đòi hỏi việc lưu trữ, bảo vệ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải đáp ứng các tiêu chí sau:

- Đối với dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, việc lưu trữ và bảo vệ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, đòi hỏi phải đáp ứng các tiêu chí sau: (1) Tuân thủ quy định về việc phê duyệt dữ liệu trước khi đưa vào lưu trữ tại cơ sở dữ liệu điện tử; (2) Tuân thủ quy định về việc xóa bỏ dữ liệu điện tử; (3) Bảo đảm yêu cầu về bảo vệ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử; (4) Tuân thủ quy định về kiểm soát truy cập, sao lưu dự phòng dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.

- Đối với hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, việc lưu trữ, bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, đòi hỏi phải đáp ứng các tiêu chí sau: (1) Tuân thủ quy định về giao nhận, sắp xếp lưu hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy; (2) Tuân thủ quy định về việc tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy; (3) Bảo đảm không còn dữ liệu giấy của hồ sơ đã được tiêu hủy và không sử dụng lại mã số lý lịch tư pháp của hồ sơ lý lịch tư pháp đã tiêu hủy; (4) Tuân thủ quy định về bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

Thứ tám, tiêu chí kiểm soát chất lượng tại khâu sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Để bảo đảm nguyên tắc quản lý lý lịch tư pháp, bên cạnh việc phải tuân thủ các tiêu chí chung ( Phải bảo đảm tuân thủ quy định về mục đích sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu; Phải bảo đảm chỉ người có thẩm quyền mới được sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu; Phải bảo đảm tuân thủ phương thức sử dụng, khai thác), việc sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chí cụ thể sau:

- Đối với dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, đòi hỏi phải (1) Tuân thủ yêu cầu sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử; (2) Tuân thủ trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.

- Đối với hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, đòi hỏi phải: (1) Bảo đảm tuân thủ yêu cầu sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy; (2) Bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

3. Đề xuất quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

Trên cơ sở quy định của Luật lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật, cũng như các yêu cầu và tiêu chí kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nêu trên, Đề tài đã đề xuất quy trình kiểm soát chất lượng tương ứng tại từng khâu của quy trình xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Theo đó, việc kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải được thực hiện trước tiên bởi chính những cá nhân được giao trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, sau đó phải được kiểm soát bởi cấp quản lý và mỗi khâu của quy trình xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải là một đối tượng kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả với quy trình kiểm soát cụ thể như sau:

3.1. Kiểm soát chất lượng hoạt động Tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp

(a) Nhận và vào sổ văn bản đến

Bước 1, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện nhận thông tin, vào Sổ văn bản đến trên phần mềm quản lý lý lịch tư pháp và thực hiện phản hồi với cơ quan cung cấp thông tin theo quy định. Tự kiểm tra dữ liệu được tạo lập trong trường hợp phần mềm cảnh báo trùng thông tin để tránh hiện tượng nhập trùng thông tin. Đồng thời, sau khi thực hiện vào Sổ, xuất dữ liệu đã được tạo lập ra excel để đối chiếu về số lượng cũng như độ chính xác của dữ liệu để kịp thời chỉnh sửa cho đúng.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách nhiệm vụ vào Sổ văn bản đến phải tiến hành kiểm tra xác xuất việc thực hiện nhiệm vụ nhận và vào Sổ văn bản đến của cán bộ được phân công nhiệm vụ như: kiểm tra việc kiểm đếm số lượng thông tin lý lịch tư pháp, thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch, chứng tử nhận được; kiểm tra việc thực hiện các thủ tục trong tiếp nhận thông tin; kiểm tra đối chiếu thời điểm nhận thông tin với thời điểm vào Sổ văn bản đến; kiểm tra xác xuất dữ liệu đã được tạo lập với bản giấy thông tin đã được chuẩn hóa dữ liệu để kịp thời chấn chỉnh.

(b) Vào Sổ Tiếp nhận thông tin

Bước 1, cán bộ được phân công nhiệm vụ vào Sổ tiếp nhận thông tin tiến hành tìm kiếm thông tin trên phần mềm, kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu đã được cán bộ làm công tác vào Sổ văn bản đến tạo lập, nhập bổ sung thông tin vào Sổ tiếp nhận thông tin và kiểm tra lại thông tin trong trường hợp phần mềm cảnh báo trùng để phát hiện ra những trường hợp các cơ quan cung cấp trùng thông tin, cũng như phát hiện những trường hợp Sở Tư pháp lập trùng lý lịch tư pháp (bao gồm trường hợp hai người một mã số lý lịch tư pháp hoặc trường hợp một người có hai mã số lý lịch tư pháp) để kịp thời đề nghị điều chỉnh. Đồng thời, hạn chế tối đa việc cá nhân tự nhập trùng dữ liệu.

Sau khi tiến hành vào Sổ tiếp nhận thông tin cán bộ được phân công nhiệm vụ xuất dữ liệu ra bản excel để tự đối chiếu dữ liệu được tạo lập và dùng bản danh sách đã xuất để chuyển thông tin cho bộ phận tiếp theo.

Việc tự kiểm tra dữ liệu đã vào Sổ cung cấp thông tin được thực hiện tương tự như việc kiểm tra dữ liệu đã thực hiện vào Sổ Tiếp nhận thông tin.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công nhiệm vụ tiếp nhận, cung cấp thông tin kiểm tra xác suất thông tin đã được tạo lập xem cán bộ được phân công nhiệm vụ có thực hiện vào Sổ đúng các trường thông tin hay không. Trực tiếp kiểm tra lại những trường hợp Sở Tư pháp lập trùng lý lịch tư pháp (bao gồm trường hợp hai người một mã số lý lịch tư pháp hoặc trường hợp một người có hai mã số lý lịch tư pháp) để kịp thời có văn bản đề nghị kiểm tra, xử lý.

3.2. Kiểm soát chất lượng hoạt động phân loại, xử lý thông tin:

Bước 1, cán bộ được phân công nhiệm vụ tiến hành kiểm tra về giá trị pháp lý của thông tin nhận được, tiến hành phân loại, vào Sổ cung cấp thông tin theo quy định và đề xuất với Lãnh đạo Phòng phụ trách việc đề nghị bổ sung, đính chính, trả lại thông tin được cung cấp không thuộc nguồn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, thông tin cung cấp sai thể thức...

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách nhiệm vụ phân loại, xử lý thông tin tiến hành kiểm tra xác xuất tính chính xác của thông tin đã được phân loại, xử lý, vào Sổ cung cấp thông tin, đặc biệt là kiểm tra chính xác việc trả lại thông tin cho cơ quan đã cung cấp.

   3.3. Kiểm soát chất lượng hoạt động lập lý lịch tư pháp điện tử, cập nhật thông tin vào dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử

Bước 1, cán bộ được phân công nhiệm vụ lập lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung tiến hành tìm kiếm thông tin trên phần mềm, kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu đã được cán bộ làm công tác vào Sổ tiếp nhận thông tin thực hiện. Trường hợp phát hiện thấy có sai sót thì xử lý, đồng thời dự thảo văn bản đề nghị Sở Tư pháp kiểm tra lại dữ liệu để có giải pháp giải quyết (hủy bỏ hoặc thay thế lý lịch tư pháp, thông tin lý lịch tư pháp bổ sung đã cung cấp).

Định kỳ, cán bộ được phân công nhiệm vụ tiến hành kiểm tra trùng thông tin trên phần mềm để đề xuất với Lãnh đạo Phòng phụ trách việc xử lý đối với thông tin trùng.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách đột xuất hoặc định kỳ kiểm tra việc tuân thủ trình tự, thủ tục lập lý lịch tư pháp và cập nhật thông tin lý lịch tư phap vào dữ liệu điện tử đã tạo lập của cán bộ được giao nhiệm vụ và kiểm tra xác suất dữ liệu đã được nhân viên trực thuộc quyền quản lý thực hiện để xem xét xem lý lịch tư pháp điện tử và thông tin lý lịch tư pháp bổ sung được cập nhật đã bảo đảm đầy đủ, chính xác theo quy định chưa. Đề xuất với Lãnh đạo cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu biện pháp để xử lý thông tin trùng.

3.4. Kiểm soát chất lượng hoạt động cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung

Bước 1, trên cơ sở bản giấy thông tin lý lịch tư pháp bổ sung nhận được, cán bộ được phân công nhiệm vụ tiến hành tìm kiếm bản lý lịch tư pháp điện tử đã được tạo lập để tiến hành cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp. Trường hợp trong quá trình cập nhật thông tin phát hiện thấy có sự sai sót, sai lệch thông tin, nếu xác định được đó là sai sót trong việc tạo lập dữ liệu thì đề xuất với người có thẩm quyền phê duyệt để chỉnh sửa thông tin. Nếu là sai sót do nguồn thông tin cung cấp thì làm thủ tục đề nghị cơ quan cung cấp thông tin kiểm tra, đính chính thông tin. Bên cạnh đó, sau khi tiến hành bổ sung thông tin, cán bộ được phân công nhiệm vụ tự tiến hành kiểm tra lại chính chính xác của dữ liệu đã được bổ sung, đính chính để kịp thời chỉnh sửa nếu có sai sót.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của viên chức, người lao động thuộc quyền quản lý để kịp thời chấn chỉnh khi có sai sót. Đồng thời, đề xuất người có thẩm quyền yêu càu cơ quan cung cấp thông tin bổ sung đính chính, thông tin (nếu có).

3.5. Kiểm soát chất lượng hoạt động lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Bước 1, sau khi lập lý lịch tư pháp điện tử, cán bộ được phân công nhiệm vụ lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định để tạo lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, đồng thời tìm kiếm lý lịch tư pháp điện tử đã được lập để chuyển cho bộ phận lưu trữ hồ sơ giấy.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách kiểm tra xác xuất hồ sơ để đánh giá việc tuân thủ thủ tục lập hồ sơ của cán bộ thuộc quyền quản lý để kịp thời chấn chỉnh và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc.

3.6. Kiểm soát chất lượng hoạt động bổ sung thông tin vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Bước 1, sau khi tiến hành cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào lý lịch tư pháp điện tử đã được tạo lập, cán bộ được phân công nhiệm vụ tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định để bổ sung thông tin vào hồ sơ giấy như: lập danh sách đề nghị người có thẩm quyền phê duyệt việc đề nghị rút hồ sơ; bổ sung thông tin vào hồ sơ theo đúng nguyên tắc sắp xếp, bổ sung danh mục hồ sơ....

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách kiểm tra việc tuân thủ trình tự thủ tục thực hiện nhiệm vụ của cán bộ được phân công nhiệm vụ, kịp thời chấn chỉnh sai sót và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc.

3.7. Kiểm soát chất lượng hoạt động lưu trữ, bảo vệ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử

(a) Kiểm soát chất lượng hoạt động lưu trữ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử

Bước 1, cán bộ được phân công nhiệm vụ lập lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung tự kiểm tra dữ liệu đã được tạo lập và thực hiện lưu dữ liệu, đề xuất với Lãnh đạo Phòng phụ trách việc phê duyệt dữ liệu đối với những dữ liệu không có sai sót.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng phụ trách kiểm tra lại dữ liệu và thực hiện phê duyệt dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử trong Phần mềm để đưa dữ liệu đã được tạo lập vào Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

(b) Kiểm soát chất lượng hoạt động bảo vệ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử

Bước 1, Kỹ sư tin học thực hiện phân quyền truy cập đối với người có trách nhiệm xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; quản lý tài khoản của người được quyền truy cập, sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng phụ trách công tác lý lịch tư pháp; xác minh lại lịch sử thao tác trên Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp khi có yêu cầu; thêm mới tài khoản, xóa bỏ tài khoản theo chỉ đạo của Trưởng phòng; báo cáo Lãnh đạo Phòng phụ trách công tác lý lịch tư pháp trong trường hợp phát hiện có rủi ro hoặc nguy cơ xảy ra rủi ro với dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử để có biện pháp xử lý, khắc phục.

Viên chức, người lao động được phân quyền tiếp cận dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử có nhiệm vụ bảo mật, chịu trách nhiệm về các thông tin về tài khoản đăng nhập, thao tác và dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử trên Phần mềm Quản lý lý lịch tư pháp.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng phụ trách kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ thêm mới tài khoản đăng nhập, xóa bỏ tài khoản, quản lý tài khoản của người được quyền truy cập, sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử của kỹ sư tin học; báo cáo, đề xuất Giám đốc việc áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử hoặc khi biện pháp xử lý khi có sự cố xảy ra.

3.8. Kiểm soát chất lượng hoạt động lưu trữ và bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy

3.8.1. Kiểm soát chất lượng hoạt động lưu trữ hồ sơlý lịch tư pháp bằng văn bản giấy

Bước 1, cán bộ được phân công nhiệm vụ tiến hành các thủ tục cần thiết để đưa hồ sơ vào lưu trữ như: nhận bàn giao hồ sơ, như kiểm đếm số lượng hồ sơ nhận được; kiểm tra giá trị pháp lý của hồ sơ bằng giấy được giao nhận; kiểm tra tính chính xác của thông tin được ghi trên bìa hồ sơ với thông tin có trong hồ sơ và dữ liệu đã được tạo lập; kiểm tra, đối chiếu số lượng thông tin có trong hồ sơ với danh mục hồ sơ đã được lập. Trường hợp có sai sót thì kịp thời đề nghị bộ phận lập hồ sơ giấy điề chỉnh trước khi cấp số lưu trữ và thực hiện sắp xếp hồ sơ lên giá theo đúng quy định.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách kiểm tra xác xuất việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ được phân công như: việc tuân thủ thủ tục giao nhận hồ sơ; tuân thủ quy định về kiểm tra hồ sơ; tuân thủ quy định về sắp xếp, rà soát vào Sổ, thống kê hồ sơ giấy.

3.8.2. Kiểm soát chất lượng hoạt động tiêu hủy thông tin lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy:

Bước 1, cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong hồ sơ lý lịch tư pháp cần tiêu hủy, lập danh sách các hồ sơ lý lịch tư pháp cần tiêu hủy trình Lãnh đạo Phòng phụ trách.

Bước 2, Lãnh đạo Phòng phụ trách kiểm tra tính chính xác của danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp cần tiêu hủy, báo cáo, đề xuất Giám đốc hoặc người được ủy quyền về danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy.

Bước 3, Giám đốc hoặc người được ủy quyền ra Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy (sau đây gọi là Hội đồng xác định giá trị hồ sơ).

Bước 4, Hội đồng xác định giá trị hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần tiêu hủy thẩm định hồ sơ giấy cần tiêu hủy và đề xuất Giám đốc hoặc người được ủy quyền ra quyết định tiêu hủy hồ sơ.

Bước 5, Giám đốc hoặc người được ủy quyền ra quyết định tiêu hủy hồ sơ.

Bước 6, Hội đồng tiêu hủy hồ sơ tiến hành tiêu hủy hồ sơ, lập biên bản tiêu hủy, lập hồ sơ tiêu hủy hồ sơ giấy, báo cáo người có thẩm quyền và bàn giao hồ sơ tiêu hủy hồ sơ giấy vào lưu trữ.

3.8.3. Kiểm soát chất lượng hoạt động bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Bước 1, người có thẩm quyền bố trí kho lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và trang bị những vật dụng, phương tiện đáp ứng yêu cầu của công tác lưu hồ sơ giấy.

Bước 2, cán bộ được phân công nhiệm vụ phải thực hiện việc vệ sinh hồ sơ, phòng kho, định kỳ kiểm tra hồ sơ để kịp thời phát hiện và ngăn chặn nguyên nhân gây hư hỏng hồ sơ, đồng thời kịp thời báo cáo với người có thẩm quyền khi phát hiện có mất mát, hư hỏng tài liệu.

Bước 3, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ được phân công nhiệm vụ bảo quản hồ sơ.

3.9. Kiểm soát chất lượng hoạt động sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp

3.9.1. Kiểm soát chất luọìig hoạt động sử dụng, khai thắc Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử

Bước 1, người có thẩm quyền tiến hành phân quyền sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và phê duyệt việc sử dụng, khai thác dữ liệu

Bước 2, cán bộ được phân công nhiệm vụ đề xuất việc sử dụng, khai thác và tiến hành sử dụng, khai thác dữ liệu được phê duyệt

Bước 3, Lãnh đạo Phòng được phân công nhiệm vụ kiểm soát việc tuân thủ trình tự, thủ tục sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử; kiểm soát tính chính xác, đầy đủ thông tin lý lịch tư pháp được tra cứu trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.

3.9.2. Kiểm soát chất lượng hoạt động khai thác, sử dụng hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy

Bước 1, người có thẩm quyền phân quyền và phê duyệt đề nghị sử dụng, khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

Bước 2, cán bộ được phân công nhiệm vụ đề xuất việc sử dụng, khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, tiến hành các thủ tục để nhận hồ sơ và bàn giao hồ sơ sau khi đã sử dụng, khai thác.

Bước 3, cán bộ được giao nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ tiến hành tìm kiếm hồ sơ, bàn giao hồ sơ theo đúng thời hạn, nhận hồ sơ, kiểm tra lại hồ sơ sau khi được hoàn trả lại sắp xếp hồ sơ theo quy định.

Bước 4, Lãnh đạo Phòng được phân công phụ trách tiến hành kiểm tra việc tuân thủ trình tự, thủ tục và trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ dưới quyền.